Por qué replantear los procesos de las cuentas por cobrar

La automatización es clave para mejorar los procesos de las cuentas por cobrar y lograr una gestión más eficiente de los impagos en la actual coyuntura económica. Los efectos económicos de la pandemia no se han superado. La crisis generada propició que los impagos que nunca se llegan a cobrar se disparasen un 26%, tal y como advirtió Gartner, lo que sin duda dispara la tensión financiera en cualquier organización. Para el 40% de los directores financieros, la escalada de la inflación se ha convertido en la mayor amenaza externa para sus empresas. Ya no es sólo el incremento de los costes que entraña, sino que la incertidumbre sobre su duración hace extraordinariamente complicada la toma de decisiones estratégicas.

A esta dificultad se suma, además, los problemas que aun hoy continúan arrastrando las cadenas de suministro y, cómo no, el impacto de la guerra de Ucrania y las tensiones geopolíticas derivadas. Estar preparados para afrontar estos niveles de endeudamiento es crucial para la supervivencia empresarial. El problema reside, según advierte la consultora, en que los métodos empleados hasta la fecha por los departamentos financieros ya no son viables.

Gartner sostiene que en la actual coyuntura económica, muchas empresas han subestimado el riesgo de endeudamiento al no percatarse de que hay clientes que, incluso pudiendo pagar, no lo harán. Realizar los análisis de riesgo exclusivamente evaluando la salud financiera de los clientes puede terminar impactando muy negativamente en nuestra cuenta de resultados.

Saltar a un planteamiento proactivo

La solución a esta problemática pasa por ampliar el alcance del análisis de cliente al conjunto de su comportamiento. Sólo de este modo será posible afinar quién pagará y quién no. Cuando se cuenta con apenas una docena de clientes, esta tarea puede ser relativamente sencilla, pero ¿cómo hacerlo cuando esta cifra se multiplica de manera exponencial?

La respuesta está en la tecnología. Incrementar la productividad y efectividad del departamento de cuentas por cobrar (Accounts Receivable, AR) es esencial y uno de los caminos para hacerlo es la automatización. Seguir anclados en los procesos manuales supone un auténtico lastre para las organizaciones, como demuestra el hecho de que aquellas empresas que todavía lo están con sus procesos AR dedican un 67% de más tiempo a seguir los pagos vencidos que las que recurren a la automatización.

Según Gartner, en los dos próximos años el 78% de los CFOs tiene previsto mantener o incrementar su inversión tecnológica en toda la organización. Y no sorprende que el 82% de ellos tenga como prioridad máxima las soluciones de analítica avanzada, especialmente aquellas que integran tecnologías de IA y otras capacidades cognitivas de aprendizaje automático (Machine Learning, ML). Es hora de repensar los procesos de las cuentas por cobrar, saltando de su tradicional carácter reactivo a un enfoque mucho más estratégico y, por supuesto, proactivo. Los equipos financieros deben evaluar el comportamiento del cliente para comprender mejor el riesgo de las cuentas por cobrar.

Los procesos de las cuentas por cobrar como ventaja competitiva

A pesar de lo presente que está la IA en las conversaciones diarias, popularizándose con desarrollos como ChatGPT de OpenAI, lo cierto es que las empresas tienen aún un largo camino por recorrer en su implantación. Este hecho propicia que, según estudios como los realizados el año pasado por Accenture, las compañías que priorizan sus inversiones en IA, terminan obteniendo de media una 50% de ingresos de más.

Así pues, dotar de inteligencia artificial a los equipos de AR se ha convertido en una ventaja competitiva que aporta un plus tanto desde la óptica meramente económica –aumentando los ingresos- como estratégica, disponiendo de más y mejor información para la toma de decisiones. Gracias a su implantación es posible alcanzar un índice elevado de rotación de cuentas por cobrar (proporción entre el total de ventas anuales a crédito y el promedio de cuentas pendientes de cobro), esto es, acelerar la velocidad con la que la empresa cobra sus facturas.

Al fin y al cabo, vender a crédito penaliza la liquidez, puesto que no se cobran intereses y, de no detectar a tiempo si nuestra rotación de cuentas por cobrar es o no superior, podemos tener problemas. Gracias a la IA es posible detectar ineficiencias en los procesos y corregirlos, reduciendo el periodo medio de cobro (Days Sales Outstanding, DSO), antes de que se produzca consecuencias indeseadas.

Implantación de menos a más

Tiende a caerse en el error de pensar que abordar un proyecto de automatización del proceso AR es tremendamente disruptivo. Sin embargo, no es así. Una de las grandes ventajas de este ámbito es su modularidad, esto es, las diferentes tareas susceptibles de automatizarse incorporando la IA.

Dicho de otro modo, no es necesario hacerlo todo de una vez. En este sentido, pueden abordarse proyectos de menor envergadura y de manera progresiva, automatizando la gestión del crédito, los pagos, las reclamaciones, etc. La consecuencia directa de ello es una reducción drástica de la resistencia al cambio. En este sentido y dado que los beneficios no tardan en percibirse en el día a día de la plantilla, liberándola de gran cantidad de procesos manuales, también favorece a convertir a los usuarios en los mejores embajadores de este tipo de soluciones.

El impacto en el cliente

En un momento como el actual, en el que las empresas ponen su foco en mejorar la eXperiencia del Cliente (CX), pensar que AR no puede contribuir a ello sería un error de peso. Una mejora de estos procesos deriva en beneficios transversales para toda la organización, poniendo en común el trabajo de departamentos aparentemente tan dispares como el financiero y el de atención al cliente.

Gracias a la digitalización del proceso de las cuentas por cobrar es posible brindar a los clientes su método preferido de pago y, además, proporcionarles niveles de transparencia y autoservicio inéditos a través de los portales de clientes, en los que ellos mismos pueden acceder a su información sin que la plantilla de la empresa se vea sobrecargada por ello.

En definitiva, una compañía que apuesta por la automatización de sus procesos AR termina por mejorar la eficiencia interna liberando recursos internos y, además, transmite la sensación a sus clientes de cuán fácil es hacer negocios con ella, lo que sin duda abre las puertas tanto de la fidelización como de la prescripción a terceros por boca de los propios clientes.

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