¿Outsourcing documental o externalizar sólo la tecnología?

En su número del mes de junio, la revista Byte ha publicado un amplio especial sobre gestión documental en el que Esker ha tenido el honor de participar junto a otras reconocidas firmas del sector. Bajo el título “El Outsourcing llega al papel” se aborda la cuestión, principalmente desde el punto de vista de las distintas políticas y estrategias de externalización que las empresas están siguiendo para optimizar sus recursos tecnológicos, y en particular la gestión de sus flujos documentales.

En Esker tenemos nuestro particular punto de vista. De hecho, “no recomendamos el outsourcing documental y en todo caso, si hablamos de ello nos limitamos al aspecto de externalización de la tecnología: la gestión en la Nube. No creemos en la externalización del conocimiento del personal de la empresa. Tal conocimiento se debe guardar dentro, y cuidar. Se externaliza sólo lo que se puede compartir obteniendo ahorros inmediatos”, subraya Jesús Midón, director general de Esker Ibérica, y añade que “se puede compartir una aplicación informática, igual que compartimos la tecnología de Facebook o de Salesforce: la externalización de la tecnología puede generar ahorros del 70% en tiempo y costes de gestión de los procesos documentales además de otras ventajas cualitativas como la transparencia, el poder compartir información vía portales, la flexibilidad del trabajo gracias a la flexibilidad del acceso a la información desde cualquier lugar, entre otros”.

Por otro lado, a lo largo del especial se aborda el modelo en la nube y las soluciones en pago por uso, que son parte fundamental de la apuesta de Esker. En este sentido, señala Jesús, “es un modelo del que se venía hablando desde hace tiempo, pero es ahora cuando ha alcanzado mayoritaria aceptación. Dada la actual incertidumbre económica, las empresas buscan flexibilidad y máximo rendimiento de sus inversiones en sistemas de información. Las soluciones de pago por uso, ofrecidas como un servicio, vienen a responder a este desafío. Ayudan a reducir las inversiones iniciales y los costes operativos, aparte de que aseguran una evolución y actualización constantes. Esta es la razón de que organizaciones de todos los tamaños y sectores se estén decantando por estas soluciones, en detrimento del software bajo licencia. Y mientras las ventas de software según el modelo tradicional se mantienen estancadas, el SaaS crece a buen ritmo”.

Finalmente, se aborda la pregunta del millón: ¿desaparecerá el papel de las oficinas? Señala Byte que, a pesar que diferentes estudios preveían una importante disminución, no se refleja en realidad tal reducción en el número de impresiones realizadas. Aunque –apuntan- sí se constata un incremento muy significativo de la cantidad de documentos digitalizados.

Nuestro punto de vista es que Eliminar, o reducir drásticamente el uso del papel en los procesos documentales, va directamente relacionado con la productividad. No se trata sólo de una cuestión de de impacto medioambiental, que es muy importante, sino además de ahorro de tiempo y costes. Por ejemplo, los tiempos de captura y gestión de pedidos de clientes se pueden reducir hasta un 90%, y los costes hasta un 70%. El coste del error por gestión manual puede ser elevadísimo según el sector, el tipo de error y la empresa. Con crisis o sin crisis, estas son las razones por las que podemos afirmar que, más temprano que tarde, el papel dentro de los procesos de gestión será historia.

Agradecemos a Byte la fenomenal cobertura y recomendamos la lectura completa de este especial.

Esker Ibérica

Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Procure-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.

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