RISI, la transformación digital detrás del aperitivo

La digitalización está en nuestra vida más de lo que parece y, a veces, detrás de lo que puede parecernos más normal o cotidiano. ¿Quién no se toma el aperitivo ciertos días o todos los días? Bien, pues no será aventurado pensar que los snacks que nos sirvan con la cerveza o el vermú o que compremos en el supermercado los produce una empresa que también tiene sus desafíos y necesidades en materia tecnológica.

Esta vez vamos a hablar de RISI, una empresa española especializada en la fabricación de snacks, patatas fritas y caramelos, con 50 años de historia y 85 millones de euros en ventas en 2022. Su departamento tecnológico trabaja en mejorar la integración de sus sistemas para disponer de datos de mejor calidad y así ser más eficientes para obtener ventajas competitivas.

Como parte de esta estrategia, RISI confió en Esker para acometer la digitalización de su proceso de albaranes, pedidos y cargos de clientes. La compañía produce más de 250 millones de bolsitas de aperitivos y recibe al mes 1.300 pedidos al mes de 200 clientes. La mala calidad de impresión de algunos albaranes era uno de sus principales retos, y necesitaban mejorar la forma de recibir la comunicación de sus principales clientes y proveedores por todos los canales: fax, email o EDI.

Acelerar el proceso

En marzo de 2021, RISI empezó a trabajar con la solución de gestión de pedidos de clientes y albaranes de Esker, con la expectativa de reducir los errores provocados por el tecleo manual, disponer de total visibilidad sobre el histórico y la gestión en tiempo real y, en definitiva, acelerar el proceso de gestión de pedidos de los clientes.

Además de reducir en un 80% el tiempo de proceso y eliminar los errores, o precisamente por ello, RISI experimentó una mayor satisfacción de sus empleados y clientes. “Nuestro personal de Servicio al Cliente está mucho más contento ahora, su trabajo tiene más visibilidad, aporta más valor añadido a la operativa y es mucho más preciso. Nuestros clientes también están satisfechos porque la automatización siempre reduce los plazos y aumenta la fiabilidad”, destaca Jorge Calvo Gutiérrez, director de Customer Service en RISI.

Gestión de cargos

Una vez a pleno funcionamiento la gestión de pedidos y albaranes, RISI se planteó dar un paso más en la mejora de los procesos de su ciclo de venta. Fue así como, en febrero 2022, decidió acometer la segunda etapa de este proyecto: la automatización de la gestión de los cargos de clientes. Se trataba de resolver los descuadres que se producían en sus cuentas. RISI estima en 5.500 los documentos anuales correspondientes a facturas de cargos que se recibían por correo postal, por email y por EDI, y que eran gestionados por tres personas.

Para afrontar el proyecto, RISI creó un nuevo equipo de backoffice para el control de facturación y cargos. Una de sus labores era categorizar los cargos antes de que pasaran a aprobación comercial.

Una de las ventajas fue que desde Esker se accede a la copia del cargo original y al documento generado en su sistema de gestión SAP. Las categorías que el equipo definió fueron, por un lado, los cargos fuera de factura y, por otro, los correspondientes a rappel, diferencias de precio o diferencias de cantidad. Así, pudo asignar las personas que debían archivarlos e integrarlos en cada caso. Al igual que con los pedidos, los cuadros de mando permiten ver y seguir en tiempo real los cargos en progreso y el status de su resolución.

Impacto económico

RISI ha conseguido así total visibilidad sobre la tipología de cargos que recibe, con la posibilidad de solicitar al comercial su aprobación. El hecho de contar con una mayor capacidad para disputar algunos cargos con los clientes tiene un evidente impacto en sus costes. Y, en general, la detección de ineficiencias contribuye a que haya menos tensión en la cadena de suministro.

Según Javier Paniagua, director de Tecnología y Proyectos, “ahora cada comercial tiene su propio informe de todo lo que ha pasado por él, la tipología de cada cargo y lo que ha aprobado, de manera que tenemos la posibilidad de clasificarlos, gestionarlos y, en su caso, disputarlos, lo que para nosotros tiene un impacto económico”.

En definitiva, el caso de RISI es un ejemplo de mejora de eficiencia, fluidez de la cadena de suministro y mayor satisfacción de clientes, proveedores y empleados. Pero también de que la digitalización y la automatización son un facilitador de la actividad empresarial y de nuestra vida. Por ejemplo, de que nuestro bar y nuestro súper estén bien surtidos de snacks. Y para estas empresas, la transformación digital no es precisamente el aperitivo sino uno de sus platos principales.

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