El antes y el después en la gestión de pedidos

Mateo llegó a su oficina como cualquier otro día, con casi 30 minutos de retraso después de haber padecido una hora de atasco en la principal arteria de entrada en la ciudad… y otro tanto intentando aparcar en las inmediaciones del lugar de trabajo. Subía las escaleras de dos en dos, sin esperar siquiera el ascensor: era día de gestión de pedidos y sin falta tenía que salir una buena tanda si querían cerrar el trimestre en números negros.

Sentando ya en su puesto, encendió el ordenador y, mientras éste terminaba de arrancar, abrió la carpeta donde guardaba los pedidos que le iban dejando los comerciales encima de la mesa. Dio con el de Hermanos Escaño, uno de los mejores clientes de la empresa. Comenzó a rellenar todos los campos del formulario de validación del pedido cuando se dio cuenta de que Rodríguez, el director de la cuenta, había vuelto a olvidar indicar el precio.

Las 10:30 horas ya. Mateo dirigió la mirada al montón de papeles que aún le restaba por introducir en el sistema y optó por ir en busca de Rodríguez, en lugar de enviarle un correo electrónico –el que tenía que enviarle cada mes para aclarar algún concepto en el pedido-. Bajó un planta y allí se encontró con el comercial, con el que casi se da de bruces.

• ¡Perdona, que salgo a una visita y llego tardísimo! –se disculpó Rodríguez.
• Nada, nada –replicó Mateo-. Una cosa rápida, ¿a qué precio llegaste al final con los Escaño, que no lo pusiste en el pedido?
• ¿Los Escaño dices? –parándose en seco y pensando-, 0,09 euros.
• ¿Seguro?
• No, espera –rectificó-, 0,08. Eso es, 0,08.

Y se esfumó. Mateo bajó las escaleras; aún tardaría un buen rato en sentarse de nuevo frente al ordenador, atrapado por Guillén, el de contabilidad, que le abordó con otro asunto que juraba y perjuraba que no podía esperar. Avanzó la jornada y finalmente y sobre la campana, Mateo consiguió validar todos los pedidos, marchándose a casa con la satisfacción del deber cumplido. Una satisfacción que no le duraría demasiado tiempo.

Pedidos fantasma

Una semana después, las alegrías se tornaron en crispación cuando saltaron todas las alarmas: la empresa había facturado el pedido de tornillos de cabeza avellanada plana ranurados de 60 mm a un precio unitario de 0,08 euros, en lugar de a 0,29 euros. Considerando que la gestión de pedidos que se hacían era por varias decenas de miles, el agujero económico era cuantioso.

El rapapolvo que le cayó a Mateo se podía escuchar al otro lado de la oficina y, entonces, se le encendió la bombilla. Era el pedido con el que había tenido que ir en busca de Rodríguez que, en realidad, era a quien le debía caer la bronca. Así lo convinieron el jefe y él, bajando la planta y encaminándose a redirigir su enfado contra el comercial.

• ¿0,08? Es imposible que yo te dijera ese precio para los tornillos. Ese es el de las tuercas –se defendió.
• ¿Tuercas, qué tuercas? –preguntó Mateo con ojos como platos.
• Las hexagonales de 5 mm que nos pidieron también –respondió.
• Yo no tengo ningún pedido de tuercas…

La situación dio un giro inesperado: no sólo se había facturado de menos a Hermanos Escaño sino que, además, su cliente preferido estaría esperando un pedido de tuercas que nunca le llegaría porque ni siquiera se había introducido en el sistema. Encontrarían la hoja del pedido debajo de la impresora, donde presumiblemente había aterrizado después de que planeara por alguna corriente desde la mesa de Mateo, donde había permanecido desatendida desde que Rodríguez la dejara sin dar aviso de ello.

Afortunadamente, aquel episodio pudo salvarse satisfactoriamente –incluidos los dos puestos de trabajo que, por unos segundos, no las tuvieron todas consigo-, pero marcó un punto de inflexión: la implantación de un sistema de gestión de pedidos.

El salto a la gestión digital

La transformación digital que emprendió la empresa de Mateo supuso un antes y un después en su vida. Ya no es sólo que ahora pudiera teletrabajar varios días a la semana accediendo a la información gracias a la solución cloud que se implementó, sino que patinazos administrativos como los que se cometieron en el incidente son cosa del pasado.

Rodríguez continúa haciendo de las suyas pero ahora resulta mucho más sencillo resolver sus descuidos. Gracias a que toda la información se encuentra digitalizada y accesible en la nube, cuando a Mateo le surgen dudas en un formulario de validación de pedido tan sólo ha de abrir el chat de la aplicación y preguntar a Rodríguez, vinculando el formulario, únicamente en modo lectura, sobre el que gira la cuestión.

El comercial recibe una notificación vía correo electrónico y se enciende un aviso en su pantalla, allá donde se encuentre. Además, si se trata de una cuestión que duda, siempre puede invitar al chat a algún otro compañero, pudiendo resolver la incidencia en tiempo real, eliminando riesgos de confundir pedidos.

Mateo, por su parte, ha ganado en tranquilidad. Se siente más confiado a la hora de realizar su trabajo, disponiendo de más herramientas a su alcance y con el respaldo añadido de que todas las conversaciones de chat quedan guardadas y asociadas al formulario de pedido, de manera que se mantenga la trazabilidad de los intercambios de información en caso de futuras inconsistencias. Ni qué decir que si Mateo está contento, aún más lo está su jefe, que en muy poco tiempo ha visto como el goteo de euros que se perdía por errores humanos se ha reducido drásticamente en la gestión de pedidos.