La solidez de la factura electrónica en Europa

factura electrónica

La Unión Europea (UE) lleva años de esfuerzo dedicados a que la factura electrónica no sólo sea una realidad sino que, además, la interoperabilidad esté garantizada favoreciendo la creación del Mercado Único Digital y las transacciones paneuropeas. Si se hace un repaso a la legislación más significativa en este aspecto, es preciso destacar la Directiva 2010/45/UE, que alineó las facturas electrónicas con sus contrapartes en papel, y  muy especialmente la Directiva 2014/55/​​UE, que obliga a que, desde el 18 de abril de 2019, todas las entidades de la Administración Pública (Business to Government, B2G) reciban y procesen facturas electrónicas estructuradas. Una obligatoriedad, por otro lado, que desde el pasado mes de abril se ha extendido a las entidades locales y regionales.

Ha llovido mucho desde que en 2008 la Comisión Europea lanzara su programa piloto con el objetivo de identificar tanto los elementos de infraestructura como las especificaciones técnicas que ayudara a crear este mercado único. Basándose en la norma UBL 2.1, a la que se ha tratado de sacar el máximo partido, y doce años después, PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) es una realidad. Se trata de una infraestructura de red que permite la emisión de documentos (no sólo facturas, también listas de precios, pedidos digitales, etc.) para poder ser intercambiados fácilmente entre empresas y Administraciones Públicas de la Unión Europa (UE).

El camino recorrido no  ha sido coser y cantar y se ha ido estructurando por fases. De esta manera, en el recuerdo aún tenemos la culminación de la primera fase en 2012, cuando la asociación OpenPEPPOL asumió la gobernanza de los componentes clave del sistema, de manera que las autoridades nacionales se ocuparon de la promoción y regulación del servicio.

Cómo funciona PEPPOL

Alrededor de PEPPOL se encuentran una Infraestructura de Red eDelivery, unas Especificaciones de Interoperabilidad Empresarial (BIS) y los Acuerdos de Infraestructura de Transporte (TIA), es decir, los acuerdos que rigen el uso de la red. Con estos ingredientes básicos y cumpliendo la norma europea sobre facturación electrónica (EN-16931-1: 2017), el estándar echó a andar revolucionando el proceso de facturación, que tal y como se ha previsto en el modelo europeo se basa en una arquitectura de cuatro nodos capaces de conectar a todos los participantes en el proceso: el remitente del documento y su punto de acceso PEPPOL, el punto de acceso del destinatario y, claro está, el destinatario mismo. Es en estos puntos de acceso (access points) donde se garantiza la dirección del destinatario al tiempo que se verifica su disposición para recibir la factura electrónica.

Si una empresa afincada en Madrid quisiera emitir una factura electrónica a un cliente extranjero, tan sólo necesitaría recurrir a un proveedor de punto de acceso, como Esker, para activar una cuenta tras introducir los datos PEPPOL de la entidad receptora. Una vez ingresado el código, el punto de acceso procesa el documento y lo envía al destinatario, que recibe una notificación de recepción para proceder a su descarga. En el caso concreto de Esker, sus clientes no precisan introducir cambios en su proceso actual, recibiendo informes mensuales con los detalles de su actividad de facturas electrónicas.

Ahorros y agilidad

Una de sus grandes ventajas de PEPPOL radica en lo directo del procesamiento, que simplifica la contabilidad dado que el intercambio electrónico de facturas contempla todos los componentes de la factura (número de cuenta del destinatario, plazo de pago, IVA, referencia de la factura…). Utilizar PEPPOL es probablemente la forma más fácil de acceder a las licitaciones públicas y procesos de contratación en toda la UE.

Se reduce la burocracia de manera muy significativa a nivel paneuropeo y con ello los costes (se estima que podrían superarse los ahorros en 18.000 millones de euros en toda la UE). Es preciso tener en cuenta que configurar y mantener una interfaz EDI puede llegar a suponerle a una organización un gasto de 2.500 euros y algunas de ellas cuentan con varias decenas de interfaces. Con este estándar de factura electrónica, se reducen el número de ellas.

Además, desde el punto de vista de la gestión, las organizaciones también puede analizar el conjunto de datos extraídos de cada documento digital, lo que puede favorecer a contar con una visión más amplia y madura del negocio en relación con los mercados internacionales.

¿Y tras el Brexit?

Vista la cantidad de ventajas que trae consigo PEPPOL no sorprende que ya esté siendo utilizado en más de 30 países, no sólo de Europa, sino también Australia, Nueva Zelanda, EEUU, Canadá o, incluso, Singapur como país pionero en Asia. Aunque Latinoamérica, por ser una de las regiones donde más afianzados estaban sus sistemas locales de firma electrónica, aún presenta cierta resistencia, otros mercados de la talla de India ya contemplan unirse a la Red PEPPOL.

Sin embargo, con el Brexit a la vuelta de la esquina, surgen dudas acerca de si será posible facturar a la Administración Pública británica mediante factura electrónica. Para tranquilidad de muchas empresas y salvo reveses de última hora, las regulaciones que había adoptado Reino Unido para implantar la Directiva 2014/55/​​UE no se verán alteradas. En el caso de Inglaterra, Gales e Irlanda del Norte nos referimos, por ejemplo, a disposiciones como la Small Business, Enterprise and Employment (SBEE) Act de 2015, las Public Contracts Regulations (PCR) de 2015 o las Concession Contracts Regulations (CCR) de 2016, entre otras. Del mismo modo, en Escocia entró en vigor en abril de 2019 las Electronic Invoicing (Public Contracts etc.) Amendment (Scotland) Regulations, que trasponían la directiva europea.

Así pues y aunque es posible que sea preciso introducir algunas modificaciones, todo indica que continuará siendo posible facturar electrónicamente a la Administración británica. Lo contrario no interesaría a ninguna de las partes, puesto que la transición fluida de los procesos de contratación pública a la nueva realidad post-Brexit es beneficiosa a ambos lados del Canal de la Macha.

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