El servicio al cliente: Plan de acción para la excelencia

El servicio al cliente es una de las máximas prioridades dentro de cualquier empresa.

La necesidad de mejorar los productos y servicios, reducir errores y defectos para mejorar la productividad han sido siempre objetivos esenciales de las empresas enfocados a crear una ventaja competitiva en los mercados, logrando alcanzar los estándares de calidad establecidos por los clientes.

Para conseguir esto, una empresa debe ser capaz de identificar lo que son a día de hoy, sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y lo que desea ser mañana, su visión de futuro. Debe además, conocer qué es lo que el cliente desea recibir para diseñar, finalmente, el camino estratégico que le permitirá llegar a la meta.

Conocer al cliente, es realmente, la ventaja competitiva de las empresas. La voz del cliente es la principal herramienta con la que cuentan las organizaciones para la planificación estratégica, el diseño de nuevos productos y / o servicios, mejora de la calidad, entre otros.

Con la era digital actual surge un nuevo tipo de cliente,  uno que demanda una experiencia más personalizada, receptiva y permanente.

Uno de los principales problemas a los que se enfrenta una empresa en el servicio al cliente y en su relación con el mismo, es en la gestión de pedidos. El cliente quiere que su pedido sea gestionado con rapidez, recibirlo a tiempo y que, por supuesto, llegue en buen estado.

La gestión de pedidos.

La gestión de pedidos es la interfaz principal ente los compradores y los vendedores.

Los procesos relacionados con los pedidos tradicionales no solo se ven perjudicados por cuellos de botella, errores y otras ineficiencias que afectan al servicio al cliente; el objetivo final ya no consiste simplemente en satisfacer pedidos.

Actualmente, se espera que las PPT (personas, procesos y tecnologías) que intervienen en las actividades de la gestión de pedidos impulsen el valor añadido y la eficiencia en múltiples áreas del negocio.

Si las PPT de la empresa no pueden cumplir con los requisitos de inmediatez y de calidad, hay muchas probabilidades de que te veas inmerso en una situación complicada.

¿Cuál es la solución?

La adopción de la tecnología de automatización es una de las mejores maneras de optimizar el procesamiento de pedidos.

Para decidir qué herramienta es la adecuada debes tener en cuenta estos cuatro puntos:

 1- Debe permitir una integración sencilla con el software existente.

La herramienta elegida, debe permitir completar la infraestructura ya existente con unos costes iniciales o tiempo de no disponibilidad mínimos.

 2- Debe promover la personalización y la colaboración.

La solución elegida debe facilitar la vida a los usuarios a través de, por ejemplo, reglas personalizadas, portales web y herramientas de chat.

 3- Hacer que los datos sean totalmente visibles y notificables.

Busca una solución equipada con cuadros de mando intuitivos, que te permitan tomar las mejores decisiones.

 4- Reforzar la seguridad y la protección.

Los mejores proveedores ofrecen habitualmente soluciones SaaS y se aseguran de que se hayan implementado las protecciones de seguridad necesarias.

Ventajas de la automatización para PPT (Personas, procesos y tecnología)

1- LAS PERSONAS:

Si las personas que trabajan en el servicio al cliente lo hacen en un entorno que las haga susceptibles de fallar, no hay que intentar cambiar las personas, hay que cambiar el entorno.

La automatización del procesamiento de pedidos permitirá:

a– Incrementar la implicación de los empleados.

Cuando la entrada manual de datos ya no requiere invertir una gran cantidad de tiempo, los empleados podrán dedicar ese ahorro de su tiempo en realizar actividades más relevantes para el negocio.

b- Permitir recompensas basadas en el rendimiento.

Las métricas existentes en este tipo de herramientas, permitirán a los gerentes utilizar KPIs para identificar y recompensar a los CRS que tengan un mejor rendimiento.

c- Proporcionar más movilidad a los miembros del personal.

La naturaleza basada en la nube de algunas soluciones de automatización de pedidos, permite a los empleados que lo requieran trabajar desde cualquier ubicación.

2- LOS PROCESOS:

La efectividad de un proceso de gestión de pedidos radica en último término en la ejecución del mismo.

La automatización del procesamiento de pedidos te permitirá:

 a- Que la captura de datos sea automática.

Los errores en los pedidos dejan de ser un problema al eliminar la entrada de datos manual.

b-  Poseer una pista de auditoría e informes accesible y a tiempo real.

Permite un control exhaustivo del estado de la cartera de pedidos y de las acciones realizadas.

c-  El archivado electrónico de los pedidos.

Permite que todo el personal autorizado acceda a los pedidos desde cualquier lugar y durante todo el tiempo que se necesite.

3- TECNOLOGÍA:

Las soluciones de automatización de la gestión de pedidos ofrecen el equilibrio perfecto entre la innovación tecnológica y las personas.

La automatización del procesamiento de pedidos te permitirá en este caso:

 a- Procesar electrónicamente cualquier pedido.

La automatización captura electrónicamente todos los pedidos, independientemente de la manera en que hayan llegado.

b- Asegurar la precisión mediante la captura de datos.

Las mejores soluciones utilizan tecnología de captura de datos inteligente que va más allá de la lectura de caracteres extrayendo con precisión datos de archivos de imágenes e incluso reconocer pedidos.

c- Trabajar con prácticamente cualquier sistema empresarial.

Da igual si la instalación se efectúa en la nube o en la empresa, la implementación es muy sencilla y la estandarización del proceso se convierte en realidad.

 Una empresa no puede existir sin clientes, y los clientes de hoy en día nos están diciendo qué es lo que quieren: más personalización, autoservicio y comunicación proactiva con menos restricciones y repeticiones.

La excelencia en el servicio al cliente se convierte, de esta manera, en una prioridad para las empresas. Esta excelencia está íntimamente relacionada con la capacidad que tengas para alinear tus PPT y optimizar la gestión de los pedidos que llega incluso a influir, en la supervivencia de la compañía.