Compartir la entrada "Cash allocation: la “última milla” de la carrera por el cobro"
En la situación que vivimos, cerrar el ciclo de venta en la empresa se está convirtiendo en una carrera de fondo. Los gestores de cobros procuran mantener el ritmo en sus tareas, conscientes de que una venta no está terminada hasta que no se cobra. Sin embargo, cuando equipo de back office entra en la zona de meta, aún le queda el último esfuerzo para ese cierre: el cash allocation o asignación de los cobros a las facturas correspondientes, para su correcta contabilización.
Los datos actualizados del Comportamiento de Pagos de las Empresas Españolas del segundo trimestre de 2020, publicado en julio por INFORMA D&B, muestran que el periodo medio de pago (PMP) se dispara, aumentando en 2,13 días respecto al primer trimestre. Alcanza los 93,17 días, su valor más alto desde finales de 2015.
El periodo medio pactado se incrementa en 2,15 días. Es el componente del PMP que más contribuye a su aumento aunque también lo hace el retraso medio de pago.
Por qué no sirve una gestión del cobro eficaz pero ineficiente
En esta carrera de fondo, el responsable de cobros y los equipos implicados pueden cruzar la línea de meta si cumplen sus objetivos de cobro. Y no es poco, a la vista de estos datos. ¿Pero cuál es el coste de este esfuerzo prolongado? ¿Qué sobreesfuerzo ha hecho el equipo de asignación de cobros en el último tramo hasta su contabilización? No basta con que la gestión completa del ciclo Order To Cash sea eficaz, hay que perseguir su eficiencia, utilizando los recursos previstos o, mejor, los mínimos necesarios. También en la última tarea del cash allocation.
Una gestión eficaz pero ineficiente, incurre en costes elevados aunque cumpla sus objetivos. Podría mantenerse quizá en tiempos de bonanza y alta rentabilidad empresarial a costa de emplear recursos en tareas poco productivas. Perolo que las empresas necesitan en la situación actual es, precisamente, recuperar la productividad y el crecimiento.
Es más necesaria que nunca una gestión eficaz y eficiente, que consiga un retorno elevado de los recursos asignados y la reducción de costes. Con mucha más razón si nos referimos al ciclo de ventas y a la gestión del cobro, un proceso clave para generar de flujo de caja.
La gestión manual del cash allocation: echar a perder la eficiencia del cobro
Para ser eficiente en la carrera por el cobro hay que “aparcar” la gestión manual de los procesos. Para que todos los equipos de back office trabajen con la máxima productividad en esta situación de dificultad, es necesario apoyarse en la digitalización del proceso del cobro y de la asignación de cobros. Descuidar la productividad de los equipos en esta “última milla” del cobro, rebajaría la eficiencia global del proceso.
La digitalización permite al personal que gestiona la conciliación de cobros, la máxima precisión y emplear el menor tiempo posible. En una gran empresa es inviable realizar el cash allocation manualmente, ya que pueden participar en él múltiples personas, en muchos casos ubicadas incluso en centros de trabajo diferentes. En el caso de las pymes, aunque se pueda realizar esta tarea de forma manual, difícilmente podrán ser eficientes en la gestión del cobro sin utilizar la tecnología.
Además de la mejora de la productividad de los equipos de back office, hay otros motivos por los que la digitalización permite el 100% de eficiencia en el proceso de Cuentas por Cobrar y ahorrar costes:
- Tener en tiempo real la visibilidad del estado de las cuentas de los clientes.
- Agilizar la detección de descuentos y deducciones aplicados en las facturas.
- Visibilidad de los cobros sin asignar
- Prevenir controversias
La digitalización aporta información fiable en tiempo real para la toma de decisiones
Los equipos manuales de asignación de cobros emplean mucho tiempo descargando remesas, vinculándolas con pagos de los clientes y haciendo coincidir esos pagos con las partidas abiertas de Cuentas por Cobrar. En vez de emplear esa buena parte de su tiempo en analizar la información.
En efecto, la digitalización puede ahorrar la dificultad de conciliar los pagos de los clientes, recibidos desde diferentes formatos y múltiples fuentes de información (extractos bancarios, remesas o buzón de cobro postal del servicio lockbox bancario, por ejemplo).
Debe solucionar también la complejidad que supone recibir un solo pago correspondiente a varias facturas, que haya un solo ordenante del pago para varios clientes, que el nombre de la facturación no sea el mismo del que realiza el pago, etc. También debería facilitar el seguimiento de KPIs mediante paneles de control.
Con la digitalización de todo el proceso del cobro y del cash allocation se ofrece una información completa, permanentemente actualizada, que permite actuar con agilidad para solucionar errores o incidencias presentes en la gestión del cobro, y prevenirlos en el futuro. El equipo se puede centrar así en tareas de mayor valor añadido como el análisis de esa información.
La digitalización del cash allocation abarca la extracción de los datos de las remesas y su verificación, la asignación de los cobros a las facturas abiertas pendientes y la extracción de un archivo con la asignación de los cobros, que se introduce en el ERP para la conciliación de las cuentas contables.
De este modo, se minimizan las diferencias temporales entre el extracto bancario y la contabilidad, y se mantienen el tiempo estrictamente necesario las partidas pendientes de aplicación. Se puede contar así con datos e información contable, fiable y actualizada, para la toma de decisiones.
En definitiva, la digitalización facilita gestionar el cobro de forma proactiva y controlar el flujo de caja en tiempo real, lo que evita también el coste de mantener saldos de efectivo que “no se ponen a trabajar”.
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- Asignación de cobros
María Jesús es economista por C.U.N.E.F. y escritora de contenidos digitales técnicos en blogs y otros medios sobre gestión financiera y digitalización de las finanzas empresariales. Con experiencia en el área financiera de empresas, fundaciones o asociaciones así como en la venta consultiva del ERP Microsoft Dynamics NAV y formación en su utilización.