6 preguntas de autochecking de tu gestión de Cuentas por Cobrar y una solución para optimizarla

Gestión de cuentas por cobrar

Las empresas están analizando el impacto de la situación actual en el flujo de caja y las previsiones realizadas, identificando escenarios y concretando acciones para optimizar la caja y el working capital. Esta optimización necesita de una gestión de Cuentas por Cobrar eficiente que logre minimizar la morosidad y los impagos, reducir el periodo medio de cobro, disminuir los costes y acrecentar la confianza de los clientes.

En el entorno actual los sucesos que impactan en el proceso de cobro son rápidos y cambiantes. Por ello, los tesoreros y responsables de la gestión de Cuentas por Cobrar se exigen esa eficiencia con la presión añadida de tener que dar respuestas muy ágiles y flexibles.

6 preguntas de autochecking de la eficiencia de la gestión de Cuentas por Cobrar

Dichos responsables deberían hacer un alto en su apremiante trabajo para analizar seis aspectos clave del proceso de Cuentas por Cobrar mediante algunas preguntas, también en el caso de que el proceso de facturación se lleve a cabo de forma electrónica.

  1. ¿Hay ineficiencias ocultas en el envío de facturas que puedes sacar a la luz?

Sin duda, se pueden producir ineficiencias ya desde el primer paso del proceso, que es el envío de facturas. Puede ser el empleo de un tiempo excesivo para adaptarse a los distintos formatos con los que trabajan los clientes, sobre todo si quieren facturas en papel y hay que enviarlas por correo postal, o archivar junto a las facturas, muchos y variados documentos justificativos.

También habría que evaluar, por ejemplo, las ineficiencias debidas a errores en la facturación a clientes de otros países, por incumplir las regulaciones de facturación por las que se rigen, además del tiempo que conlleva asegurar la conformidad legal de las facturas.

  1. ¿Tiene tu equipo visibilidad completa de las tareas y datos necesarios para gestionar el cobro y reclamar la deuda?

Las personas encargadas de reclamar el cobro o la deuda, utilizan muchos datos y documentos en diferentes aplicaciones a la vez, tienen que contactar con los clientes, hacer anotaciones sobre aspectos clave de lo tratado con ellos, etc.

Esto puede llevar a que dediquen más tiempo del necesario a priorizar y planificar las acciones a realizar, tiempo que se roba a la ejecución de las tareas implicadas en la gestión de Cuentas por Cobrar.

  1. ¿La gestión del cobro y la deuda es proactiva? ¿Qué falta para que lo sea?

La gestión del cobro y la deuda es siempre vital para una empresa, pero en estos momentos de mayores problemas de liquidez, cobra aún más valor. Es importante que revises la eficacia del sistema de seguimiento de cobros y recordatorios a clientes de los saldos pendientes.

Dicho sistema se suele apoyar en la tecnología para rastrear las cuentas por cobrar y automatizar el estado de las cuentas de los clientes, evitando que las personas encargadas de reclamar el cobro realicen búsquedas manuales. La tecnología también permite automatizar los recordatorios de pago y medir el comportamiento de los clientes en este aspecto.

Sin embargo, es también importante conseguir que ese cobro puntual no enfríe la confianza en las relaciones con los clientes, con más motivo si se trata de clientes estratégicos. Por ello, debes asegurar que el sistema permite flexibilizar y personalizar las acciones con los clientes.

  1. ¿Haces un estudio causa-raíz de los retrasos en los pagos para controlar el riesgo de clientes?

Como responsable de la gestión de Cuentas por Cobrar debes conocer de forma clara y medible las causas clasificadas de los retrasos o de los impagos. Si realizas un análisis causa-raíz de esos retrasos o impagos, podrás saber si se deben a defectos en la gestión y resolverlos de forma proactiva.

  1. ¿Haces el seguimiento de un conjunto de KPIs de la gestión del cobro que permitan mejorar el control del flujo de caja?

Te conviene monitorizar algunos indicadores relevantes de la gestión del cobro y del comportamiento de los clientes como por ejemplo:

  • DSO o periodo medio de cobro
  • Tasa de vencimiento
  • Facturas pagadas
  • Recordatorios de pago enviados
  • PDF de solicitudes y mensajes de clientes recibidos, etc.

Su seguimiento te permitirá obtener una imagen clara y más completa del flujo de caja e identificar tendencias de pago. Si lo complementas con el análisis causa-raíz, podrás prever posibles situaciones perjudiciales antes de que se materialicen, mejorando así la situación del riesgo comercial.

  1. ¿Facilitas el pago a tus clientes? ¿La conciliación de cobros es una tarea sencilla?

Indudablemente, los pagos son cada vez más digitales. ¿En qué medida facilitas el pago por internet a tus clientes? ¿Puedes ofrecerles una visión clara y actualizada del estado de las cuentas en un portal web, en el que puedan también gestionar sus  preferencias de pago o presentar una disputa?

Considera también si el proceso de conciliación de cobros se puede gestionar con más precisión y emplear en ello menos tiempo.

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