Compartir la entrada "Cómo optimizar la gestión de facturas de proveedores en un Centro de Servicios Compartidos"
¿Tu empresa tiene sucursales o filiales, nacionales o internacionales, con muchos proveedores que gestionar? ¿Tienes dificultad para tener visibilidad sobre los costes reales de los suministros? ¿Sobre la eficiencia de la gestión de las facturas, con duplicados, costes adicionales de corrección de errores, tiempo al teléfono con proveedores reclamando su cobro, sin ningún programa que te ayude a disminuir el estrés?
Entonces puede inspirarte el caso del Grupo ADVEO, que con Esker está digitalizando la gestión centralizada de su Centro de Servicios Compartido (CSC). Grupo Adveo ya utilizaba la solución de Esker de automatización de flujos documentales, para enviar facturas a clientes por correo postal desde su centro de producción de cartas. Este año, decidió adoptar tecnología Esker de nuevo para la parte del suministro, en vistas de optimizar los costes de gestión y aumentar la visibilidad en la gestión de sus facturas de proveedores en modo Servicio.
El CSC de Grupo ADVEO y su digitalización mediante la automatización de facturas
Hoy Grupo ADVEO es una de las más importantes compañías europeas, especializada en la distribución mayorista de material y soluciones integrales para entornos de trabajo y enseñanza. A finales de 2015 inició un ambicioso proyecto de transformación de su modelo de negocio, convirtiéndose de mayorista tradicional a “La Plataforma Europea de Soluciones para Entornos de Trabajo”. Con la creación en Madrid del Centro de Servicios Compartidos (Adveo Global Services, AGS) dentro de este proceso de transformación, se pretende que las filiales del Grupo puedan enfocar sus esfuerzos en las tareas estratégicas de su negocio principal y mantener una ventaja competitiva.
AGS se configura como una entidad especializada de gestión centralizada y centro de excelencia de aquellas funciones transversales al negocio, como IT, Finanzas y Administración, RRHH y determinadas actividades de Logística y Product Marketing. AGS es el “brazo armado de la gestión”, que busca ser competitivo y actuar como un proveedor de calidad, además de asegurar que las filiales implementan y cumplen los procesos corporativos.
La automatización de facturas de proveedores se ha implementado este año en AGS –Madrid- y se están implementando en las filiales del Grupo (en Italia, Portugal, Alemania, Francia, Benelux y España), operando desde el Centro de Recursos Compartido – AGS. Desde AGS se tratan unas 10.000 facturas de tipo financiero, mientras que en el conjunto de las filiales el volumen ronda las 240.000 facturas anuales, la mayoría conciliadas con pedidos de compra a proveedores.
Crear un Centro de Servicios Compartidos da la oportunidad de avanzar significativamente en eficiencia y ahorro en la gestión global de la empresa. Sin embargo, éstas pueden sufrir incluso pérdida de valor a causa de la falta de control y visibilidad sobre la gestión de algo tan importante como es el aprovisionamiento, en particular para una empresa mayorista.
Por ello, y dado el alto volumen de facturas a gestionar, la integración de la nueva solución pretende conseguir dos objetivos de especial interés:
- Obtener visibilidad y trazabilidad del estado de sus facturas, a fin de optimizar sus procesos administrativos y de gestión de caja
- Tener plena visibilidad sobre el ciclo de facturas, desde el portal que ofrece Esker y en el ERP de la compañía.
Funcionamiento y ventajas de la automatización del proceso de cuentas a pagar desde el Centro de Servicios Compartidos
La solución de Esker permite a Grupo ADVEO capturar y validar facturas procedentes de diferentes países, cada uno con su legislación particular, e integrar esos procesos con el ERP propio de cada país.
El objetivo es reducir el flujo de papel en un 90%, para gestionar las facturas de los proveedores en formato electrónico, mejorando y reduciendo las tareas de verificación y codificación, y garantizar también el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales en términos de conservación y custodia en los países en los que tiene presencia la compañía.
El flujo de validación de las facturas admite dos niveles iniciales, en función del tipo de proveedor y por criterio de montante, discriminando aquellas facturas de importe superior a un umbral determinado, que tienen un proceso particular en el que interviene también el responsable del departamento. Además, las tareas de aprobación se pueden realizar en movilidad, mediante la APP Esker Anywhere, lo que agiliza la gestión y reduce los tiempos de proceso.
Algunas ventajas de la gestión automatizada de facturas de proveedores en el Centro de Servicios Compartido, son:
- Estandariza procesos
- Simplifica la gestión (código de país, referencias, acciones, etc.)
- Gestiona el workflow de validación por fuera de los sistemas de gestión, permitiendo mayor agilidad, menos costes y una resolución eficiente con trazabilidad para cada una de las etapas de gestión
- Registra las facturas en tiempo real y permite una gestión del IVA inmediata
- Proporciona una visibilidad absoluta sobre proveedores, materiales y centros de negocio, dando respuestas a las filiales de forma fácil y rápida
De esta forma, el área de Cuentas a Pagar transforma la gestión de las facturas de proveedores, pasando de un enfoque exclusivo de minimización de costes, a la generación de ingresos por ahorros en facturas (pronto pago, gestión eficiente, etc.). Estas ventajas se suman a las que proporcionan las soluciones de automatización de Esker para la gestión de facturas de clientes y la de facturas de cargos, dada la tendencia cada vez más acentuada hacia un control por parte de los gobiernos, de controlar desde una sola plataforma estatal, todas las facturas entrantes y salientes. Prueba de ello, la situación en Italia con el sistema SDI y el FACe B2B en España. Para más información sobre la situación legal de facturación en diferentes países donde Esker opera, se puede consultar el mapa de conformidad disponible en esta web.
Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Procure-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.