7 kpis para el departamento de Cuentas por Pagar

Si trabajas dentro del departamento de Cuentas por Pagar, estarás familiarizado con el concepto de coste y/o rendimiento del proceso de aprovisionamiento, porque te pedirán informes periódicos sobre el gasto generado, según una serie de criterios que exige la actividad de tu empresa. Seguramente cuentes con aplicaciones de gestión que te proporcionan la información allí registrada, pero qué pasa con todo lo que está pendiente de procesar o pagar: ¿tienes la información rápidamente localizada? Por otra parte, ¿tienes idea de lo que se mide en otras empresas de tu sector? ¿Tu empresa te ofrece una formación continua para que estés al día de lo que puedes medir? ¿Tienes todas las herramientas necesarias para que el esfuerzo de crear informes, sea mínimo?

Si has respondido “No” a alguna de las preguntas anteriores, sigue leyendo porque hablaremos de algunas maneras de medir la actividad del aprovisionamiento según KPIs (indicadores de rendimiento) que ayudan a optimizar el tiempo de gestión de las facturas, además de conseguir más visibilidad en todo el proceso y mejorar la relación con tus proveedores.

Recuerda que un proveedor contento puede ser una gran ventaja competitiva para tu empresa. Además, las ventajas financieras que consigue tu departamento se tienen que ver. La venta interna, al fin y al cabo, puede ser muy útil a cualquier nivel de la organización. Es tan importante el Saber-Hacer como el Hacer-Saber.

7 KPIS PARA MEDIR LAS CUENTAS PENDIENTES:

Cada empresa y cada departamento de Cuentas por Pagar debe fijar sus indicadores de rendimiento (KPIs) dependiendo de los objetivos establecidos, pero entre los que consideramos que te darán la perspectiva necesaria para evaluar y mejorar los procesos están:

1- Medir el tiempo del proceso de aprobación de pagos.

Desde que entra la factura, se registra, se procesa y se aprueba el pago.

2- Medir el tiempo del proceso de validación de facturas.

A menudo la gestión de facturas exige una serie de validadores internos. Lo que tarda cada uno en responder puede ser medido.

3- Medir el ahorro en ventajas financieras con el aprovisionamiento.

Cuanto mejor sea la relación con los proveedores (comunicación clara y transparente, pagos puntuales o anticipados), mejores beneficios económicos y prácticos como entregas prioritarias, puntuales, en cantidades más pequeñas, etc.

4- Medición de incidencias.

Entre las que podemos destacar:

Factura suspendida: facturas momentáneamente en pausa, porque todavía no ha llegado la mercancía solicitada.
Descartada: por diversos motivos (duplicada, errónea…)
Pendiente de verificar: control de facturas capturadas en espera de tramitar.
Pendiente de aprobación: control del número de facturas en espera de aprobación.

5- Número de facturas procesadas en un periodo determinado y/o por proveedor

Se desglosan por día, mes y tipo de factura, con pedido de compra y sin pedido de compra.

6- Cumplimiento de plazos de pago

Controlar los periodos medios de pago para ver si estamos cumpliendo o no con las condiciones pactadas en el contrato.

7- Medir el gasto total por proveedor

Con este KPI podemos controlar las categorías de compras que suponen un mayor volumen de gasto.

Si eres capaz de medir fácilmente estos criterios en tus Cuentas por Pagar y compartir los resultados con tu departamento y tus jefes, estás preparado para trabajar cómodamente y salir a tu hora.

Si, además, eres capaz de casar estas mediciones con el proceso de compras, ya tienes todo el ciclo de aprovisionamiento automatizado. De no ser así, tranquilízate: estás más cerca de la meta porque ya lo sabes.

Optimizar la gestión de facturas de proveedores y las compras es el pilar fundamental de la satisfacción del cliente, y lo mejor que puedes hacer para tu empresa.

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Marisa Fernandez