Compartir la entrada "Cuando Finanzas, Compras y AP se unen para el éxito"
Los gestores de la cadena de suministro se están adaptando a la actual situación con importantes cambios en su estrategia y gestión. Resulta necesario para recuperarse del impacto recibido y actuar un entorno bien diferente al que existía antes de marzo de 2020. La digitalización la cadena de suministro es, sin duda, un cambio imprescindible a implementar, pero hay que evitar que ese avance tecnológico corra como un jinete sin cabeza. Si los gestores de la cadena de suministro y directores de Finanzas, Compras y AP (Cuentas por Pagar) se alinean, podrán dirigirlo para que apoye la gestión sostenible de la compañía.
Aunar Finanzas, Compras y AP: gestionar la cadena de suministro para la sostenibilidad
En este sentido, el director financiero y su equipo estarán siempre en el núcleo de una gestión sostenible, puesto que el principio de la sostenibilidad es obtener beneficios y aumentar el potencial para generarlos. Esas cuatro “cabezas pensantes” implicadas en el ciclo de Compras, aunarán esfuerzos con la mirada en ese objetivo. Además, el CFO será el que tienda puentes con los responsables de la gestión del ciclo de Ventas para apuntar al mismo fin.
El ciclo de aprovisionamiento (P2P) tiene un impacto positivo en las finanzas corporativas cuando se gestiona con eficiencia, pues ayuda tanto a controlar gastos como a mejorar la productividad. Incluso, contribuye a la eficiente gestión del efectivo.
Sin embargo, en ocasiones se producen errores e ineficiencias en su gestión que disminuyen la rentabilidad empresarial y dificultan la gestión óptima de la liquidez:
- Ineficiencias en el proceso de planificación y adquisición de materiales que pueden provocar problemas de abastecimiento y, por tanto, que se asuman sobrecostes al intentar garantizar el servicio a los clientes.
- Ineficiencias en los sistemas de pedido y gestión de las facturas de proveedores desde su recepción hasta el pago, que generan faltas de productividad y costes.
- Falta de control presupuestario:
- Solicitudes de compra de bienes y servicios que están fuera de presupuesto.
- Faltas de control de los gastos indirectos.
- Errores en la gestión del pago de facturas que provocan ineficiencias en la gestión del efectivo:
- Realizar pagos anticipados de facturas que no se hayan planificado ni controlado por la empresa. O no aprovechar la oportunidad de hacerlo para obtener descuentos, siempre que la gestión del efectivo lo permita.
- Retrasar los pagos que generan penalizaciones además de dañar la imagen y las buenas relaciones con los proveedores. No pagar con puntualidad a los proveedores más pequeños o con una situación financiera débil, que puede debilitar la cadena de suministro.
Digitalizar el ciclo P2P: mayor visibilidad, mayor rentabilidad
Indudablemente estos problemas de gestión se minimizan cuando se utiliza una solución integral del ciclo P2P desde la solución integral del ciclo P2P y Compras hasta la de Cuentas por Pagar. Con ella, los responsables y equipos implicados podrán transformar los procesos manuales en electrónicos, dotando a los departamentos de Compras y AP de tecnología para la gestión inteligente de todos los procesos, seguimiento de KPIs e informes personalizables.
Los responsables de estos departamentos y de Finanzas podrán monitorizar el rendimiento y analizar cómo están contribuyendo a incrementar la rentabilidad y por tanto, al objetivo de sostenibilidad. Algunos KPIs de Compras y AP que se pueden monitorizar con mucha más facilidad y precisión gracias a la digitalización son, por ejemplo:
Para Compras:
- Ahorro total de costes
- Desviación respecto al presupuesto
- Periodos medios de entrega por proveedor
- Desviaciones de plazos negociados
Para AP (Cuentas por Pagar)
- Tiempo de procesamiento de una factura
- Ratios de facturas con excepciones
- Facturas procesadas al día por empleado
La digitalización del ciclo P2P de extremo a extremo aporta herramientas que permiten mejorar las relaciones y negociación con los con los proveedores, reforzar la prevención de fraude, la gestión óptima de descuentos, realizar controles presupuestarios y seguimientos de KPIs basados en análisis en tiempo real. Así como optimizar la gestión del flujo de caja. En definitiva, aporta beneficios que apuntan directamente a la creación de valor sostenible para la empresa.
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María Jesús es economista por C.U.N.E.F. y escritora de contenidos digitales técnicos en blogs y otros medios sobre gestión financiera y digitalización de las finanzas empresariales. Con experiencia en el área financiera de empresas, fundaciones o asociaciones así como en la venta consultiva del ERP Microsoft Dynamics NAV y formación en su utilización.