Digitalización en los departamentos financieros: más necesaria que nunca

Muchas veces no es el qué, sino el cómo. La digitalización se nos presenta como la gran oportunidad para las empresas y para las personas en términos de productividad, competitividad y desempeño profesional, o simplemente de una vida más fácil. Pero a veces sobreviene como una necesidad acuciante. Y de ahí la presión. Especialmente para las empresas, que saben que dar el paso, hacer su transición a lo digital, puede ser cuestión de supervivencia. En ese trance, a veces no saben por dónde empezar y, sobre todo, cómo terminar, esto es, cómo hacer funcionar la tecnología en la que invierten para que de verdad les aporte los beneficios que esperaban. La digitalización no termina de ser efectiva en la práctica en muchas empresas. Y muy especialmente, en muchos departamentos financieros.

Esker ha colaborado con IDG Research en la realización de un estudio que pretende arrojar luz sobre la digitalización de los departamentos financieros de las empresas españolas. En concreto, se ha entrevistado a directores o responsables financieros de 100 empresas del sector manufacturero con facturación superior a los 60 millones de euros.

Los resultados cantan: el 68% de estas empresas admiten haber invertido en digitalización, pero los resultados no les acompañan. A pesar de que manifiestan necesitarlo más que nunca, se encuentran con problemas relacionados con la falta de agilidad y la descoordinación de procesos y datos. Persisten las tareas manuales y la fragmentación, con tecnologías que no se comunican entre sí, lo que deriva en información dispersa.

Uno de los principales retos -por no decir, quebraderos de cabeza- a los que se enfrentan los departamentos financieros atañe a su ciclo Order to Cash (O2C), el que va desde la recepción de un pedido de un cliente hasta el cobro del producto o servicio vendido. Y en concreto, se las ven y se las desean en las etapas centrales de dicho ciclo: facturación, gestión de incidencias y cargos y gestión de cobros.

La facturación le quita el sueño al 83% de los encuestados. Padecen, sobre todo, la heterogeneidad de formatos, envíos y requerimientos; y el procesamiento manual, que se traduce en errores y falta de agilidad; los cargos, incidencias y reclamaciones son el potro de tortura del 82%, que aluden los flujos de trabajo mal definidos y, de nuevo, a la excesiva intervención manual cuando se trata de recoger y cotejar datos; y el 81% se queja de la gestión de cobro, lastrada endémicamente por la descoordinación en las etapas anteriores del ciclo y por el hecho de no tener procesos estandarizados en la empresa.

A la larga, la precaria o inadecuada digitalización del ciclo O2C incide de manera crítica en dos líneas de flotación del negocio: por un lado, produce insatisfacción de los clientes, lo que preocupa al 87% de los departamentos financieros consultados por IDG; por otro lado, se traduce en un descontrol de los costes, hecho que preocupa al 76% de esos departamentos.

Bajo estos datos arrojados por el estudio subyace una realidad constatada: la función de los directores financieros (CFOs) y de sus departamentos ha cambiado, y esa evolución se ha hecho más patente tras la crisis pandémica. Las empresas aspiran siempre a crecer, pero no pueden hacerlo a cualquier precio. En este contexto, el CFO tiene la misión de equilibrar las oportunidades de crecimiento con una evaluación del riesgo. Asimismo, es necesario acelerar los procesos financieros, pero mejorando la visibilidad sobre éstos, a fin de poder operar con la agilidad que el mercado y los clientes exigen.

¿Y qué puede ayudar a los CFOs a reactivar su papel dentro de la empresa? La mayoría demanda una plataforma única para gestionar todos los procesos, digitalizando cada una de las etapas del ciclo. Se trata de mantener la conexión sin que se pierdan datos, documentos o se alarguen las tareas. Además, la digitalización permite crear cuadros de mando a través de los cuales monitorizar los flujos en tiempo real. Así, pueden mantener la visibilidad sobre todo el ciclo O2C e intervenir en tiempo real ante cualquier problema en cualquier eslabón de la cadena.

“Los CFO necesitan herramientas digitales que realmente les ayuden a trabajar de manera más eficiente, les faciliten entornos colaborativos y que los datos sean flujos de información en tiempo real. En definitiva, tecnología avanzada pero también humana, que los acompañe en su día a día”, señala Coralie Marty, directora de Marketing de Esker Ibérica.

¿Y la realidad? Según el informe de IDG, solo el 7% de las empresas cuentan con una solución de este tipo.

Estos y más datos del informe puedes verlos en esta infografía y en este webinar on demand.