Soluciones AP o cómo ahorrar pagando

Soluciones AP

A pesar de que las cuentas por pagar, AP por sus siglas en inglés (Accounts Payable), es uno de los procesos administrativos más complejos para una empresa, históricamente no se le ha prestado la debida atención en términos de introducir mejoras innovadoras. Una empresa mediana o grande ha de procesar cientos, sino miles, de facturas al mes del ecosistema de proveedores con que cuenta. No sólo eso, sino que como veíamos en un post anterior, ha de coordinarse con el departamento  de Compras para asociar cada factura a una orden de compra y que Finanzas no pierda el control del proceso.

Tradicionalmente, la entrada de las facturas en el sistema se realizaba de manera manual porque, en la mayoría de los casos, éstas se recibían en formato papel o por correo electrónico, sin que se realizase una captura electrónica de los datos. Tal y como ya hemos referido en numerosas ocasiones, mantener una forma de trabajo basada en papel no es sostenible, como los acontecimientos del último año se han encargado de demostrar.

Una solución AP resuelve esta problemática, tal como demuestran experiencias como la del grupo FEU VERT, que ha conseguido ahorrar seis días al año en la gestión de facturas de sus más de 2.200 proveedores para sus 462 tiendas en toda Europa y en la actualidad 9 de cada 10 facturas se procesan sin intervención manual de ningún tipo. Sin embargo, las bondades de las soluciones de automatización de las cuentas por pagar van más allá de dotarse de una mayor flexibilidad, descargar al personal de tareas manuales –y aprovecharlo para tareas de mayor valor añadido- y reducir los errores de gestión.

Los ahorros ocultos

Del mismo modo que en el mundo de las Tecnologías de la Información (TI) hablamos de costes ocultos, podríamos también referirnos a los ahorros ocultos cuando abordamos las soluciones AP. Ya no es sólo que algunos estudios cifren en rebajas de hasta un 70% los ahorros anuales que se pueden obtener en la gestión por factura con este tipo de software, sino que existen otra serie de ahorros que en ocasiones pasan inadvertidos, especialmente cuando el volumen de facturas mensual es muy elevado.

A menudo muchos proveedores ofrecen algún tipo de descuentos por pago anticipado. Si en lugar de abonar las facturas a 30, 60 o 90 días, según el acuerdo alcanzado, se realiza el pago en un plazo inferior, muchas organizaciones prefieren reducir el importe para garantizarse un mayor músculo para su tesorería, especialmente en esta época de ralentización de la economía.

Implantando una solución AP e integrándola en nuestros sistemas es posible automatizar los pagos, otorgando prioridad a aquellas que precisamente por pronto pago nos pueden reportar ahorros. Del mismo modo, el sistema puede utilizarse simultáneamente para controlar que no se pase ningún plazo, dado que un impago o un pago tardío podrían traer consigo la imposición de intereses que perjudicarían a nuestras cuentas.

No perder beneficios en el departamento de AP

En esta misma línea de ahorros ocultos, especialmente para el departamento de cuentas por pagar, encontramos los que se derivan de las negociaciones durante el proceso de compra, algo que acostumbra a realizar un departamento distinto. Nos referimos, por ejemplo, a los descuentos que muchos proveedores ofrecen cuando se compran grandes cantidades de producto.

Mediante la integración de una solución AP en el sistema, la organización gana visibilidad, de manera que resulta más sencilla la revisión del cumplimiento de estos compromisos adquiridos por parte del proveedor. En realidad, no se trata de una cuestión de mala fe por parte de nuestro partner, sino de complejidad y, quién sabe, quizás de no contar con una solución de gestión automática de cobros y facturación electrónica que le facilitaría la vida.

El software AP automatiza que la factura que recibimos coincide con los compromisos previamente pactados por el departamento de Compras y, en caso de no ser así, se anticipa al pago para reclamar las condiciones acordadas.

Mejorar la relación con el proveedor

Gracias a la tecnología de Inteligencia Artificial (IA) y RPA (Robotic Process Automation) que incorporan las soluciones AP, es posible establecer alarmas automáticas de manera que, en caso de que nos encontremos en apuros económicos podamos ser advertidos antes de que se produzca el impago, de manera que tendremos margen para negociar con nuestros proveedores una prórroga.

Con este proceder, no sólo nos evitaremos la desagradable sorpresa de tener que pagar posteriormente intereses, sino que la relación con nuestro proveedor se afianzará al ver cómo nos anticipamos a un posible impago, mostrando predisposición al abono en lugar de rehuirlo. Se trata de cultivar la confianza con los proveedores.

Otro tipo de impagos que en ocasiones se producía con los procesos manuales eran los causados por el extravío de una factura, bien por la ingente cantidad de recepción de facturas o por una cuestión de desorganización. El mejor antídoto para estas situaciones también es una solución AP.

En suma, esta tecnología ayuda a las organizaciones, por un lado, a gestionar y mantener una relación más estrecha con los proveedores, preservando así la integridad de la cadena de suministro y, por otro, se convierte en una suerte de herramienta de colaboración interdepartamental que asegura un proceso eficiente, compatible y rentable. Dicho de otro modo, hace que el otrora denostado departamento de cuentas por pagar se convierta, ahora más que nunca, en estratégico para la organización.Cuentas por pagar. Soluciones AP

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