El sistema EDI: ¿solución o problema?

El sistema EDI fue creado hace 50 años y ha conseguido automatizar grandes flujos de datos entre empresas con mucho éxito. En gran medida por la definición de los estándares de lo que debe ser un sistema de intercambio de información en una transacción y qué información debe contener esa transacción (EDIFACT). Sin embargo, esta definición no se materializa en algo simple de la que cualquiera pueda beneficiarse.

Últimamente salen más y más series de TV en las que se habla de futuros distópicos en los que las nuevas tecnologías han tomado el poder del mundo. Yo que me dedico a la automatización de procesos en el canal retail no puedo dejar de pensar cómo me influirá a mí ese futuro y esas tecnologías en 5 o 10 años y, desde luego, en mi cabeza irrumpe con fuerza una pregunta: ¿Seguirá siendo EDI el sistema utilizado de intercambio de datos en un mundo hiperconectado?

A día de hoy, el sistema EDI no tiene, después de 50 años, una cuota de mercado suficiente a excepción posiblemente del sector de automoción. A diario me encuentro empresas con problemas en la automatización de sus transacciones documentales (pedidos, albaranes, facturas,) que hacen que sus organizaciones sean menos efectivas y requieran de flujos manuales y ser supervisados por personas constantemente y si no, preguntaros cuántas facturas os llegan a diario en papel.

Yo no creo que el sistema EDI sea malo, todo lo contrario, fue una gran iniciativa que consiguió grandes objetivos en la automatización de procesos en la época anterior a la existencia de redes públicas como Internet. Es más, las empresas relacionadas con estos servicios, se subieron al carro de Internet rápidamente, en este caso perdían ya un poco de su contenido, al usar una red global de comunicaciones, el valor que ofrecían sobre la comunicación y la seguridad se perdía. Rápidamente ingeniaron un sistema basado en protocolos estándar TCP/IP como AS2 o FTP securizado que les permitía seguir dando servicio de valor añadido sobre redes públicas. No porque sea necesario usar sistemas EDI en redes de valor añadido, no en vano, hay cientos de empresas que no lo hacen, sino más bien porque ofrecían “valor añadido”.

A mí siempre me ha costado bastante encontrar ese valor añadido que se ofrece, de hecho, en muchos casos creo que es un inconveniente, sino fuera así, todo el mercado estaría usando EDI. Permitidme una comparación, Internet también se definió hace 50 años y también se basa en estándares, pero a día de hoy, me cuesta encontrar alguien que no esté conectado a Internet o que tenga problemas en su uso, y sin embargo si me lo encuentro en EDI y sobre todo con su uso.

Sin entrar en más detalles, creo que EDI es un gran aliado en las comunicaciones, pero que, a día de hoy, adolece de la flexibilidad necesaria para abarcar un mercado tan cambiante como el actual. ¿Por qué a día de hoy el FAX sigue teniendo cabida como sistemas de intercambio de información? ¿Por qué los pequeños comercios no usan EDI, es más, porque no usamos EDI todos en el B2C? Si realmente fuera la solución, el mercado ya nos habría empujado hacia ahí.

EDI ha tenido su momento, pero no lo veo en nuestro futuro, tiene ciertas carencias que le hacen ser un “walking dead”. Solo iniciativas donde el poder de unos sobre otros hace que te incorpores a procesos de este tipo, como cuando la administración nos obliga con portales tipo FACe o SII o grandes empresas como Amazón nos obligan a usar sus “estándares EDI” u otras grandes empresas nos obligan a usar sus portales para subir facturas o pedidos. Si todo esto fuera estándar, todos estaríamos encantados con esta evolución. Pero no es así, a cada paso que se está dando en este sentido, la supuesta estandarización está cada vez más lejos, necesito de una integración para el SII otra para el FACe, otra para los portales de cada empresa, otra para mi canal EDI que además no va a ser igual con todos mis clientes/proveedores. Además, en el sector de la alimentación a todos nos gustaría venderle a Mercadona y a Carrefour, pero sin dejar de venderles a Hnos. González, Lupa o las tiendas de barrio que siguen proliferando cada vez más.

¿Hay acaso una solución global para todo esto?

EDI nació para serlo, pero no ha sido posible, es posible que uno de los grandes problemas que arrastra desde hace tiempo sea justo incluir al pequeño comercio, este nunca ha entrado ni nunca lo hará en un sistema tan complejo en su implantación y tan costoso para el pequeño comercio, no lo ha hecho y seguro en nuestra sociedad hiperconectada del siglo XXI, no lo hará.

A diario me entrevisto con empresas del sector que tienen las mismas carencias: la existencia de procesos basados en papel en el ciclo de OTC (Order to cash). Pedidos de clientes que se reciben por FAX o por email con un PDF, facturas en carta postal, o facturas de CARGO imposibles de automatizar que incluso al recibirlas por EDI, se convierten a PDF y se imprimen en papel para ser tratadas. Diariamente me encuentro con este entorno en cientos de empresas del sector. Incluso en los documentos EDI como pasa con las facturas de CARGOS, hay que hacer trabajos manuales, y no solo en este tipo de facturas, sino incluso en la entrada de los pedidos, muchos de ellos deben de ser tratados manualmente y corregidos para poder ser gestionados, ¿Dónde queda entonces la ventaja del sistema EDI?

Es obvio que, a día de hoy, la tecnología ha evolucionado bastante desde los años 70, y alrededor nos encontramos, como mejora en términos de velocidad, accesibilidad y ubicuidad de la información, incluso en el almacenamiento y el procesado de los datos, lo que hace que el Big Data esté por fin dando que hablar.

Todo esto me hace pensar y hacerme una pregunta: ¿de verdad que no hay nada mejor a día de hoy?

El estándar creado alrededor del EDI puede ser bueno, aunque encorseta las comunicaciones en un mundo cambiante diariamente, pero podría ser un buen comienzo. Una vez que los datos están en un formato, aunque sea estándar, hay que integrarlos en los sistemas propios de cada empresa y ahí es donde vienen los problemas, se necesita de un departamento de IT potente en ambos extremos para solventar no solo el documento estándar, sino las especificidades que a diario ocurren en las transacciones.

Estas excepciones ocurren a diario y deben ser solventadas por personal técnico no cualificado en la funcionalidad del documento sino en su estructura, esto es, cómo se gestiona un mensaje “ORDER” informáticamente, pero no sabe qué código “EAN” debe incluir o si el punto operacional está actualizado o si las cantidades son las correctas, para estas correcciones se necesita un perfil funcional, por lo que involucramos dos perfiles para un mismo problema recurrente. Con el problema añadido de la costumbre, una vez que asumes que ésta es la solución, dejas de pensar que tienes un problema, de esta forma, me encuentro como en mis reuniones, siempre se identifica EDI como algo que funciona, y solo después de involucrar a todos los agentes que intervienen en las transacciones, uno descubre que no es así.

Esto último de ser recurrente, es lo que me lleva a pensar que los últimos avances en Inteligencia artificial con los llamados robots (RPA), indicados justo para tareas recurrentes que puedan tener ciertas variaciones, que el “robot” pueda aprender y solventar, es uno de los posibles pilares en los que basarme para ir un poco más allá de EDI y creer que un sistema basado en este tipo de soluciones ayudaría no solo con el mapeo final de los datos desde el documento hacia el ERP, sino en la posible inclusión en la automatización del proceso de los pequeños comercios.

En resumen, una evolución de lo ya trabajado en cuanto a definición de los estándares de intercambio electrónico de datos junto con nuevas tecnologías basadas en IA pueda darnos una segunda ola de automatización en cuanto al intercambio de datos entre no solo empresas sino usuarios de todo tipo.

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