Compartir la entrada "Visibilidad en la gestión de la factura electrónica"
La factura electrónica permite importantes mejoras y beneficios a las empresas. Más allá del ahorro en costes destacamos también un aumento de control en los pagos o la reducción de los riesgos, entre otros.
Principales ventajas de la facturación electrónica:
1- Menos errores y retrasos: Según el diario Economía Hoy “La implementación de una solución de facturación electrónica reduce el periodo medio de cobro aproximadamente de 86 días con factura en papel a 26 días con factura electrónica”.
La facturación electrónica, con la que se transmiten facturas entre emisor-receptor por medios electrónicos, reduce las posibilidades de que una factura se pierda durante el envío.
2- Reducción de los días de cobro (DSO): Las facturas son enviadas en tiempo real, lo que permite que los procesos internos de pago sean más rápidos. Las facturas en un proceso manual se entregan por lo general, durante un período de tiempo establecido, incluso si están listas para salir ya. Esto significa un Período Medio de Cobro (DSO en sus siglas en inglés) más largo de lo necesario.
La investigación de Aberdeen Group encontró que casi el 60% de las empresas destacan la presión para reducir el DSO como el principal motor para mejorar los procesos de Cuentas a Cobrar.
3- Visibilidad Total: El emisor puede saber qué facturas ha recibido el receptor, cuáles se han abierto y si se han pagado. Este conocimiento tan detallado sobre el estado de las cuentas a cobrar se resume en un mayor control de las necesidades financieras y de los flujos de caja de la compañía.
Además de poder gestionar con mayor rapidez las consultas y posibles discrepancias, agilizar los flujos de aprobación y el pago de facturas, por lo que las empresas son pagadas en menos días y con menos complicaciones.
4- Ahorro en costes de copias y almacenamiento de papel: Según el documento “Ahorro por factura”, del Plan Avanza de los Ministerios de Economía y hacienda, Industria, Turismo y Comercio, se estima que enviar una eFactura tiene un coste 30 veces inferior a seguir facturando de la forma tradicional.
5- Mayor control de las cuentas por pagar: Este mayor conocimiento proporciona previsiones de flujo de efectivo más fiables a las empresas, que a su vez reducen la cantidad de capital trabajo requerido, el cual puede ser invertido en otras áreas de la empresa.
De acuerdo con un estudio de 2013 de “The Institute of Financial Operations”, el departamento de facturación medio todavía enviaba más de la mitad de sus facturas por correo postal.
6- Seguridad: Permite la autenticidad de la persona física o jurídica que firmó la factura y la integridad de que el contenido de la factura no ha sido alterado.
Mientras que el formato en papel puede ser copiado, escaneado o incluso falsificado, la eFactura es cifrada con contraseña para que el formato no pueda ser modificado.
Esker automatiza completamente el envío y archivo de facturas tanto en papel como electrónicas, de manera conforme a las regulaciones vigentes en todo el mundo, y de acuerdo a las preferencias del cliente e independientemente del medio – correo postal, fax, e-mail, EDI y/o publicación en un portal web. Empresas de cualquier tamaño pueden implementar inmediatamente la factura electrónica, ofreciendo a sus clientes la posibilidad de adaptarse según su propio ritmo.
La solución de factura electrónica de Esker, elimina todas las etapas ineficientes y manuales en los procesos de negocio, automatizando cada fase desde la captura de datos entrantes hasta el formateo y envío de documentos. De esta manera, la solución aporta visibilidad y control al proceso documental mientras aprovecha los sistemas de TI existentes, sin necesidad de programación o desarrollo específico.
Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Procure-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.