La importancia de acelerar los ciclos AR

Mientras las tendencias empresariales continúan poniendo el acento en la importancia de los intangibles y sin ánimo de restarles relevancia, lo cierto es que los activos y pasivos de toda la vida, como las cuentas por cobrar y por pagar, siguen siendo vitales para el futuro de una compañía.

Si nos fijamos en las primeras, es decir, la cuentas por cobrar (Accounts Receivable, AR) e introducimos una variable, como es el hecho de que cada vez hay más empresas del mundo de las Tecnologías de la Información (TIC) que comercializan sus productos bajo un modelo de suscripción, vemos lo crucial de disponer de un buen software AR en la nueva economía digital.

A fin de cuentas, las AR no son más que el dinero que la empresa espera recibir de sus clientes y, de cómo se realice esa gestión y automatización de las cuentas por cobrar, nuestro flujo de efectivo gozará de mejor o peor salud. Por lo general en este ámbito, las ventas se realizan a cuenta o a crédito, es decir, se recibe el producto o servicio antes de que se efectúe el pago. Datos como conocer el porcentaje que cada cliente representa en el total de las cuentas por cobrar es importante para la gestión financiera de cualquier organización. No en vano, las cuentas por cobrar son una parte fundamental del capital de trabajo de cualquier empresa y es una de las fuentes más líquidas de capital de trabajo fuera del efectivo.

Aunque es cierto que las cuentas por cobrar y por pagar (Accounts Payable, AP)  no está relacionadas per se, sí que forman parte del mismo ciclo porque sin los proveedores no se pueden producir los bienes y servicios que se prestan y, al mismo tiempo, sin cobrar lo producido no se puede pagar a los proveedores. La pescadilla que se muerde la cola. Este es el motivo por el que ambos mundos han de estar interconectados de la manera más automática posible –evitando así errores humanos-, controlando no acumular demasiadas ventas a crédito, o suscripciones a largo plazo como el caso que nos ocupa, que terminen penalizando el flujo de efectivo.

El ritmo ideal sería recaudar ingresos (AR) lo más rápidamente posible, al tiempo que se pagan las facturas (AP) lentamente. Dicho de otro modo, que los ciclos de AR siempre sean inferiores a los de AP, de manera que si nuestros clientes nos pagan a 30 días, nuestra empresa pague a los proveedores a 60 días. Esto permitiría siempre disponer de ese flujo de efectivo para continuar la buena marcha.

Monitorizar con software AR

Dotar a la gestión de estos ingresos de mayor automatización es crucial, no sólo porque el hecho de que las cuentas por cobrar lo sean a corto, medio y largo plazo, sino porque son cambiantes, es decir, que se encuentran en constante movimiento y necesita de revisiones y análisis. Es precisamente en este punto donde entran tecnologías como la Inteligencia Artificial (IA), el Machine Learning (ML) y el Deep Learning (DL), capaces de identificar patrones y activar todo tipo de alarmas para evitar la extensión injustificada en los periodos de cobro, que pueden terminar convirtiéndose en clientes morosos.

Aquellas organizaciones que no realizan un seguimiento exhaustivo de sus cuentas por cobrar, tarde o temprano, están abocadas al fracaso. Este es el motivo por el que es tan importante disponer de un software AR que mantenga en lista todas las facturas y verifique la cuenta bancaria de la organización con regularidad para ver si se ha producido el pago.

Este tipo de software nos brinda la oportunidad de realizar una gestión desatendida, analizando automáticamente las facturas sin cobrar y activando alertas personalizadas en función de las características especiales de cada cliente, del tipo:

  • ¿Cuándo se envía un recordatorio a través del correo electrónico?
  • ¿Cuándo se alerta al gestor de que es necesario realizar una llamada telefónica o realizar una visita?
  • ¿Es necesario enviar una factura vencida?
  • En caso de suscripción, ¿cuándo se debe cortar ésta ante impagos reiterados?
  • ¿Cuándo se encienden las luces de alarma ante la reincidencia y la necesidad de tomar medidas más serias?

Premiar al buen pagador

Gracias al software AR también es posible automatizar diferentes condiciones de cobro para un mismo cliente en función del plazo de pago al que éste se acoja. La finalidad de estos planteamientos es ganar menos dinero, pues se aplican descuentos, pero ingresar en caja mucho antes, lo que mejora el flujo de efectivo.

De esta manera, quienes pagaran en los 10 primeros días tras la facturación podrían disfrutar de un descuento del 10%, por ejemplo, y en los 20 primeros días de un 15%. Por lo general, en el pasado había que negociar este tipo de condiciones de antemano y realizar un seguimiento de que los términos del acuerdo se cumplieran. Ahora, en cambio y gracias al software AR, diseñar reglas de negocio resulta muy sencillo, de manera que el sistema detecte el plazo en el que el cliente va a efectuar el pago y aplicar, si procede, el descuento correspondiente. Asimismo, en caso de incumplirse algún plazo, también se activan las alertas para el que gestor tome las medidas correctivas sin dilación en el tiempo.

Las Finanzas 4.0, como ya se comienza a conocer al nuevo estadio en el que se encuentran los departamentos financieros en las organizaciones, han venido para quedarse, desterrando ese modelo de gestión basado en hojas de cálculo que, si bien es verdad que tuvieron su época dorada, con la tecnología existente hoy en día han demostrado su ineficiencia.

 

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