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El sector sanitario, y en especial el que comprende a las industrias farmacéuticas, los laboratorios y los fabricantes de dispositivos e instrumental, es uno de los más profusos en la gestión de documentos. Y de los más complejos. Estas empresas proveen generalmente a grandes centros hospitalarios, clínicas y farmacias. Y al volumen de intercambio documental se une un factor crítico: la precisión.
En efecto, se trata de compañías que han de gestionar pedidos y facturas de productos muy específicos, con elementos de identificación a veces muy particulares. A veces, las cantidades de medicinas pedidas no se corresponden con las unidades de venta disponibles, y han de aplicarse algoritmos de conversión para reconocer las referencias de los artículos. Aparte de los pedidos duplicados o las excepciones, muy frecuentes y complicadas de tramitar. Todo esto se traduce en grandes cantidades de papel a gestionar y archivar, en insuficiente visibilidad de sus flujos de circulación de documentos, y en una gran dificultad para asimilar y responder a fuertes picos de actividad.
Por otro lado, en el actual contexto económico, los proveedores de hospitales y farmacias ven cómo sus clientes han reducido sus volúmenes de compra pero no el número de pedidos, que al contrario se ha incrementado. Esto es porque no quieren acumular stock, y por ello piden menos productos, pero más veces. Y con menos personal dedicado, al haber visto reducidos sus ingresos, estas empresas no pueden permitirse reducir la calidad del servicio que dan.
Quiere esto decir que necesitan soluciones tecnológicas avanzadas de automatización que les ayuden a ser más eficientes, que desmaterialicen sus procesos y les liberen del profuso tráfico de papel. Y que entiendan muy bien las particularidades y vicisitudes de su negocio.
Esker ha acumulado una importante experiencia en el sector sanitario. Tanto a través de tecnologías Cloud, en las que el software se utiliza bajo demanda, como de la implementación de soluciones completas a gestionar desde sus propios sistemas de información, importantes empresas de este sector gestionan sus pedidos y sus facturas integrando todo en su sistema de gestión. Con alentadores resultados en términos de ahorros de tiempo, costes y flexibilidad, mejora de la satisfacción de sus clientes y de sus empleados y, por supuesto, drástica eliminación del papel.
Recientemente hemos anunciado en España nuestra colaboración con Sanofi España, filial de uno de los líderes mundiales de la industria farmacéutica. Esta compañía ha automatizado la recepción de los pedidos de sus clientes, unos 70.000 al año de cerca de 300 referencias de medicamentos y otros productos, que le llegan por fax y por e-mail, en múltiples idiomas. Implementada en dos meses, la solución para la gestión de pedidos en modo servicio (SOP On Demand) de Esker gestiona la recepción de esos pedidos, así como su validación y su integración en el sistema SAP. La solución ha sido adaptada para cumplir determinados requerimientos específicos de la compañía, resolviendo al mismo tiempo el archivado electrónico de dichos pedidos.
También reciente es el caso de Werfen Group, una multinacional de capital 100% español y uno de los primeros fabricantes y distribuidores de productos y dispositivos para el diagnóstico clínico, el sector hospitalario y la investigación en todo el mundo. Esta compañía dispone de un Data Center situado en Barcelona, desde el que da soporte a más de 52.000 clientes y gestiona los procesos de captura y gestión de documentos como pedidos de clientes–medio millón en 2012- y el envío de pedidos a proveedores –más de 100.000 al año. Ahora ha ampliado el ámbito de sus sistemas de recepción de pedidos. Desde servidores de fax ubicados en Estados Unidos, Italia y Portugal, los pedidos se redirigen vía FTP para ser capturados, gestionados e integrados en el sistema SAP residente en el Data Center de Barcelona. Como resultado, el grupo consigue que su Centro de Atención sea “cero papel”, de manera que cualquier usuario de la empresa accede a todos los documentos digitales.
Más allá de nuestro país, acabamos de ser elegidos por Varifarma, un laboratorio argentino especializado en la fabricación de productos de Oncología, para automatizar sus procesos de pago a proveedores. La solución de Esker, integrada en su ERP Microsoft Dynamics, tiene por objeto agilizar la recepción, aprobación y pago de las facturas de sus proveedores, al tiempo que provee a la compañía de una plataforma para sostener el flujo de documentos que depare el futuro crecimiento de su actividad.
Estos nuevos ejemplos vienen a sumarse a los de Glendale, Haemonetics, Medrad, Qualicaps, Roche y hasta cerca de 40 compañías internacionales de este sector que forman parte significativa del portfolio de clientes de Esker.
En definitiva, y valga la expresión, nos gusta sanear los procesos… y la vida de quienes trabajan con documentos, los producen o dependen de ellos.
Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Procure-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.
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