Todos los pedidos bajo el mismo paraguas: Accord Healthcare

En 2016, la filial española de Accord Healthcare, compañía farmacéutica líder en productos genéricos, eligió la solución de Esker basada en Inteligencia Artificial (IA), para gestionar su volumen creciente de pedidos. Tras esta primera fase, Accord decidió expandir el uso de nuestra tecnología a los pedidos EDI (Electronic Data Interchange).

Mª Carmen Cano, responsable de Customer Service en Accord Healthcare, estuvo presente con Esker en el último congreso de Administración comercial y Customer service de AECOC, donde realizó una intervención sobre su las ventajas de utilizar Esker también en pedidos que entran en el canal y formato EDI.

“El 25% de los pedidos que recibimos en Accord, los recibimos a través de EDI. Era un 25% que teníamos ahí y que iba por otro canal. El proceso EDI es automático pero tiene algunos “gaps” que obligan a intervenir al humano y que no siempre son sencillos de manejar.” Mª Carmen Cano.

Como destaca Mª Carmen, esto sucede cuando, por ejemplo, el departamento de Customer Service recibe un pedido con algún material que el cliente no tiene dado de alta correctamente en su sistema, lo que provoca que recurra al departamento de IT al que tiene que solicitar que se descargue ese pedido desde el sistema de EDICOM, se lo reenvíe, el departamento CS lo chequea en el ERP, lo entra correctamente a mano… todo ello era de una complejidad enorme, con lo que conlleva de pérdida de tiempo y eficacia. Además, tal y como destaca Mª Carmen,

“No veíamos el fichero en un formato legible para una persona, por esto necesitábamos siempre del departamento técnico.”

Con la automatización de los pedidos EDI, los agentes de Servicio al Cliente pueden ver y corregir fácilmente los pedidos EDI entrantes, con total autonomía del departamento IT. Además, los pedidos se dividen automáticamente por tipo de producto, igual que el resto de pedidos por email o fax.

“La solución de Esker me separa los pedidos en función de tipología de producto, también nos permite enviar unos comunicados automáticos si tenemos algún tipo de incidencia, por ejemplo de no disponibilidad de stock», en el momento recibir el pedido» añade  Carmen.

La separación de pedidos ha sido muy útil en la gestión del tipo de producto, ya que requieren diferentes métodos de envío: en frío o temperatura ambiente. A partir de la lectura del EAN del EDI y de su correspondencia con el código de producto interno, se generan automáticamente en SAGE dos modos de transporte y dos facturas diferentes, ahorrando así un tiempo muy valioso de los agentes. Además, en caso de que los clientes de Accord usen diferentes unidades de medida a los que tiene Accord en su sistema, Esker adapta automáticamente las cantidades de producto correspondientes.

“Hemos ganado mucha rapidez porque ahora como todos los pedidos entran en la misma plataforma, el usuario no tiene que ir a dos lugares diferentes, está todo dentro del mismo canal. Él llega allí y chequea, verifica que no hay ningún error de material, y si hay algún error de material lo detecta y manualmente, puede corregirlo – ya no dependemos de IT. Hemos conseguido más agilidad para solventar los errores, de lo que se beneficia el cliente que no sufre retrasos en sus pedidos.” 

Entre los beneficios específicos que consigue Accord al procesar los pedidos EDI se destacan los siguientes: visibilidad sobre los pedidos EDI, accesibles en formato PDF desde el sistema SAGE; independencia hacia el equipo técnico para resolver problemas en pedidos de EDI, registro más rápido y simple de clientes que envían sus pedidos por el canal EDI.

No te pierdas el testimonio completo de Accord Healthcare sobre su experiencia con la automatización de los pedidos EDI, haz clic en este enlace.  Accord y el EDI

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