Servicios Compartidos, el Centro (no sólo administrativo) de la Empresa

De acuerdo con Accenture, el 75% de las compañías del Fortune 500 han establecido Centros de Servicios Compartidos que desempeñan funciones como Finanzas, Recursos Humanos, Cadena de Suministro y Tecnologías de la Información, entre otras. Pero ¿cómo hemos llegado hasta aquí?

Los Centros de Servicios Compartidos (Shared Services Centers, SSC) empezaron a tener sentido con los ERP, que ofrecían la capacidad de digerir toda la información administrativa y fijar procesos estándar para la toda la organización. Esta estrategia les permitió optimizar su fuerza de trabajo y racionalizar su carga documental, con el objetivo a medio o largo plazo de eliminar el papel.

Con el tiempo, esos departamentos administrativos han ido adquiriendo un elevado conocimiento de los procesos y las herramientas TIC. Y a partir de tecnologías como el Cloud Computing, están ahora en disposición de desempeñar tareas mucho más relevantes a las meramente administrativas. Así es como el SSC ha pasado a convertirse en el centro neurálgico de la gestión empresarial, concentrando las inversiones en tecnología y facilitando la toma de decisiones

Con los nuevos SSC, las empresas ya no sólo gestionan centralmente su compleja pero rutinaria administración, sino toda la información de la compañía que fluye en distintos idiomas, por múltiples canales y en innumerables formatos. Facilitando que esa información sea coherente, que las operaciones sean transparentes y permitiendo rapidez de respuesta. El objetivo es reducir la carga documental no sólo del departamento, sino de hasta toda una multinacional.

Los principales retos a los que se enfrentan las corporaciones que optan por tener un SSC pasan, por un lado: por contar con una plataforma única que permita gestionar todos los flujos documentales, asegurando la captura de información, su proceso y la automatización de las tareas;  y por otro, con valerse del mejor talento profesional para no sólo llevar a cabo la mejor gestión de información, sino además sacarle el mejor partido.

Pero  antes de dar el paso a un proyecto de tal magnitud, es imprescindible:

  1. Determinar las verdaderas necesidades de la empresa en cuanto a gestión de procesos.
  2. Establecer una adecuada política que abarque la captura de información, la estandarización y automatización de tareas, las funciones del equipo y cómo la organización va a ser capaz de observar y medir los resultados que obtenga en términos financieros y de eficiencia de negocio.
  3. Gestionar el cambio, tanto interno como de cara al exterior, en forma adecuada, ofreciendo la formación necesaria y asegurando una transición ágil y fructífera.

Al final, de lo que se trata es de fomentar una organización eficiente, basada en el talento y con clientes satisfechos.

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