5 KPIs que convierten al responsable del Departamento de Accounts Receivable en una estrella

El responsable del Departamento de Accounts Receivable (AR) o Cuentas por Cobrar trabaja duro por monitorizar el rendimiento de este proceso y apenas alcanza la gloria por ello.

Sin embargo, ¿no es cierto que el efectivo es el rey y que es una necesidad imperiosa que cale en toda la empresa la “cultura del efectivo”? ¡El responsable de AR está llamado a salir de la oscuridad y convertirse en una estrella!

Si este departamento está digitalizado, el profesional de AR es mucho más veloz, eficaz y eficiente y merece compartir el protagonismo dentro de su compañía. Incluso si aún no trabaja de forma completamente digital, merece igualmente que su trabajo brille con luz propia.

El alcance para la empresa de una eficiente gestión del Departamento de Accounts Receivable

¿Por qué es tan vital una gestión eficiente de las Cuentas por Cobrar y por qué es importante más allá del Departamento de AR? Porque impacta de forma importante en dos aspectos capitales: la rentabilidad y el riesgo de la compañía.

Impacta en la rentabilidad empresarial porque la política de cobro está alineada con la política de crédito y ésta, a su vez, con la capacidad productiva o el nivel de prestación de servicios, los costes y márgenes.

Además, una gestión eficaz del cobro revierte en un mayor control de la tesorería corporativa y más eficiencia en la gestión de los flujos de efectivo. La menor incertidumbre en el cobro evita mantener saldos ociosos -y costosos para la empresa-, que se pueden rentabilizar si se destinan a inversiones a corto plazo o al pronto pago de facturas a cambio de descuentos.

Sin embargo, una gestión poco eficiente del cobro provoca una disminución en las entradas de efectivo y en consecuencia, menor liquidez. Esto puede aumentar el riesgo de insolvencia.

KPIs más relevantes para el seguimiento de la gestión de las cuentas por cobrar

El responsable de Accounts Receivable dispone de muchas cifras y datos a analizar. Es importante que acierte en la elección de los KPIs más relevantes para seguir el rendimiento de la gestión del Departamento.

Destaco 5 KPIs claves que necesita para ello y que debe compartir internamente, pues su función es protagonista en la buena marcha de la empresa.

Periodo Medio de Cobro (PMC o DSO) – Days Sales Outstanding

Es el número de días que, por término medio, son necesarios para convertir las cuentas por cobrar en efectivo. Es el primer indicador a monitorizar y, si evoluciona disminuyendo o manteniendo su valor, el responsable de AR felicitará a su equipo y se dedicará a sostener o mejorar los esfuerzos de cobro.

Por el contrario, si se produce un aumento del DSO, deberá alertarse y analizar las causas. Pueden estar en deficiencias en la ejecución del cobro o bien tener problemas con los clientes, por lo que convendrá informar al CFO o al Representante de Servicio al Cliente.

Índice de Efectividad del Cobro (CEI) – Collections Effectiveness Index

Es el ratio entre el importe del dinero que se ha cobrado durante un período de tiempo dado y el importe de cuentas por cobrar disponibles para el cobro en dicho período. Los mejores resultados son los más próximos al 100%.

El responsable del Departamento de Accounts Receivable deberá revisar las acciones que pueden ayudar a mejorar este ratio como, por ejemplo, sistematizar el recordatorio de los vencimientos de las facturas o revisar los procedimientos de cobro, analizar si los plazos fijados se adaptan en la medida de lo posible, al flujo de ingresos de los clientes, etc.

Análisis de Causa-Raíz

Como he dicho, conviene analizar qué causas han originado un determinado problema o incidencia y representar los resultados de forma gráfica.

Por ejemplo, el análisis y representación de los motivos (causas), tanto registrados como no registrados, de las demoras en el pago de los clientes, pueden ayudar al responsable de AR a deducir que ha aumentado del riesgo de insolvencia de los clientes o lo que ocurre es que se han ampliado las condiciones del crédito otorgado a clientes.

Ratios de créditos y disputas sobre facturas

Un número significativo de créditos y/o disputas sobre facturas puede impactar negativamente en el DSO y en las relaciones con los clientes.

Estos ratios dan pautas al responsable de Accounts Receivable para trabajar con el Gestor de Créditos y el responsable de Atención al Cliente. Por ejemplo, permitirán clasificar a los clientes en función del riesgo de insolvencia e identificar si algunos que retrasan el pago son rentables o no, y justificar posibles ajustes en las políticas de crédito y en los plazos de pago.

La información del ratio de disputas sobre facturas le llevará, por ejemplo, a revisar con el responsable del Servicio de Atención al Cliente si las facturas emitidas se ajustan a la legalidad o hay errores en la facturación, etc., para enmendar las incidencias que dificultan los pagos. Así mismo, deberá revisar las deducciones por cargos de clientes y analizar su tratamiento.

Previsión de cobros

Estimar la cantidad de efectivo a recibir en un periodo determinado de tiempo, puede ser muy útil para adaptar los esfuerzos de cobro según las necesidades potenciales de efectivo de la compañía. Además, permite aportar datos precisos al Controller o al Tesorero para sus previsiones de cash flow.

Es decir, la gestión eficiente del cobro apoya la eficiencia en la gestión del flujo de caja, que es un aspecto vital para la supervivencia y crecimiento de una empresa.

Conclusión

Sí, el responsable de Cuentas por Cobrar puede sentirse una estrella, porque comparte información muy valiosa para los directivos de la compañía, desde el c–suite hasta el CFO, el Controller, los responsables de Tesorería, del Servicio al Cliente o del Departamento Comercial, y para sus equipos. Y, como no, para el equipo de ventas y otros como producción, logística, calidad… que pueden necesitar la información recabada por el responsable de Accounts Receivable.

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