URSA se pone manos a la obra digitalizando su ciclo de venta y aprovisionamiento

Como si fuera un mecano, URSA, uno de los mayores fabricantes de materiales de aislamiento térmico y acústico que opera en más de 40 países, se propuso digitalizar su ciclo de venta y aprovisionamiento debido a su necesidad de alinear a sus equipos, sus procesos y su tecnología. Querían hacer un acople general de todas las piezas de sus procesos en el resto de países ya que en 2007 implementaron la digitalización de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar en las oficinas centrales de Madrid.

Se trataba de una tarea de altura, puesto que anualmente la sede de URSA en Polonia gestiona 65.000 facturas y notas de crédito. El reto al que se enfrentaban era la necesidad de reducir la complejidad de los procesos de AP y AR y la importancia de elegir el socio tecnológico apropiado para digitalizar un proyecto de tal envergadura.

Escogiendo el mejor aparejo…

En 2017 decidieron que debían mejorar la eficiencia de sus procesos del ciclo de venta y aprovisionamiento, por lo que URSA se decantó por utilizar un servicio de digitalización SaaS (Software as a Service) para todas sus filiales. Para ello, implementó la solución de Cuentas por Pagar con un programa piloto en Francia, Bélgica y Alemania antes de abrir el caudal para el resto de países. Y realizó la misma técnica con la solución de Cuentas por Cobrar puesto que gestionaban de manera manual más de 20.000 facturas anuales entre sus equipos de atención al cliente de Italia, Polonia, Hungría, Croacia, Eslovenia y Francia teniendo en cuenta la normativa legal de cada país. 

Necesitábamos una solución que integrase nuestros procesos de AP y de AR en una única plataforma y que intercambiase datos con nuestro sistema SAP”.  Gregor Miklavčič | European IT Manager

Una vez firmada el acta de fin de obra de las soluciones de AR y AP para sus ciclos de venta y aprovisionamiento, también decidió llevar a cabo la digitalización de su gestión de pedidos. URSA estableció el objetivo para que el 80% de los pedidos de sus clientes los gestionara la plataforma de Esker. Se usó un programa piloto en dos países antes de hacerlo extensible al resto, en Italia y Austria, para probar que los cimientos fueran válidos para dos terrenos totalmente diferentes.

…y conseguir una construcción final digitalizada del ciclo de venta y aprovisionamiento

Una vez hecha la implementación completa de las soluciones de Cuentas por Pagar, Cuentas por cobrar y Gestión de Pedidos comenzó el rodaje de sus procesos a los que se podía acceder desde la misma plataforma.

 Ursa puede gestionar y enviar facturas en PDF por correo electrónico de su ciclo de venta a cualquiera de sus filiales. La plataforma basada en Inteligencia Artificial extrae los datos, los verifica y los integra en SAP para que sean validados por la filial correspondiente. Gracias a la solución de Cuentas por Pagar puede gestionar las facturas de proveedores un 30% más rápido y controlar fácilmente los flujos de documentos y asegurarse de que no existan errores. Beneficios que han visto tras su uso:

• Cómodo archivado de documentos.
• Una mayor visibilidad y un seguimiento de auditoría completo.
• Aprobaciones de facturas sobre la marcha con la aplicación móvil de Esker, Esker AnywhereTM.
• Paneles inteligentes con KPIs e informes (por ejemplo, de facturas gestionadas mensualmente, facturas pendientes, control de rendimiento del equipo, carga de trabajo del equipo, etc.)

La normativa de facturación electrónica de cada país es diferente y URSA lo estaba gestionando de manera manual en cada una de sus filiales. La solución de Cuentas por Cobrar envía automáticamente las facturas por correo electrónico en formato PDF menos en Italia que la regulación es diferente (el procedimiento que sigue es comunicándose con la plataforma SDI del gobierno con las facturas entrantes y salientes) y en Hungría (para este país se mandan las facturas con comprobante de entrega y Sovos, integrada en la plataforma, firma el PDF). Y las características que destacan y mejoran sus procesos:

• Facturación electrónica y archivado que cumplen las normas legales en muchos países.
• Entrega más rápida de las facturas, al no depender ya de los servicios postales.
• Mayor visibilidad del estado de la facturación gracias a los paneles de mando y las métricas
• Reducción en el uso de consumibles, como papel y tinta, lo que ahorra tanto dinero como materiales.

“Nuestro TCO ha sido positivo por tres motivos: la flexibilidad de la solución de Esker, que se adapta a nuestros equipos multinacionales y a nuestras necesidades, la tecnología basada en IA de Esker y el apoyo de Esker en cada paso a lo largo de todo el proceso” Gregor Miklavčič | European IT Manager

La gestión de pedidos tomó impulso tras el éxito del programa piloto de digitalización lanzado en Italia y Austria (10.000 y 4.200 pedidos anuales gestionados respectivamente). Los tiempos de gestión se vieron reducidos a la mitad, lo que ha hecho que URSA haya decidido ponerse manos a la obra en 2021 en Eslovenia, Francia, Rumanía y Hungría.

“Me gusta especialmente la capacidad de la solución de Esker para la Gestión de Pedidos de transformar automáticamente las cantidades y unidades de los clientes en las de la SAP de URSA, como metros cuadrados o cúbicos en palés, rollos, paquetes. Esto ha eliminado horas de cálculos manuales de nuestros RSC, liberándolos para realizar otras tareas de mayor valor añadido.” Gregor Miklavčič | European IT Manager

Al ser una empresa multinacional en la que cada filial percibe la solución de manera distinta, asegurar una adopción e implementación fluida de la solución del ciclo de venta y aprovisionamiento en más de diez países suponía un gran reto, que los directivos de URSA tenían que aceptar. “El proyecto ha tenido un gran éxito gracias al apoyo incondicional del equipo de expertos internacionales de Esker”, dice Miklavčič. “Hubo algunos momentos específicos en los que pasamos algo de nervios, pero lo conseguimos, y con grandes beneficios para nuestros usuarios finales y nuestros gestores: felicidad para los primeros y un mayor TCO para los segundos”.

Pero la digitalización de URSA no se detiene aquí, ya que espera que sus filiales de más países implementen las soluciones de Esker en los próximos años.