Compartir la entrada "La necesidad del forecast y el cuadro de mando ante situaciones imprevistas"
El actual entorno adverso, cambiante e incierto, ha urgido a las empresas a establecer un plan de contingencia y continuidad de negocio o, al menos, a evaluar los riesgos clave a los que se enfrentan y determinar planes de respuesta. El riesgo comercial y los creados en la cadena de suministro son los principales riesgos operativos. A estos se suman los generados en el ámbito laboral y, en el campo de las finanzas corporativas, la falta de liquidez. En este contexto, el rolling forecast y el cuadro de mando se revelan como herramientas eficaces para optimizar la gestión y lograr minimizar esos riesgos.
Son tiempos para tomar decisiones de emergencia ágiles y concretar medidas e iniciativas eficaces para ejecutar los planes de crisis y recuperación. El Comité de Dirección y los directores/responsables de las áreas de negocio se han visto urgidos a tomar medidas de resistencia en el corto plazo. Pero deben también renovar y reorganizar su gestión con el fin de preparar el retorno a la normalidad, recuperar paulatinamente la productividad y asegurar el futuro del negocio.
Estas decisiones y medidas se basan en los análisis de impacto sobre el negocio de los KPIs de los procesos críticos identificados en el plan de continuidad. La elección de los KPIs de determinados procesos clave y su seguimiento mediante el cuadro de mando, debe considerar los riesgos que ahora son más amenazantes. En esta línea, las áreas más afectadas por la situación serán el Control de Gestión, Finanzas/Tesorería, Comercial, Atención al Cliente y Dirección de RRHH.
El Control de Gestión y la Función Financiera deben asegurar la continuidad de las operaciones comerciales
El Control de Gestión y la Función Financiera se convierten en las circunstancias actuales, en funciones estrella para gestionar la principal preocupación de las empresas: la falta temporal de tesorería hasta que la productividad vuelva a su curso y no disponer de liquidez que asegure continuidad de sus operaciones. Las tareas ineludibles a realizar se pueden resumir en:
- Evaluar el impacto en el negocio de la nueva situación
- Definir un nuevo modelo de previsión financiera de emergencia
- Analizar el estado de las cuentas por cobrar y prever las demoras en los pagos o posibles impagos
- Reducir costes
- Hacer un uso eficiente de los fondos y productos de liquidez provistos por las entidades financieras, incluidas las líneas de financiación de carácter urgente avaladas por el gobierno u otros programas y ayudas
Así mismo, el modelo de negocio debe considerar las necesidades de liquidez y estudiar si se puede racionalizar la oferta de productos/servicios y si ha dejado de ser rentable vender a ciertos clientes o mercados más afectados por la situación.
El importante cambio que ha sufrido el entorno ha dejado obsoletos los planes y presupuestos realizados con anterioridad, pues se establecieron bajo unas hipótesis completamente diferentes.
Por ello, además de realizar los rolling forecasts* mensuales, conviene tomar el pulso al negocio más a corto plazo, por ejemplo, semanalmente, monitorizando a través del cuadro de mando los principales KPIs de negocio (p.ej. número de productos fabricados y vendidos, disponibilidad de los centros de producción, cuota de mercado) y de Tesorería (p.ej., ratios de liquidez y liquidez inmediata, ciclo de conversión de efectivo).
Muchas empresas han creado un comité que se reúne cada semana para realizar este proceso. Lo forman el CEO, los controllers, el director financiero y los directores de las principales áreas de negocio. De esta forma, la Dirección puede recoger señales claras de riesgo y evaluar su impacto sobre el negocio. Estas monitorizaciones alimentarán el próximo forecast que se realice.
El cuadro de mando aporta visibilidad en tiempo real de los datos clave del negocio
Para que la monitorización y los rolling forecasts tomen datos fiables y se realicen con la agilidad que ahora se demanda, se hace necesaria una herramienta digital como la funcionalidad del cuadro de mando de Esker. Es una herramienta colaborativa y por ello, muy oportuna ahora que muchos directivos teletrabajan. Les permite acceder a información exacta siempre que lo necesiten, realizar un seguimiento de los KPIs definidos según su conveniencia y disponer de visibilidad en tiempo real, con la posibilidad de configurar el panel de control a su medida. La información se puede compartir y analizar fácilmente a fin de identificar áreas de mejora y repartir adecuadamente la carga de trabajo.
Esker se ofrece como solución cloud, por lo que se puede utilizar en cualquier dispositivo con acceso a internet. Ante situaciones imprevistas, en este caso una crisis sanitaria pero pueden producirse otras similares, hemos visto la necesidad de estar preparados con herramientas digitales que nos permitan trabajar desde cualquier lugar.
La solución de Cuentas por cobrar de Esker ofrece una amplia gama de funcionalidades, además del cuadro de mando, lo que la convierte en una solución ágil y flexible para mejorar la capacidad de respuesta de la empresa ante un entorno cambiante como el actual y tomar decisiones certeras que aseguren la continuidad del negocio, gracias a un mejor control de los riesgos económicos y financieros.
* Proceso por el que se realizan proyecciones de los presupuestos sobre el futuro, que se actualizan con frecuencia y de forma continua en circunstancias cambiantes.
María Jesús es economista por C.U.N.E.F. y escritora de contenidos digitales técnicos en blogs y otros medios sobre gestión financiera y digitalización de las finanzas empresariales. Con experiencia en el área financiera de empresas, fundaciones o asociaciones así como en la venta consultiva del ERP Microsoft Dynamics NAV y formación en su utilización.