Por qué automatizar la gestión de proveedores

David Bollero
Gestión de proveedores

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Contar con la gestión de los proveedores integrada dentro de la gestión de la cadena de suministro pasa por convertirse en una auténtica prioridad para las compañías. A fin de cuentas, se trata de procesos mucho más complejos de lo que pudiera parecen en un principio, no sólo por volumen de operaciones, sino también por involucrar a muchos departamentos diferentes, así como a las partes interesadas (comprador y proveedor).

Hay diversas maneras de hacerlo, pero sin duda alguna la opción de disponer de un portal de autoservicio para los proveedores es una de las mejores. Se trata de un portal dedicado que dota a los colaboradores de la empresa de total flexibilidad para enviar la documentación legal con totales garantías de seguridad y confidencialidad.

Ya no es preciso adaptarse a los horarios de la empresa, que cuando se encuentra en otras longitudes puede suponer una gran diferencia horaria. Este tipo de portales cumple con la máxima de 24x7x365, de manera que la flexibilidad es absoluta. En cualquier momento, desde cualquier lugar, los proveedores pueden actualizar la información de su cuenta, recibiendo las correspondientes notificaciones de revisión y aprobación por parte del comprador.

Al mismo tiempo y dado que el proceso de referencia se agiliza de manera muy significativa, estos proveedores ven cómo los periodos medios de pago se reducen, mejorando su flujo de caja y, en términos generales, fortaleciendo la buena relación entra ambas organizaciones. Mostrar este tipo de beneficios es básico para superar la resistencia al cambio que en algunos casos pueda encontrarse por parte de los proveedores.

Decisiones más fiables

Lo mismo sucede del lado del comprador, cuyos empleados no tardan en apreciar las nuevas habilidades que tienen a su alcance. Y es que desde la óptica de la empresa, los beneficios son exponenciales dado que no sólo se gana en agilidad y eficiencia, sino que además permite hacer un uso más inteligente de la información, permitiendo filtrarla según distintos criterios.

Ya no basta con tomar decisiones sobre la marcha que perduren en el tiempo; éstas han de estar correctamente fundamentadas en base a información veraz y completa y, además, prácticamente en tiempo real pues su dinamismo ha cobrado un peso sin igual.

En este sentido, disponer de una solución de gestión de proveedores proporciona una visibilidad imposible de obtener cuando se vive anclado al papel, como todavía a día de hoy viven muchas organizaciones. Las altas y bajas de proveedores, los riesgos asociados a cada uno de ellos, el cumplimiento normativo que hay que contemplar en función de las localizaciones en las que operen… todo ello se puede mostrar prácticamente de un golpe de vista con este tipo de soluciones, permitiendo la toma de decisiones mucho más fiables. Cada vez que un proveedor actualiza su información en el portal o introduce algún cambio, los equipos P2P del comprador disponen de ella automáticamente, sin necesidad de intervención humana.

Hacia la empresa sin papel

Al mismo tiempo, se favorece los procesos de transformación digital que, como hemos señalado en este mismo espacio en numerosas ocasiones, se encamina a la reducción, sino desaparición casi absoluta, del papel. Una circunstancia que, tras los momentos de incertidumbre que atravesamos y el crecimiento exponencial que ha vivido el teletrabajo, posiblemente se perpetuará; de hecho, ya hay muchas compañías que no aceptan documentación en papel con sus proveedores, clientes y partners.

Por otro lado, incluso en los casos en los que hay que hacer la vista gorda con algún proveedor que se resiste el cambio, existen opciones tecnológicas de reconocimiento óptico de caracteres, convirtiendo los documentos digitalmente y automatizando su incorporación al sistema.

El poder de la automatización

La cantidad de procesos automatizados que incorporan este tipo de soluciones facilitan mucho la vida tanto de los gestores como de los mismos proveedores, que ven cómo su día a día gana en comodidad y eficiencia. Un buen ejemplo de ello es el sistema de alertas y recordatorios con que cuentan para advertir con la suficiente antelación de la vigencia y caducidad de determinada documentación legal que es preciso renovar. El proceso manual resultaría sencillo cuando el volumen de proveedores y su información asociada es bajo, pero cuando esta cifra escala, se abre la puerta a ineficiencias y, lo que todavía puede tener efectos más negativos, a errores en la gestión de determinados procesos.

Más importante aún si cabe, es el modo en que una solución de gestión de proveedores puede guardar las espaldas a una compañía. De un modo automático y absolutamente transparente, las empresas se ahorran quebraderos de cabeza al tener la certeza de que sus nuevos proveedores cumplen con todos los requisitos legales. Ya no es preciso verificar manualmente información como los datos bancarios, el número de IVA o los certificados de seguro, entre otros, el sistema lo hace por el gestor.

Paralelamente, la solución es capaz de cruzar datos con fuentes de información de terceros para estar en guardia ante los riesgos que puedan entrañar un proveedor determinado, enviando alertas en caso de que sea así y anticipándose de manera proactiva a cualquier problema.

En suma, implantar una solución de gestión de proveedores brinda la oportunidad a las empresas de poner en marcha multitud de procesos desatendidos y automatizados, con la auto-facturación por parte de los proveedores a la cabeza, lo que es sinónimo de aumento de productividad. Una piedra más en el camino hacia la transformación digital.

Para obtener más información sobre la digitalización de la gestión de proveedores, no dudes en descargar las guías prácticas o leer los siguientes artículos:

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