Zambon encuentra la fórmula maestra para la digitalización de la gestión de pedidos

Siguiendo una fórmula maestra, Zambon ha aplicado la digitalización de la gestión de pedidos a sus procesos para subsanar la pérdida de tiempo en la gestión manual de estos. Necesitaba un sistema de gestión de pedidos con el que optimizarlos para mejorar la atención y acompañamiento a sus clientes de España y Portugal. En este artículo encontrarás toda la información acerca de su transformación digital de pedidos.

Buscando la fórmula adecuada…

Zambon quería mejorar el procesamiento de sus pedidos no EDI que proceden del canal hospital y mayoristas que antes de la digitalización era manual. Además, todos estos pedidos se recibían en diferentes formatos (como fax y email) y al gestionarlos de manera manual había errores sobre los que no tenían la visibilidad deseada dando lugar a que el proceso de gestión fuera muy complejo.

El reto para el que buscaban la fórmula maestra era resolver esta complejidad ya que de media llevaba unos 8 minutos por persona y pedido (sumándole que cada uno era diferente por cliente y que tiene que ser acorde a la normativa del sector).

La fórmula con la que dieron, una vez analizado su caso de manera particular, fue esta:

• Acelerar el proceso de captura y gestión de pedidos.
• Establecer una norma de procedimiento con reglas de proceso.
• Absorber los picos de demanda.
• Estandarizar el proceso para España y Portugal.
• Dedicar más tiempo a la atención al cliente.

La digitalización de la gestión de pedidos como catalizador

Fue durante el verano de 2020 cuando la solución de digitalización de la gestión de pedidos de clientes de Esker entró en producción para España y Portugal. Todos los pedidos recibidos en formato no EDI por parte de hospitales y mayoristas son actualmente transformados a PDF para su envío automático a su ERP que es SAP.

Las funcionalidades del sector farmacéutico también las tienen cubiertas gracias a la Inteligencia Artificial funcionando activamente en la detección de modelos de pedidos: conversión automática de cantidades, detección de materiales prioritarios, separación de pedidos por tipo de material, etc

«La visibilidad de toda la actividad de pedidos tanto en España como en Portugal, a través de los cuadros de mando, es importante porque nos permite seguir en tiempo real el curso de los pedidos pendientes de gestionar o validar, así como el estado de cada uno de ellos.” Almudena Cano, Customer Care Manager en Zambon.

Tras una semana gestionando los pedidos con Esker, el tiempo de gestión se redujo de 8 a 2 minutos de media. Y tras un mes, se había reducido hasta llegar a 1 minuto por pedido. El reto planteado de resolver la complejidad en la gestión de sus pedidos se había resuelto. Los beneficios actuales por llevar a cabo la digitalización de la gestión de pedidos son:

• Captura y gestión de pedidos para España y Portugal.
• Redirección a los gestores correspondientes.
• Corrección y validación antes de la integración en SAP.
• Archivado durante 6 años en el gestor documental de Esker.

¿Te gustaría digitalizar la gestión de pedidos al igual que Zambon? Contáctanos aquí.