Cuentas por Pagar 4.0: medición y transparencia

¿Cómo saber si tu departamento de Cuentas por Pagar rinde al máximo y contribuye eficazmente a la reducción de los riesgos operativos y de los costes de tu actividad?

4 indicadores 

Existen una gran variedad de parámetros de rendimiento dentro de las funciones del departamento de Cuentas por Pagar. De algunos de ellos ya hemos hablado en el post anterior. Ahora te proponemos algunos indicadores más globales, que pueden ser utilizados y compartidos fácilmente:

1- Eficiencia del proceso

El coste y tiempo de procesar una factura de proveedor es la métrica más básica, pero en muchos casos, una de las más difíciles de evaluar. El reto reside en medir las acciones realizadas en cada etapa del proceso, desde la recepción hasta la resolución, pasando por las validaciones según criterios correspondientes a la regla establecida por las políticas de gasto de cada empresa.
Otros indicadores que ayudan a calcular la eficiencia del proceso de Cuentas por Pagar, son el número de facturas procesadas por empleado al año y el tiempo medio requerido para gestionar una factura.

2- Índices de error

Los errores son siempre costosos y suponen una pérdida de capital, del tiempo del personal y el deterioro de las relaciones comerciales con los proveedores. La gestión manual de facturas dispara el índice de error provocando pagos duplicados, retrasos, impagos, ineficiencia, frustraciones y malas relaciones con los actores de la cadena de suministro. Medir el número de errores en un tiempo dado es un indicador bueno del funcionamiento de nuestro proceso de pagos a proveedores.

3- Medidas anti-fraude

El fraude está en aumento. Según un estudio de PWC España, el 54% de las empresas españolas aseguran haber sufrido algún tipo de fraude económico. Desde 2009, el porcentaje de empresas españolas afectadas ha crecido casi veinte puntos –del 35% al 54%. Como consecuencia de esto, las autoridades ejercen un mayor control duplicando auditorías o solicitando pruebas a los departamentos contables que muchas veces suponen una búsqueda en archivos no recientes.

Protegerse contra el fraude con firmas digitales válidas, digitalización certificada de documentos, histórico electrónico de movimientos y acciones (Audit Trail, en inglés) y la posibilidad de recuperar cualquier archivo digital sin dificultad, ahorra tiempo a tus equipos a la vez que protege a tu empresa de posibles multas por delitos económicos o de una mala gestión ajenos a tu voluntad pero que te pueden afectar.

4- SATISFACCIÓN DE PROVEEDORES

En algunos sectores industriales, sobre todo cuando la fabricación del producto depende de la cantidad o velocidad de aprovisionamiento de un material escaso, la calidad de la relación con los proveedores constituye la ventaja competitiva más importante de la empresa. Contar con proveedores contentos y que prefieren vendernos a nosotros antes que a la competencia, significa asegurar la producción en tiempo y forma, lo que se traducirá en un cliente contento y un cobro más fácil.

¿Cómo medir la satisfacción de los proveedores? Sabiendo que lo que más les suele importar es que sus pagos sean puntuales y que la comunicación con sus clientes sea fluida y transparente, existen dos indicadores claves: Facturas fuera de plazo, Número de Errores o Reclamaciones de Pago.

Cómo puedo mejorar la eficacia del departamento de Cuentas por pagar

Con Sistemas INTELIGENTES que impulsan la eficiencia. La automatización inteligente de los procesos de Cuentas a Pagar permite:

• Un análisis detallado, personalizado, en tiempo real, con rastreo de la actividad de pagos a proveedores.
• Métricas diarias relevantes para cada perfil funcional que deba intervenir para validar el pago o aportar información.
• Tendencias en tiempo real con informes y gráficos fáciles de leer, incluso desde una APP móvil.
• La erradicación de los errores asociados al tecleo manual de datos, incluso en la gestión automática de las excepciones.
• Comunicación con los proveedores en línea y en tiempo real para darles de alta fácilmente, reducir el volumen de llamadas o la resolución rápida de conflictos.
• Asegurar el cumplimiento legal de las facturas de proveedores.

La tecnología de automatización es el único medio para llevar la Contabilidad de Proveedores al nivel 4.0. Medición y control, transparencia y comunicación, colaboración y rapidez…todo esto es posible con la tecnología adecuada, y es lo que toda empresa competitiva debe perseguir para su ciclo de gestión de suministros.