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El departamento de contabilidad en 5 KPIs
Los llamados indicadores de rendimiento o KPIs se han convertido en un instrumento fundamental para marcar el camino de las organizaciones. Para saber si van bien dirigidas al éxito, o si en cambio corren el riesgo de desviarse hacia el fracaso.
El problema es que a veces hay muchos datos que medir, y pretender tener registrada y controlada toda la información relativa a la evolución del negocio puede llegar a ser una tarea interminable y estresante. Además, podríamos llegar a fiarnos de indicadores poco significativos, o atender a parámetros que en un momento dado podrían llevarnos a confusión.
No por medir más vamos a medir mejor, y se trata de saber distinguir las constantes vitales que mejor pueden diagnosticar la salud de la organización.
Esto sucede, por ejemplo, en los departamentos de contabilidad de las empresas. Anteriormente considerados poco menos que periféricos, ahora ya empiezan a ser entendidos como generadores de rentabilidad para el negocio.
Por ello se presta cada vez más atención a sus procesos, a su evolución y a sus KPIs. Pero los responsables de estos departamentos a menudo no saben si están midiendo correctamente sus KPIs, y además no disponen de las herramientas para hacerlo con la debida efectividad.
Desde la experiencia de Esker en la automatización de pagos a proveedores, aquí proponemos cinco KPIs básicos que debería seguir un departamento de contabilidad para desarrollar todo su potencial:
- ¿Cuánto nos está costando procesar una sola factura? Sabiéndolo, las empresas serán capaces de diseñar una estrategia que les ayude a aligerar ese coste.
- ¿Cuánto estamos tardando en procesar cada factura? Es la forma de detectar qué es lo que está ralentizando el proceso, y cómo solucionarlo.
- ¿Cuántas facturas de proveedores está gestionando al día cada empleado? No sólo servirá para mejorar la operativa, sino para identificar qué proveedores son más problemáticos.
- ¿Qué porcentaje de facturas van vinculadas al mismo número de pedido? Es una forma de calibrar si el proceso es verdaderamente ágil y eficiente.
- ¿Qué porcentaje de facturas de nuestros proveedores vienen con excepciones? Cuanto menor sea el ratio, mejor lo estaremos haciendo.
Pero además de saber qué KPIs nos interesan más, debemos contar con los medios – la tecnología – para extraer, presentar, ordenar y coordinar los datos. En este documento que te puedes descargar desarrollamos más ampliamente nuestra visión sobre los KPIs relativos a los pagos a proveedores y cómo medirlos.
La conclusión a la que llegamos es que no existe una fórmula secreta e infalible. Se trata simplemente de medir los KPIs más valiosos de acuerdo con los objetivos de negocio; y contar con una herramienta efectiva para medirlos, al tiempo que se mejora todo el proceso de gestión de facturas de proveedores.
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