La gestión del riesgo de crédito y la morosidad

El pasado 19 de mayo participamos en el congreso online financiero en el que Jorge Corona, director comercial de Esker Ibérica, habló sobre gestión del riesgo de crédito y de la morosidad de La Neurona. En el artículo de hoy os traemos los puntos clave bien resumidos que abordó en dicho congreso y te dejamos enlace del vídeo completo al final del post, por si te lo perdiste. ¡Comenzamos!

La pandemia y sus consecuencias en el cobro de facturas

El contexto económico actual, a consecuencia de la pandemia, nos ha arrastrado a tener actualmente un porcentaje de facturas impagadas que se ha incrementado de un 30% en 2019 a un 52% en 2021. Esto supone un aumento del 73% de las facturas que no se pagan en tiempo y forma, por lo que se ha multiplicado x2 este tipo de facturas y es lo que da lugar a una disminución en los flujos de caja de las compañías. La mitad de las compañías en España declaran actualmente tener dificultades en su tesorería.

En este artículo vamos a tratar de ofrecer las medidas necesarias para la automatización de los procesos en la gestión del riesgo de crédito y de la morosidad de los clientes, en el envío de las facturas, en la forma en la que hacemos la persecución inteligente de los pagos y finalmente en cómo conciliamos con las cuentas. Todo esto siempre basándonos en que lo que Esker ofrece es visibilidad y trazabilidad al proceso completo para poder ayudar a poder tomar las decisiones adecuadas adelantándonos a los problemas.

Comenzamos asumiendo el control…

Empezamos por el proceso de lo que sería el onboarding de los clientes o la gestión del crédito y el riesgo que asumimos con cada uno de los clientes. Necesitamos tener un cierto control basado en la estrategia de riesgo que define la compañía para cada uno de los clientes (suelen ser en función de ciertos criterios que puedan ser locales o extensibles a cualquier parte del mundo). Pero hay que tener en cuenta la ratio o el scoring que el cliente tenga con el que vamos a ser capaces de poder asumir mayor o menor riesgo en función de los pedidos que nos vaya a hacer.  Pero esto sólo es una fotografía general de lo que es el histórico de un cliente. Esto va evolucionando y cambiando durante el tiempo que estamos trabajando con este cliente.

Usa una herramienta de gestión del riesgo de crédito y de la morosidad para prevenir posibles problemáticas

Necesitamos una herramienta que nos proporcione análisis predictivos para poder avanzar posibles problemáticas que podamos tener con un cliente. Una vez que terminamos de hacer el onboarding al cliente lo fundamental es empezar a trabajar con él, hacerle el delivery de los productos y enviar las facturas. En la eficiencia de las facturas tenemos unos puntos claros: el primero es cómo se crea esta factura y con qué calidad.

Para evitar el impago final de la factura es muy importante que lo facturado se parezca a lo que hemos entregado y a no a lo que nos han pedido. Uno de los mayores errores que se cometen en el mercado es facturar en el mismo momento en el que se crea el servicio o se envía el producto. Esto puede suponer que, en el medio, durante la logística, haya devoluciones o errores de la propia logística o rechazos de ciertos productos por determinadas circunstancias. Por lo que lo que se está facturando con lo que se esperaba facturar, el cliente no lo acepta y tu equipo de backoffice tiene que ponerse a trabajar en cuál es la problemática que ha generado ese impago de la factura (cuando realmente es culpa tuya y no del cliente).

La fórmula secreta es…

El esperar al momento del delivery en el que nos mandan el albarán de la entrega aceptado por el cliente. Esto es fundamental para dar claridad y ser más eficientes a la hora del pago. Pero, es el ERP el que hará la creación de la factura. Tiene que ser acorde a las circunstancias que tiene en el mercado con los diferentes métodos que existen: se puede enviar utilizando EDI, PDF mediante correo electrónico (firmado o no), portales específicos de compañías o de la administración pública e incluso se envían por carta postal.

Necesitas a un partner como Esker que sea capaz de tener todos estos canales para enviarlo y que además pueda evolucionar con el cliente en función de las circunstancias que le rodeen. Fundamental, además, cumplir con la legislación existente en cada momento o incluso con legislaciones internacionales. Esker tiene la capacidad de enviar las facturas respetando a más de 60 legislaciones diferentes que existen en el mundo y en todas ellas lo tenemos adecuado.

Siguiendo con la gestión del crédito

El siguiente paso es cobrar las facturas, pero antes de ello necesitamos un back-office bien estructurado, bien digitalizado, con visibilidad suficiente y con capacidad para que todos los que necesiten participar en este proceso puedan participar. Visibilidad con el comercial si tiene que participar en este proceso o el de riesgos o el financiero o incluso el cliente y dar la posibilidad de que diferentes perfiles participen en qué es lo que ha ocurrido con esa factura para no ser pagada en tiempo y forma. Es necesario contar con una estrategia de cómo acercarnos a un cliente por tener una factura impagada. No es lo mismo, tener en un histórico cuántos pedidos hay con ese cliente, cómo ha ido el histórico de pagos con este cliente, cuántos albaranes hay en entrega, cuántas posiciones abiertas de facturas que no han pagado, etc. Que tener un análisis predictivo que te dice “cuidado con este cliente que tiene toda la pinta de que no va a pagar en tiempo y forma”. O un cliente VIP que una única vez, por una circunstancia, no paga.

Es necesario tener una estrategia adecuada a cada uno de esos perfiles para poder atacarlo de una forma específica en función de quién sea. Para el cliente VIP, que es solo una vez ha dejado de pagar, se le puede mandar un correo electrónico para saber qué es lo que ha ocurrido. Para el cliente “no VIP”, que lo hace reiteradamente, hay que hacerlo de otra manera.

Lo imprescindible para la gestión del riesgo de crédito y de la morosidad es visibilidad, trazabilidad de todos los procesos con informes que proporcionen una imagen de qué es lo que ocurre con los clientes a lo largo del tiempo y saber de primera mano quién participa y en qué momentos. Para esto se necesita una herramienta de las características de Esker que dé un cuadro de mandos inicial muy sencillo en el que se sepa cuál es la estrategia, qué tiene que hacer, a quién tiene que llamar, qué correos electrónicos hay y cuál es el comportamiento.

Visibilidad en la gestión del ciclo completo

Una vez que ya hemos hecho el proceso casi completo, nos falta la gestión de los pedidos y finalmente la asignación de cobros. Esto es muy importante, saber cuántas posiciones abiertas tenemos con el cliente es tan sencillo como el equivalente a las facturas que has enviado. En muchas industrias lo que ocurre es que el cliente manda más abonos de lo necesario o manda cargos sin previo aviso o incluso manda la remesa del pago descontando algunas partes sin advertirlo antes. Es necesario tener visibilidad previa de cuantas posiciones tengo abiertas teniendo una estructura de todo el ciclo completo automatizado. Incluso, en la gestión de estas incidencias o de logística, hacer un abono, aunque después se gestione una reclamación en la factura y se pueda hacer un matching fácilmente de qué es lo que están pagando y con cuántas facturas.

No siempre se puede hacer esto linealmente. Esker ofrece una herramienta de Inteligencia Artificial (IA) que procura encontrar con la ayuda de un algoritmo cuáles son los escenarios más factibles para unir los pagos entrantes del cliente con las posiciones abiertas que hay logrando una correcta integración de los pagos. Y siempre basándonos, además de en la IA, en dar visibilidad y dejar que participen todos los usuarios y todos los profesionales necesarios que estén alrededor de este proceso. Incluso, si es necesario, también a los clientes incluyendo un portal accesible por cada uno de ellos.

Ya tenemos el ciclo completo. Se puede incluir aquí también la gestión de los cargos y las incidencias además de la gestión de pedidos a la que también se daría visibilidad. De hecho, en el cuadro de mandos que Esker ofrece está toda esta visibilidad para mejorar la gestión de los cobros y facturas conseguiendo la resiliencia empresarial.  En el Order-2-Cash incluimos también todos los pedidos en el que cualquier comercial, gestor de riesgos, de atención al cliente o financiero puede ver de un único vistazo cuántos pedidos abiertos tiene este cliente, el histórico, cuántos albaranes están en curso ahora mismo, cuántas facturas se están gestionando, cómo han ido los pagos, cómo es la gestión de crédito que tiene, etc. para poder tomar decisiones en cuanto a qué está ocurriendo con este cliente en todo momento. Es fundamental tener a mano un cuadro de mando en el que se puedan ver estas características con gráficas que advierten de lo que puede ocurrir de forma temprana.

Algunos casos de éxito avalan la solución de Esker

La compañía Ingredion, en América del norte nos avala: “Extender la solución de Esker collection en norte américa ha reducido nuestro DSO, el tiempo de cobro de la factura, en 4 días y con ello ha aumentado nuestro índice de efectividad de cobro en un 3%” Esto es lo que comentábamos, dar visibilidad, aplicando automatización en toda la gestión se consiguen ratios de estas características que mejora al final el cash flow o flujo de caja de nuestras compañías.

Haemonetics, compañía farmacéutica afirma: “Gracias a la automatización con Esker, ahora tenemos una mayor visibilidad en el proceso de facturación en el que hemos conseguido eliminar 3 horas diarias de este proceso que no aportaban nada, que a lo largo del año se convierten en 700 horas. Nos ha aportado visibilidad a todos los integrantes profesionales de estos ciclos, tanto del cliente como de la compañía, trazabilidad de lo que está ocurriendo y automatización.”

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