5 KPIs que convierten al responsable del Departamento de Accounts Receivable en una estrella en 2023 馃専

Kpis AR

El responsable del Departamento de Accounts Receivable (AR) o Cuentas por Cobrar trabaja duro por monitorizar el rendimiento de este proceso y apenas alcanza la gloria por ello.

Sin embargo, 驴no es cierto que el efectivo es el rey y que es una necesidad imperiosa que cale en toda la empresa la 鈥渃ultura del efectivo鈥? 隆El responsable de AR est谩 llamado a salir de la oscuridad y convertirse en una estrella!

Si este departamento est谩 digitalizado, el profesional de AR es mucho m谩s veloz, eficaz y eficiente y merece compartir el protagonismo dentro de su compa帽铆a. Incluso si a煤n no trabaja de forma completamente digital, merece igualmente que su trabajo brille con luz propia.

El alcance para la empresa de una eficiente gesti贸n del Departamento de Accounts Receivable

驴Por qu茅 es tan vital una gesti贸n eficiente de las Cuentas por Cobrar y por qu茅 es importante m谩s all谩 del Departamento de AR? Porque impacta de forma importante en dos aspectos capitales: la rentabilidad y el riesgo de la compa帽铆a.

Impacta en la rentabilidad empresarial porque la pol铆tica de cobro est谩 alineada con la pol铆tica de cr茅dito y 茅sta, a su vez, con la capacidad productiva o el nivel de prestaci贸n de servicios, los costes y m谩rgenes.

Adem谩s, una gesti贸n eficaz del cobro revierte en un mayor control de la tesorer铆a corporativa y m谩s eficiencia en la gesti贸n de los flujos de efectivo. La menor incertidumbre en el cobro evita mantener saldos ociosos -y costosos para la empresa-, que se pueden rentabilizar si se destinan a inversiones a corto plazo o al pronto pago de facturas a cambio de descuentos.

Sin embargo, una gesti贸n poco eficiente del cobro provoca una disminuci贸n en las entradas de efectivo y en consecuencia, menor liquidez. Esto puede aumentar el riesgo de insolvencia.

KPIs m谩s relevantes para el seguimiento de la gesti贸n de las cuentas por cobrar

El responsable de Accounts Receivable dispone de muchas cifras y datos a analizar. Es importante que acierte en la elecci贸n de los KPIs m谩s relevantes para seguir el rendimiento de la gesti贸n del Departamento.

Destaco 5 KPIs claves que necesita para ello y que debe compartir internamente, pues su funci贸n es protagonista en la buena marcha de la empresa.

Periodo Medio de Cobro (PMC o DSO) 鈥 Days Sales Outstanding

Es el n煤mero de d铆as que, por t茅rmino medio, son necesarios para convertir las cuentas por cobrar en efectivo. Es el primer indicador a monitorizar y, si evoluciona disminuyendo o manteniendo su valor, el responsable de AR felicitar谩 a su equipo y se dedicar谩 a sostener o mejorar los esfuerzos de cobro.

Por el contrario, si se produce un aumento del DSO, deber谩 alertarse y analizar las causas. Pueden estar en deficiencias en la ejecuci贸n del cobro o bien tener problemas con los clientes, por lo que convendr谩 informar al CFO o al Representante de Servicio al Cliente.

脥ndice de Efectividad del Cobro (CEI) 鈥 Collections Effectiveness Index

Es el ratio entre el importe del dinero que se ha cobrado durante un per铆odo de tiempo dado y el importe de cuentas por cobrar disponibles para el cobro en dicho per铆odo. Los mejores resultados son los m谩s pr贸ximos al 100%.

El responsable del Departamento de Accounts Receivable deber谩 revisar las acciones que pueden ayudar a mejorar este ratio como, por ejemplo, sistematizar el recordatorio de los vencimientos de las facturas o revisar los procedimientos de cobro, analizar si los plazos fijados se adaptan en la medida de lo posible, al flujo de ingresos de los clientes, etc.

An谩lisis de Causa-Ra铆z

Como he dicho, conviene analizar qu茅 causas han originado un determinado problema o incidencia y representar los resultados de forma gr谩fica.

Por ejemplo, el an谩lisis y representaci贸n de los motivos (causas), tanto registrados como no registrados, de las demoras en el pago de los clientes, pueden ayudar al responsable de AR a deducir que ha aumentado del riesgo de insolvencia de los clientes o lo que ocurre es que se han ampliado las condiciones del cr茅dito otorgado a clientes.

Ratios de cr茅ditos y disputas sobre facturas

Un n煤mero significativo de cr茅ditos y/o disputas sobre facturas puede impactar negativamente en el DSO y en las relaciones con los clientes.

Estos ratios dan pautas al responsable de Accounts Receivable para trabajar con el Gestor de Cr茅ditos y el responsable de Atenci贸n al Cliente. Por ejemplo, permitir谩n clasificar a los clientes en funci贸n del riesgo de insolvencia e identificar si algunos que retrasan el pago son rentables o no, y justificar posibles ajustes en las pol铆ticas de cr茅dito y en los plazos de pago.

La informaci贸n del ratio de disputas sobre facturas le llevar谩, por ejemplo, a revisar con el responsable del Servicio de Atenci贸n al Cliente si las facturas emitidas se ajustan a la legalidad o hay errores en la facturaci贸n, etc., para enmendar las incidencias que dificultan los pagos. As铆 mismo, deber谩 revisar las deducciones por cargos de clientes y analizar su tratamiento.

Previsi贸n de cobros

Estimar la cantidad de efectivo a recibir en un periodo determinado de tiempo, puede ser muy 煤til para adaptar los esfuerzos de cobro seg煤n las necesidades potenciales de efectivo de la compa帽铆a. Adem谩s, permite aportar datos precisos al Controller o al Tesorero para sus previsiones de cash flow.

Es decir, la gesti贸n eficiente del cobro apoya la eficiencia en la gesti贸n del flujo de caja, que es un aspecto vital para la supervivencia y crecimiento de una empresa.

Conclusi贸n

S铆, el responsable de Cuentas por Cobrar puede sentirse una estrella, porque comparte informaci贸n muy valiosa para los directivos de la compa帽铆a, desde el c鈥搒uite hasta el CFO, el Controller, los responsables de Tesorer铆a, del Servicio al Cliente o del Departamento Comercial, y para sus equipos. Y, como no, para el equipo de ventas y otros como producci贸n, log铆stica, calidad鈥 que pueden necesitar la informaci贸n recabada por el responsable de Accounts Receivable.

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