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Las soluciones P2P basadas en la facturación en la nube están de suerte con la Ley Crea y Crece

30/03/2023
Esker Ibérica

En España, la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de empresas hará obligatorio el uso de facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales. Es un proceso inexorable cuyo timing para las grandes empresas es la primavera o, de incumplirse el plazo para publicar el reglamento, el verano de 2024 y, para las demás, un año después. Además, la Ley exige a las grandes empresas una mayor información del pago a proveedores en las cuentas anuales. Ciertamente, estos cambios reclaman una gestión más digital de las facturas de proveedores mediante soluciones basadas en la facturación en la nube e integradas en el ERP. Con ellas, las empresas podrán cumplir con las nuevas exigencias técnicas y de gestión de la Ley. Sin embargo, si amplían la digitalización a todo el ciclo P2P (Procure-to-Pay), conseguirán maximizar el ahorro y la eficiencia del proceso de aprovisionamiento, mejorando así su posición competitiva.

Antes que nada, será útil esbozar el modelo de funcionamiento previsto en el nuevo escenario de facturación obligatoria B2B (Business-to-Business) y los retos de la gestión del ciclo P2P que plantea a la gran empresa, pues se entenderá mejor por qué es clave adoptar una solución de facturación en la nube.

En la consulta pública sobre el reglamento de desarrollo de la Ley, que se publicó el 7 de marzo y concluyó el 22 de marzo, se explica dicho modelo y se recogen las dudas planteadas en varios encuentros empresariales las a Iker Beraza, vocal asesor de la Dirección General de Política Económica del MINECO.

Modelo de funcionamiento de la facturación electrónica obligatoria B2B

La arquitectura de funcionamiento se ha elegido buscando minimizar la interferencia en la operativa de los sectores que ya usan de forma relevante la factura electrónica. De esta forma, se propone un sistema descentralizado e intermediado por una red de plataformas de intercambio de facturas electrónicas, las ya existentes en España con alta capacidad de cobertura y otras futuras. Además, las plataformas no podrán rechazar las peticiones de interconexión de las otras ni cobrar por ello.

Con todo, las soluciones informáticas y las plataformas deberán garantizar básicamente la seguridad de la información y de las transmisiones, y tener capacidad técnica para la autenticación y uso de los diferentes formatos estructurados de factura electrónica que se admitan. Serán formatos basados en estándares internacionales de utilización mayoritaria en España como Facturae, UBL, Cross Industry Invoice, EDIFACT para EDI, etc., sin perjuicio de que se establezca un estándar de referencia para su remisión a las Administraciones Públicas. Las facturas llevarán firma electrónica avanzada para garantizar su origen.

En definitiva, la Ley prevé la estandarización digital del contenido de la factura y una interoperabilidad e interconexión entre plataformas gratuita. De modo que, junto con la libertad de elección de la solución o plataforma por las empresas y profesionales, cada uno podrá escoger una única plataforma (a no ser que quiera utilizar más) para llegar a todos sus clientes y recibir todas las facturas desde las plataformas de sus proveedores. Además, deberá informarse a la contraparte de la fecha de pago efectivo, aunque está pendiente determinar si lo deberá hacer el cliente, el proveedor o ambos. Asimismo, se remitirá a la Administración esta información y otros datos de las facturas para monitorizar los plazos de pago como, por ejemplo, la fecha de operación, sea o no la fecha de la emisión.

Probablemente, las grandes empresas alinearán el cumplimiento de esta obligación no tributaria utilizando las fórmulas actuales del SII. La Ley no toca el funcionamiento de este sistema ni del TicketBAI.

Para facilitar la implementación a pymes y profesionales, la Administración quiere ofrecerles un sistema público alternativo o complementario para el intercambio básico de facturas electrónicas cuya plataforma sirva a la vez para remitir a la Administración la información del pago. En este caso, los emisores o sus plataformas designadas tendrían la obligación de depositarlas en un formato único en la sede de la Agencia Tributaria, que las validaría formalmente y las pondría a disposición de sus destinatarios o sus plataformas. Incluso se piensa en un formulario web para generar las facturas electrónicas de los que emiten pocas al año y ponerlas a disposición de sus clientes y de la Administración.

También se consulta si, de forma transitoria, las pymes y profesionales podrían remitir sus facturas electrónicas directamente a sus clientes sin la intermediación de una plataforma. Asimismo, podrían establecerse para ellos o sectores específicos, periodos transitorios más amplios para informar del estado de pago de la factura.

Retos planteados por la Ley Crea y Crece en la gestión de facturas de proveedores en grandes empresas

Indudablemente, la Ley Crea y Crece impacta en la gestión de los procesos de facturación de las grandes empresas, generando nuevos desafíos. Para poder afrontarlos convenientemente, se hace necesario adoptar una solución basada en la facturación en la nube que pueda integrarse en el ERP. Es más, lo óptimo es utilizar una única plataforma para la emisión, remisión y recepción de facturas.

Respecto a la facturación con proveedores, hay que tener en cuenta que las grandes empresas reciben elevados volúmenes de facturas y que el proceso de gestión puede ser complejo. Por ello, estas compañías necesitan hacer un importante esfuerzo de adaptación para resolver eficientemente los nuevos retos que se plantean. Son inspiradores los casos del grupo Domingo Alonso y del grupo Helios, que reciben 120.000 y 37.000 facturas al año, respectivamente, y los desafíos en la gestión de facturas que han resuelto gracias a una solución accesible desde la nube.

Además, la Ley refuerza la transparencia que deben tener las empresas cotizadas y las que no presentan cuentas anuales abreviadas, sobre su comportamiento de pago. Así, deben incluir en la memoria y publicar en la web, además del periodo medio de pago, el montante y número de facturas pagadas en el periodo correcto, sea el contractual o en su defecto el máximo legal o el regulado sectorialmente. También, el porcentaje que éstas suponen sobre el número total de facturas y sobre el total monetario de los pagos a proveedores. Esta información y la del pago efectivo, supone un cambio en la gestión empresarial, pues habrá que manejar la información de pagos individualizados por factura.

Por lo pronto, cada empresa ha de conocer cómo han planificado los proveedores nacionales la adaptación de sus soluciones de facturación en la nube o su paso a la factura electrónica. Esta información es importante cuando se trabaja con muchos proveedores, para saber cuáles enviarán facturas electrónicas en 2024, obligatoria o voluntariamente, y cuáles esperarán a 2025. También, qué formatos y plataformas privadas, o en su caso la pública, van a utilizar los proveedores, así como otros datos necesarios. De modo que, durante dos años, se mantendrá el funcionamiento habitual con las pymes españoles que aún no facturen electrónicamente, aunque los datos del pago de sus facturas se tendrán en cuenta para la nueva información a constatar en la memoria anual. Tampoco cambiará el sistema de funcionamiento con los proveedores extranjeros, pues están fuera del ámbito de aplicación la Ley Crea y Crece.

Cuando el sistema de facturación electrónica obligatoria B2B comience a funcionar, cada empresa que entre deberá darse de alta en un directorio público e indicar cuál es su punto de recepción de facturas. Por lo tanto, especificará qué plataforma o plataformas utiliza y, durante los dos primeros años, en qué fase de implementación está. Asimismo, deberá hacer públicas las especificaciones comerciales de las facturas que desea para automatizar su tratamiento, de modo que otras plataformas puedan también interconectarse. Por ejemplo, número de identificación del pedido, referencias de centros de costes, etc.

Respecto al deber de informar de la fecha del pago efectivo, se dará libertad a las plataformas de las empresas para gestionar esa comunicación, siempre que aseguren que el estado de pago llega a la empresa contraparte o, por lo menos, se hace disponible de forma automática (sin perjuicio de hacer disponibles también otros estados intermedios anteriores al pago) y que los datos del pago llegan también a la Administración.

Integrar en el ERP soluciones P2P basadas en la facturación en la nube

Así pues, la Ley coloca los procesos de facturación en un nuevo escenario que reclama adaptar a corto plazo los sistemas de las empresas, complementándolos con una solución accesible en la nube para gestionar las facturas de proveedores (proceso de Cuentas Por Pagar) y cumplir con:

  • Las exigencias técnicas sobre interoperabilidad de formatos, la interconexión de las plataformas y los estados de las facturas. En la consulta pública se plantean muchas preguntas al respecto. Por ejemplo, si el estado de aceptación/rechazo de la factura será también obligatorio o cómo deberían tratarse los pagos parciales y si requerirían un estado diferente. O qué certificados o informes deben exigirse a las plataformas para demostrar la capacidad de trabajar con firma electrónica avanzada de las facturas, cuál sería el plazo máximo para implementar una interconexión a solicitud de otra plataforma, etc.
  • Los requisitos de seguridad de la información y de su transmisión. También se somete a consulta pública qué estándares de calidad o certificados deben exigirse a las plataformas para cumplir con estos requisitos. Recordemos que los datos empresariales y los detalles de las facturas se hacen públicos, y que se van a intercambiar datos entre diferentes operadores y sistemas.
  • Las nuevas exigencias en la gestión de procesos detalladas anteriormente.

En realidad, todos estos requerimientos empujan a extender la digitalización a toda la cadena del aprovisionamiento, desde el pedido al pago de las facturas. De hecho, en la consulta pública se pregunta si una empresa podría exigir entre las especificaciones comerciales de la factura, alguna información que debe suministrar al proveedor (por ejemplo, orden de pedido) y debería ponerla a disposición del proveedor antes de la fecha de entrega del bien/servicio.

Las compañías podrán digitalizar todo el todo el ciclo Procure-to-Pay  con la adopción de una solución basada en la facturación en la nube que les permita completar la gestión de las Cuentas Por Pagar e incluso integrar la gestión de los gastos indirectos. Con una herramienta sólida de las que ofrece el mercado, las organizaciones podrán:

  • Centralizar los datos de los proveedores y simplificar su incorporación a través de un portal.
  • Gestionar de forma eficiente los ciclos de vida de los contratos.
  • Controlar el gasto y facilitar el proceso de compra con catálogos internos y en línea.
  • Automatizar el pago y, con ello, facilitar que sea en plazo. Ofrecer descuentos por pago anticipado y opciones de financiación a proveedores previniendo el fraude al mismo tiempo. Comunicarse en tiempo real y resolver ágilmente las incidencias, evitando costes y problemas de flujo de caja que puedan ocasionar.
  • Seguimiento de presupuestos y rendimiento a través de análisis en tiempo real.
  • Emparejamiento automático en tres niveles de asignación de costes.

Aunque la recepción de facturas electrónicas hará innecesarios los portales de autoservicio de proveedores para esta función, seguirán siendo de utilidad para que los proveedores no digitalizados, emitan directamente desde ellos sus facturas electrónicas. Y, para todos los proveedores, los portales de las soluciones en la nube seguirán teniendo su función de autoservicio para que actualicen sus datos y documentos legales, para que ambas partes tengan visibilidad continua de los diferentes estados de las facturas y para facilitar la comunicación para la resolución de incidencias o disputas.

Sobre todo, la empresa cliente tendrá acceso, a través del portal, a paneles de control personalizables para tomar decisiones alineadas con los objetivos críticos de los procesos de aprovisionamiento y compras.

En definitiva, la elección adecuada de una solución Procure-to-Pay ayudará a las grandes empresas a ahorrar costes, maximizar la eficiencia de esos procesos y gestionar el riesgo y el cumplimiento. Es decir, les ayudará a ser más competitivas en un nuevo escenario de digitalización empresarial.

Para ampliar información sobre la facturación en la nube, pueden ser de utilidad:

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