¿ROI o Eficiencia? Saber medir el retorno real de un proceso

Si estás pensando en automatizar tu proceso de contabilidad de proveedores, quizá te preguntes cómo calcular la rentabilidad, más que un cálculo de ROI, de la inversión en el proyecto. Aquí van unas indicaciones, en base a un testimonio real.

“Hace poco tuve esa conversación con el director financiero de una empresa del sector de gran consumo”, nos cuenta Paul Tucker, uno de los ejecutivos de venta de Esker en Estados Unidos.

Lo que nos cuenta Paul de la situación en aquella empresa es que la gestión manual y la validación de los datos de las facturas de proveedores producían errores, retrasos, pagos duplicados o descuentos perdidos. Además, el volumen de facturas podía fluctuar de un período a otro dependiendo de la estacionalidad de la actividad. Estas variaciones provocaban un cierre contable mensual estresante, con costes adicionales de horas extra contratadas.

Cuando Paul y el CFO discutieron sobre los costes operativos de la solución y de su puesta en marcha, el Director financiero mencionó que necesitaría un análisis de rentabilidad para conseguir la aprobación de su junta directiva. Paul le explicó que Esker tenía una herramienta de cálculo del ROI fácil de usar y personalizable capaz de analizar los costes internos e identificar los posibles incentivos para mejorar la productividad y el rendimiento.

Pero cuando comenzó a recopilar datos para el análisis, escuchó cómo el CFO suspiraba: «Creo que percibo tu escepticismo – le dijo al CFO- Él se rió y me lo confirmó.”

En efecto, el CFO tenía dos preocupaciones principales. La primera era el tiempo de gestión de las facturas con el nuevo sistema. La segunda consistía en conocer con precisión el tiempo necesario de aprendizaje para manejar con fluidez la nueva solución.

Obviamente, estas dos preocupaciones son bastante habituales . La primera, puede resolverse con un buen análisis de las facturas actuales: tipos y volúmenes. Sin embargo, la segunda siendo más intangibles, es más difícil de contestar aunque clave para que el proyecto sea un éxito.

Los equipos administrativos de Cuentas a Pagar, como otros departamentos, pueden sentirse nerviosos e incluso tener miedo ante un cambio en su forma de trabajar, especialmente al introducir tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (IA), machine learning o RPA (robot process automation).

Surgen preguntas como:
• ¿Cómo la IA o el RPA se equiparan al conocimiento interno del personal?
• ¿Por qué cambiar? ¡Nuestros procesos funcionan perfectamente!
• Y lo que es más importante, ¿qué pasará con mi puesto de trabajo?

Estas preocupaciones son la razón por la que es vital tener en cuenta la gestión del cambio. Una de las reglas de oro que hemos visto en nuestros clientes es comunicar regularmente los objetivos, la planificación y el cronograma del proyecto a todas las partes implicadas, para que se sientan parte del proyecto y para mitigar riesgos antes de se conviertan en obstáculos.

En cuanto a la respuesta a la pregunta sobre el tema de la rentabilidad del proyecto en un proceso administrativo como el de Cuentas a Pagar, ¿Qué importancia tiene el ROI en el análisis de la rentabilidad de la automatización de tu proceso de aprovisionamiento?

La respuesta es… no mucha.

La razón es que las personas deciden principalmente comprar basándose en factores emocionales y no en criterios basados en datos. Algunos estudios muestran que el 80% de la decisión de compra se basa en impulsos emocionales. Por supuesto, el cálculo del ROI debe mostrar al menos que la solución es rentable. pero esto se limitará al 20% en el peso total de la decisión.

“Para el CFO, el cambio radica en una apuesta personal para llevar a su empresa hacia una transformación digital efectiva, de forma a ser una organización más ágil y tecnológica.” , ilustra Paul Tucker.

La lección es simple: nos encontramos muchos casos de directores financieros que afirman que su iniciativa de automatización del proceso de facturas de proveedores se quedó estancada porque el ROI calculado no resultaba positivo. Sin embargo, se olvidan de integrar en la ecuación el factor humano: motivación de trabajar con una tecnología más moderna, posibilidad de trabajar más rápido y mejor, con más precisión y visibilidad sobre lo procesado, de forma colaborativa e inteligente, etc.

Y es que, medir la rentabilidad de un proceso administrativo, simplemente no tiene sentido si sólo se basa en cifras.

*Este post está basado en el artículo “How Important Is ROI to Your P2P Automation Business Case?” publicado por el blog Esker INC

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