Compartir la entrada "Cómo afinar las relaciones fabricante-proveedor a través de la automatización de cuentas por pagar"
El éxito en la fabricación depende de las relaciones mutuamente beneficiosas entre el fabricante y el proveedor. Cada parte depende de la otra para cumplir con sus obligaciones si desean avanzar hacia el éxito y hacia el crecimiento a largo plazo.
Pero los negocios, como la vida, no siempre van según lo planeado. Aunque sus destinos pueden estar entrelazados, en realidad los fabricantes y sus proveedores tienen balances separados, flujos de efectivo, gastos y prioridades a corto y largo plazo.
Eso significa que incluso las relaciones basadas en la confianza y el beneficio mutuo pueden ser más complejas de lo que aparentan.
La clave es asegurarse de que los problemas que surgen en el camino no perjudiquen su relación, provoquen desconfianza o, peor aún, demandas.
Una herramienta que puede ayudar a asegurar que los fabricantes y proveedores mantengan relaciones fluidas es la automatización de cuentas por pagar. Nada mantiene a un proveedor más feliz que los pagos a tiempo, especialmente cuando el efectivo, la nómina y otros gastos críticos están ajustados.
Descuento dinámico
Los beneficios de la automatización AP se extienden más allá de asegurar que los proveedores sean pagados a tiempo. La automatización también permite fortalecer la relación y subrayar los beneficios de trabajar juntos.
Uno de estos beneficios es el “descuento dinámico” sólo posible cuando los fabricantes automatizan completamente su proceso de AP desde el principio hasta el final.
El “descuento dinámico” es especialmente atractivo tanto para los proveedores como para los fabricantes porque alienta a estos últimos a pagar facturas anticipadamente a cambio de un descuento porcentual sobre la cantidad adeudada.
El porcentaje exacto del descuento se determina a menudo por la anticipación de un pago que un proveedor desea. Para decirlo con suavidad, este tipo de descuento de facturas no es posible cuando los procesos de AP permanecen manuales.
En el proceso manual pueden surgir problemas o errores. No es raro que debido a la carga de trabajo del día a día podamos cometer errores, lo que significaría que tendríamos que dedicar un montón de tiempo a la localización de datos de facturas o tratando de encontrar facturas procesadas erróneamente. Esto a menudo se traduce en más tiempo dedicado a resolver disputas y a la actualización del estado de pagos de los proveedores. Tiempo que podríamos usar en realizar otro tipo de acciones encaminadas a conseguir un mayor beneficio para la empresa.
No es ninguna sorpresa que el pago con retraso a los fabricantes finales pueda agriar una relación de negocio importante. Este enfoque ineficiente contrasta con la eficacia de un sistema automatizado que permite beneficios, como es el caso del descuento dinámico. En lugar de buscar una factura perdida o contestar una llamada telefónica enojada de los proveedores, los fabricantes pueden ofrecer pagos anticipados con un descuento. Eso ayuda a sus proveedores a cumplir con su nómina, mientras que ayuda al fabricante a recortar sus propios gastos.
Pero un proceso AP automatizado de inicio a fin puede hacer mucho más para los fabricantes y proveedores. Por ejemplo, los mejores sistemas AP automatizados permiten pagos acelerados, incluso cuando no se utiliza el descuento dinámico. Esto puede ser útil para los fabricantes cuando sus empleados de AP están de vacaciones o están ocupados con otras tareas. Al mismo tiempo, el AP automatizado puede proporcionar controles vitales de seguridad sobre la autenticidad de las facturas que se están procesando, así como saber quién aprueba esas facturas.
El proceso de AP automatizado también puede ser complementado con el análisis, por lo que los compradores pueden ver a quién están comprando, con qué frecuencia y cuánto.
Pueden ser herramientas poderosas en la negociación de tarifas con los proveedores.
La automatización del proceso AP tiene otros beneficios que se obtienen al recoger y almacenar datos electrónicamente en un sistema robusto y transparente. Los fabricantes y los proveedores se comunican de manera más eficiente y precisa, por ejemplo, cuando los proveedores pueden ver el estado de las facturas en cualquier momento a través de un portal de autoservicio. Y la recopilación de datos por vía electrónica desata el poder de la analítica, que los empleados pueden utilizar para reducir el tiempo dedicado a resolver las disputas de pago. Pero con todos estos beneficios, tal vez el beneficio más importante de AP automatizado es el siguiente:
La automatización libera a los trabajadores de la empresa fabricante para cultivar y fortalecer las relaciones con los proveedores que más importan.
*Post publicado en Spend Matters por Howie Hahn Ingeniero de ventas senior de Esker.
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