Transformación digital en tiempos de crisis: ¿esperar, o seguir en remoto?

Trabajo remoto y Transformación digital

La tensión de estas últimas semanas, el nuevo contexto de trabajo remoto y la incertidumbre, han llevado a muchos directivos a retrasar o parar proyectos de transformación digital de procesos, estuvieran en medio de una implementación o a punto de empezar.

Si ya en tiempos normales este tipo de proyecto es complejo, en tiempos de crisis sanitaria puede parecer muy aventurado y es natural que muchos ejecutivos se sientan recelosos. Sin embargo, hay dos factores a tomar en cuenta para el futuro inmediato: lo primero, que no nos queda otra que adaptarnos rápidamente a esta nueva realidad. Lo segundo, que ahora más que nunca, manda la Ley del más fuerte: el objetivo es ser eficiente, pase lo que pase. Que tus procesos administrativos faciliten, agilicen, el acopio de bienes y la entrega y servicio a tus clientes, gracias a una tecnología que permita hacerlo bajo cualquier circunstancia. 

En este artículo respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes sobre implementar proyectos en remoto, y cómo Esker está ayudando a capear la tormenta.

Trabajo remoto, “Business as Usual“…si estás preparado

Gracias a tecnologías como la vídeo conferencia, es relativamente fácil replicar virtualmente una reunión presencial.
Además, es frecuente que el equipo, en otras ocasiones, haya hecho trabajo remoto. Para un equipo internacional, el trabajo puede realizarse de la misma manera que si estuviéramos en la oficina o en una reunión con los clientes. La viabilidad de cualquier proyecto de transformación digital se basa en gran medida en las capacidades del proveedor tecnológico.

Estos son 7 criterios que un proveedor debe poseer para que el proyecto sea un éxito:

1- Infraestructura sólida (servidores, conexión, equipos humanos) que sustenta el trabajo en cualquier parte del mundo
2- Plataforma basada en la nube disponible 24/7 durante todo el año
3- Visibilidad del avance del trabajo en tiempo real tanto para la empresa como para el cliente
4- 100% de transparencia en la organización de tareas (por ejemplo, en el caso de Esker, todo el trabajo es asignado, estimado y visible en Trello)
5- Almacenaje seguro de la información del cliente en una red corporativa protegida
6- Acceso VPN seguro para que los usuarios puedan acceder a la red desde cualquier lugar
7- Empleados con experiencia en herramientas de colaboración para trabajar de forma remota.

“ Los equipos de Esker y los nuestros trabajaron en remoto para el Go-Live europeo, con gente de América Central, Estados Unidos y Europa. El riesgo asociado a la puesta en producción fue mitigado con pruebas y formaciones previas, además de una comunicación fluida entre nuestros equipos de contabilidad de proveedores, los de IT y Esker. Desde ese día empezó el periodo que Esker llama ” hyper-care“, con los equipos de soporte de Esker solucionando todos los problemas post-go-live, geográficamente ubicados según las zonas horarias: por las tardes, las de Estados Unidos, mientras mermaba el tráfico de la Europa dormida. Al final, ha sido una experiencia muy positiva de implementación en un contexto de incertidumbre total.” CIO, Elements Solutions, Inc.

Preocupaciones comunes en épocas de incertidumbre

Una de las preocupaciones más comunes y lógicas que los clientes pueden tener es cómo lograr que un equipo interno se familiarice con una nueva solución mientras tienen trabajo remoto. Al fin y al cabo, es complicado no estar al lado de un alumno para comprender sus dudas y reticencias iniciales.

En estos casos, contar con un proveedor tecnológico que conozca bien los mecanismos de gestión del cambio y pueda ofrecer los mejores consejos para anticiparse a los problemas, es puro beneficio.

En la implementación de proyectos de transformación digital y en la adopción de la nueva solución, el acompañamiento de los usuarios es fundamental. Por esto, en las primeras etapas de adopción de su solución, y para garantizar una buena colaboración y comunicación, Esker propone:

1- Organizar reuniones de preparación y lanzamiento del proyecto, para conocer el equipo de trabajo del cliente, los riesgos, las fechas, los principales hitos, ver la planificación etc.

2- Establecer los canales de comunicación entre el cliente y el proveedor de la solución:

      • Email como herramienta básica de comunicación
      • Trello para el seguimiento de las tareas de desarrollo/configuración
      • Realización de un status meeting semanal de media hora para presentar los avances de la semana anterior, las tareas de la siguiente y revisar la planificación
      • En caso necesario, mantener reuniones específicas

3- Utilizar la solución de gestión de proyectos suministrada por el proveedor (por ejemplo, Trello) para realizar un seguimiento de todas las preguntas o problemas, asegurando la visibilidad entre ambos equipos para poder detectar los problemas que tengan los usuarios.

4- Formación de los usuarios y seguimiento de dudas y dificultades

5- Acompañamiento al cliente que perdura a lo largo del tiempo gracias al servicio de soporte al usuario «Pregunta a Isabel» (ahora llamado Customer Experience), que es para los clientes de Esker, una ayuda cercana y accesible con la que ganan en agilidad y confianza en el uso habitual de su solución en la nube.

Estamos muy lejos aún para que “las cosas vuelvan a estar como estaban”, pero lo que está claro es que tenemos que adaptarnos a una“nueva normalidad”. Para ello, Esker puede ayudar a las organizaciones de todo el mundo dando un paso decisivo hacia la transformación digital de sus procesos de gestión, tanto en los departamentos financieros, de servicio al cliente o de la cadena de suministro. En remoto, con la proximidad que nos permite la tecnología de hoy en día. Porque esta tecnología existe, es accesible, porque la sabemos usar para quitar la complejidad a los directivos no tecnológicos. Que no te pille desprevenido ninguna crisis por venir. Trabajarás, pase lo que pase.

¿Te gustaría saber más? Te propongo descubrir los siguientes enlaces:

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