Retos a los que se enfrenta una empresa para llevar a cabo un proyecto de digitalización

Prioridad: digitalizar el Ciclo de Conversión de Efectivo y, en concreto, las Cuentas por Cobrar.

Con todo, el desarrollo de un proyecto de digitalización en la empresa no requiere necesariamente abordar a la vez todas las áreas clave de la transformación. En la situación actual es necesario definir con visión clara cuáles son las áreas prioritarias y, además, urgentes. Una de ellas es, sin duda, el Ciclo de Conversión de Efectivo.

En condiciones comerciales normales, las empresas se enfocan en las ganancias y pérdidas buscando aumentar las ventas. Las actividades de back-office rutinarias como pagar facturas y convertir las Cuentas por Cobrar en efectivo se suelen dar por hecho. Sin embargo, en situaciones tan desafiantes como la actual, lo principal y más urgente es concentrarse en minimizar los requerimientos de capital de trabajo actuando coordinadamente sobre tres aspectos clave: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y el inventario.

Puesto que la crisis sigue afectando a las cadenas de suministro y gestionar el flujo de caja es ahora un asunto de primera necesidad, diría que la optimización de las Cuentas por Cobrar ha pasado a ser una “cuestión de vida o muerte empresarial”.

Esa optimización comienza por asegurar la eficiencia del proceso de facturación y envío, concentrarse en el análisis del rendimiento de pago de los clientes, identificar a las empresas que pueden estar cambiando sus prácticas de pago y pueden aumentar el riesgo comercial, optimizar el proceso de cobro y hacer eficiente incluso la “última milla” de ese proceso que es el cash allocation.

5 claves para el éxito de un proyecto de digitalización de las Cuentas por Cobrar.

Lo verdaderamente importante es asegurar que el proyecto de digitalización de las Cuentas por Cobrar defina una visión y objetivos claros determinando una hoja de ruta. Al igual que otros proyectos de digitalización, deberás enfrentarte a 7 retos principales para lograr el éxito, según la experiencia recogida por consultoras de transformación digital:

1. Contar con una infraestructura tecnológica flexible y segura.

 El Departamento de IT ha de desarrollar una infraestructura que aloje nuevas tecnologías y soluciones con una adecuada integración de hardware, software, datos y redes que pueden ser muy dispares. Así como velar por la seguridad digital.

2. Ser una compañía Data Driven.

Hoy es ineludible impulsar el Big Data en todas las áreas de la organización con el fin de convertir los datos en conocimiento. En base a esta información, se podrán mejorar los procesos y la toma de decisiones mediante analítica predictiva.

3. Crear redes de talento abiertas y con conocimientos digitales.

Un proyecto de digitalización debe liderarse desde el primer nivel ejecutivo de la organización y a los directivos implicados (Chief Technology Officer (CTO), Chief Digital Officer (CDO), Chief Innovation Officer (CIO)) les ayudará capacitarse en la gestión formal de proyectos. Así, estarán preparados para superar más fácilmente los obstáculos culturales y organizativos que surjan en su implantación.

Además, conviene establecer una política de Recursos Humanos para captar talento digital y crear un plan de capacitación digital continua. El objetivo es lograr una nueva cultura digital formando a los equipos en competencias digitales y potenciando equipos transversales que desarrollen los diferentes elementos y proyectos a impulsar.

4. Asegurar flujos de trabajo o workflows inteligentes.

No se trata solamente de automatizar la gestión de las Cuentas por Cobrar u otros procesos manuales basados en papel para que se ejecuten con aplicaciones verticales que resuelven la cadena de tareas, sino de utilizar un motor de workflow que gestione cada proceso orquestando todos los flujos que se generan en él.

5. Crear un ecosistema participativo.

Es importante crear un modelo organizativo que permita un mayor nivel de participación y responsabilidad de las personas de los diferentes equipos, de modo que se impliquen muy activamente en el proyecto de transformación digital.

6. Ofrecer una experiencia de cliente unificada.

En última instancia un proyecto de digitalización y con más motivo si es la digitalización de las Cuentas por Cobrar, facilita que todas las áreas de la empresa puedan participar del diseño de nuevas experiencias de cliente. Además, permite una mayor interacción de consumidores y clientes con las marcas y organizaciones, que facilitará incrementar las ventas e ingresos.

En este sentido, las nuevas plataformas basadas en redes sociales corporativas y plataformas virtuales como, por ejemplo, un portal de clientes, son nuevas oportunidades de entregar mayor valor y mejorar la experiencia de cliente, facilitar el pago, optimizar la comunicación con ellos en todos los procesos e incidencias y fortalecer la relación comercial.

7. Plantear un modelo de negocio con capacidad de adaptación.

En algunos casos el proyecto de digitalización puede implicar, a nivel estratégico, la transformación digital del modelo de negocio. No se trata sólo de digitalizar procesos existentes para optimizar la cadena de valor, sino de cambiar dicha cadena creando nuevas ofertas de productos y servicios que incorporen innovaciones tecnológicas, mejorando así la forma de proporcionar valor al cliente. Esto requeriría optimizar los procesos existentes y la creación de nuevos procesos claves.

En conclusión, implementar con éxito un proyecto de digitalización supone enfrentarse a importantes retos y cuestiones estratégicas. ¿Qué impacto real tiene la tecnología en el modelo de negocio y procesos? ¿Cómo se está implantando el Plan de transformación digital? ¿Qué nuevas capacidades se necesitan desarrollar para que la empresa sea competitiva en el nuevo entorno digital?