Un solo proceso de digitalización para 3 empresas

En 2021 el Grupo Lactalis, líder en el sector lácteo, decidió llevar a cabo la digitalización todo lo que tenía que ver con los pedidos de cliente no EDI para 3 de sus empresas: Lactalis-Forlasa, Lactalis-Puleva y Lactalis-Nestlé.

En un mundo perfecto los pedidos deberían llegar por EDI, pero muchos de sus clientes o por su volumen de negocio o por otras casuísticas dispares no lo querían usar. Por esta razón, tenían que gestionar los pedidos de estos clientes que no enviaban de manera electrónica a mano.

Era necesario buscar una solución para poder abordar los pedidos no EDI que recibían y mejorase sus tiempos de gestión.

Estandarizando procesos con la digitalización

El objetivo principal del proyecto era poder capturar los pedidos no EDI y estandarizar los procesos manteniendo las particularidades de cada cliente. Se quería conseguir la unificación del tratamiento de los pedidos en las 3 compañías, pero, aunque son del mismo grupo, cada una tenía una forma de trabajar particular.

La suma total de los pedidos recibidos entre todas ellas asciende a los 4.500 mensuales y el tiempo medio de gestión de cada uno de ellos antes de la digitalización estaba en 7 minutos. Demasiado tiempo dedicado que se podría destinar a otras tareas de más valor.

La transformación digital no es poca cosa

Ante el proyecto de transformación digital del proceso en las 3 compañías se plantearon 3 desafíos importantes a los que Esker debía enfrentarse con éxito:

1. Unificar procesos. La grabación de pedidos y la herramienta era la misma en las tres sociedades, también el ERP: SAP. Para unificar el proceso con la digitalización había que integrar los pedidos no EDI (recibidos por email, fax, Excel, Word…) en SAP eliminando así la gestión manual.
2. Gestión del cambio. La solución de Esker era una ayuda para poder eliminar progresivamente el uso del papel y pasar al formato digital.
3. Mejorar para crecer. La reducción de los errores manuales era la primera mejora necesaria seguido de la reducción en los tiempos de gestión y la mejora en la calidad de los datos.

El requisito principal para implantar la solución de Gestión de Pedidos de Esker era integrar todos los pedidos no EDI en SAP y garantizar la seguridad de los datos cumpliendo con las normas de la sociedad. Además de necesitar que fuera un proyecto flexible al ser 3 empresas diferentes (a pesar de ser parte del mismo grupo).

Beneficios 3×1: 3 empresas y solo un proceso

Cada una de estas 3 empresas y cada usuario ve toda la información que necesita ver en un cuadro de manos disponible a cualquier hora y en tiempo real, pero solo de su sociedad y de sus clientes. La seguridad de los datos es clave.

A pesar de ser una solución global, se han podido implementar particularidades donde era necesario para cada negocio como, por ejemplo: detección de la fecha de entrega del pedido y el uso de plantillas especiales personalizadas por parte de Esker para el proceso de gestión.

Otro beneficio destacable es la integración del 85% de los pedidos en SAP, gracias a la implicación del equipo de Esker. Esto ha liberado tiempo de varios usuarios para que se dediquen a tareas de más valor para cada organización.

Esa reducción ha mejorado la eficiencia en la cadena de suministro: se consigue entregar los pedidos a tiempo y se ha eliminado el estrés y la tensión en su gestión.

Los errores en la grabación manual también se han eliminado y han obtenido una mayor flexibilidad organizativa al poder acceder a toda la información en una misma plataforma teniendo la opción de teletrabajar.

Otro dato destacable en la eliminación del uso del papel es el ahorro de más de 54.000 hojas por año, ahorrando costes.

Recomendaciones para proyectos de digitalización

No es un proyecto sencillo, pero nada que valga la pena lo es. Las pautas de recomendación del Grupo Lactalis para llevarlo a cabo con éxito son:

1. Crea un equipo de proyecto correcto para ​que intervengan todas ​las partes. ​
2. No descartes ideas antes de ponerlas en común.
3. Gestiona el miedo al cambio.
4. Sé razonable con las expectativas.
5. No pretendas resultados óptimos desde el primer minuto.
6. No despistes los niveles de cumplimiento tras el arranque.

Apúntate aquí al webinar en el que Ángel Ventoso Aranda, Responsable de aplicaciones de IT en Grupo Lactalis, nos cuenta todo en detalle.