La transformación digital en la gestión de pedidos en DAMM

Al igual que un hidrómetro ayuda en la transformación de los azúcares en la elaboración de la cerveza, Esker ayudó a DAMM en su proceso de transformación digital en la gestión de pedidos.

En todo proyecto de digitalización del ciclo Order-to-Cash, el objetivo buscado es tener una mayor visibilidad para llevar un control sobre todas y cada una de las etapas de gestión de la relación con el cliente.

La carbonatación del proceso de transformación digital

No se partía de cero con el proyecto: Damm ya contaba con procesos bastantes eficientes y la transformación digital estaba a la orden del día en sus planes de futuro, solo era cuestión de tiempo que pudieran abordarla.

El trabajo administrativo del Servicio al Cliente requería ser más eficiente y esta fue la razón principal para llevar a cabo y poner en marcha el proyecto para la gestión de pedidos.

El mayor reto de este proceso de transformación digital era la alineación de los formatos en los que llegaban los pedidos y conseguir que el sector Horeca, en concreto los bares, enviaran sus pedidos de forma que facilitase su digitalización. Por eso, se puso a disposición a más de 400 clientes baristas una APP de pedidos que Esker ofrece junto con su portal para el envío de pedidos.

El postgusto tras la digitalización de DAMM

En pocas semanas tras la puesta en marcha del proyecto en junio de 2021, se obtuvieron los siguientes beneficios: 

• Mayor eficiencia en el proceso de pedidos:  

La reducción del tiempo medio de gestión de los pedidos ha pasado de los 8 minutos del proceso manual a los 2 minutos con la ayuda de Esker. 

• Impacto en la cadena de suministro: 

La totalidad de pedidos recibidos se gestionan en el día, antes de la hora de corte. Esto permite disponer de la información de pedidos de forma más rápida y obtienen mejoras en la contratación del transporte y agilidad en la validación de disponibilidades y revisión de stock. 

• Ahorro en materiales:

Los pedidos ahora no se imprimen ni se archivan, logrando por tanto un importante ahorro de papel, material de archivo y espacio físico. Se han eliminado los errores manuales en los pedidos y las incidencias que originan como la no entrega de producto, con el correspondiente impacto en la disponibilidad de nuestros productos en el lineal.

Gracias a la transformación digital han ahorrado los costes de transporte por entrega errónea de pedidos y la recepción de cargos consecuencia de las incidencias. Y también han eliminado los pedidos “extraviados” o no recibidos. 

• Productividad de los gestores. Un mejor uso del talento:  

El gestor dedica menos tiempo a tareas de data entry o archivado y más al análisis del pedido. Ha incrementado la dedicación a tareas de mayor valor (gestión del cobro y cuenta del cliente) y menos a la gestión manual del pedido reduciendo el estrés diario de grabar los pedidos antes de la hora de puesta a disposición.

Consejos de DAMM para la transformación digital de procesos

Tras el éxito de la transformación digital en la gestión de pedidos, Alexy Sánchez, jefe del Servicio al Cliente y Credit Manager en DAMM, recomienda lo siguiente para aquellas empresas que están planteándose digitalizar la gestión de sus procesos de Order-to-Cash:

1. Analizar el proceso completo y segmentarlo en tareas.
2. Identificar aquellas tareas que son mayormente manuales ya que son las primeras que habría que digitalizar.
3. Analizar el coste beneficio de su digitalización y ser realista, no todas las tareas se pueden automatizar.
4. Eliminar las tareas que no aportan valor.

Si quieres saber más sobre el proceso de transformación digital en DAMM puedes ver la ponencia de Alexy Sánchez en el Fórum AUSAPE 2021 aquí: