¿Quieres ganar eficiencia en el cobro y generar flujo de caja?

Flujo de caja

¿Qué capacidad de generar flujo de caja tiene la empresa? Es la pregunta que inquieta a los accionistas, consejos de administración, CEOs, CFOs o tesoreros corporativos en estos momentos de crisis e incertidumbre.

En concreto, el flujo de caja operativo nos dice cuánta caja genera la cuenta de resultados y también qué otras fuentes de caja aporta el balance por aumento de deuda o disminución del activo.

Éste ha disminuido ahora que las empresas han tenido que reducir o parar temporalmente su actividad. La prioridad inmediata del CFO y del tesorero es mantener una radiografía precisa de la situación real de la tesorería, cuantificar las necesidades de liquidez a corto plazo y generar flujo de caja para cumplir sus promesas de pago.

La gestión proactiva del cobro, aspecto clave para generar flujo de caja

Quiero detenerme en una medida fundamental que los directivos pueden tomar para generar caja, que es la eficiencia en la gestión de las Cuentas por Cobrar.

Una venta no está terminada hasta que no se cobra. Ahora que muchas empresas están recuperando sus ventas y se reinventan para adaptarse a las nuevas necesidades y hábitos de los clientes, es más importante que nunca cerrar el ciclo de venta de manera eficaz y contribuir así a generar caja.

Según el nuevo estudio sobre Comportamiento de Pagos de las Empresas Españolas del 1º trimestre de 2020, publicado por INFORMA D&B, la puntualidad en los pagos sigue bajando por tercer trimestre consecutivo hasta el 46,50 % del total de pagos. El año 2020 empieza con un periodo medio de pago por encima de los 91 días y aumenta 0,83 días respecto al año pasado.

En el momento crítico actual, el credit manager y el gestor de cobros deberían pasar de ser gestores de la “actividad del cobro” a serlo de la “proactividad del cobro”. Solo con una gestión proactiva podrán tomar activamente el control del cobro, decidir con acierto qué decisiones de gestión tomar en cada momento y anticiparse a los acontecimientos.

Control sobre el cobro

Para controlar la gestión del cobro hay que partir de una visión clara de lo que está ocurriendo y examinar en profundidad si los procesos implementados son eficaces.

Pongo algunos ejemplos de cómo ejecutar con eficacia ciertas tareas y contribuir a generar flujo de caja, desde la facturación, la gestión del cobro propiamente dicha, la persecución de la deuda y la gestión de disputas:

  • Enviar las facturas con la máxima agilidad y en conformidad con los pedidos y los términos del contrato. Los días de retraso en la recepción de la factura por el cliente, son días de retraso en el cobro de esa venta. También retrasa el cobro los días perdidos en rectificar errores. Por ejemplo, por no tener en cuenta posibles renegociaciones en los términos de los contratos que se están realizando en la situación actual.
  • Enviar a los clientes de un estado de cuenta días antes del vencimiento de las facturas, identificando así posibles errores en la información y disputas que pueden generar retrasos.
  • Unos días antes del vencimiento de las facturas, asegurar con los responsables de otros departamentos como Contabilidad o Comercial, que está todo preparado para el pago, especialmente si las facturas son de importe elevado. Otras formas de agilizar los cobros, son enviar remesas bancarias y facilitar el pago a los clientes, por ejemplo, a través de un portal web.
  • Actuar rápido frente a las facturas impagadas. Hay estudios que avala que cuanto más se tarda en cobrar una cuenta pendiente, menos probable es que se cobre.
  • Personalizar las reclamaciones de deuda según el perfil del cliente y la etapa de dicha reclamación.

Decisiones eficientes sobre el cobro

Con la información obtenida del citado examen, se puedan tomar decisiones eficientes para el momento actual. Pongo algunos ejemplos:

  • Revisar el modelo de segmentación de clientes para la gestión del riesgo de crédito y cobros, pues probablemente en la situación actual necesita una adaptación, y definir la nueva estrategia de cobros en base a ello.
  • Enfocarse en reducir las cuentas a cobrar vencidas y priorizar las acciones con clientes que aporten mayor flujo de caja de forma inmediata. Por ejemplo, las cuentas de importe más elevado de clientes que suelen pagar de forma rápida o las de pagos frecuentes.
  • Analizar el rendimiento y comportamiento de pago de los clientes, para tomar medidas proactivas. Por ejemplo, realizar un plan de acción de cobro anticipado, ofreciendo ventajas y descuentos a los clientes que paguen al contado o en un periodo de tiempo breve, o negociar planes de pago con los clientes morosos con coberturas de riesgo mediante avales, garantías, etc.
  • Actualizar las previsiones de cobro anticipando diferentes escenarios (pesimista, medio y optimista) es otra medida proactiva con la que la empresa se adelanta a que sucedan los problemas.

Digitalización de la gestión del cobro

Hoy en día la digitalización de la gestión del cobro es factor imprescindible para ser eficiente en la gestión del cobro y generar flujo de caja. Una solución digital de gestión de cobros da visibilidad de las diversas acciones y estado de las cuentas de clientes en todas las etapas de dicha gestión y aumenta la productividad del equipo en la ejecución de las tareas que he descrito.

Pero no se persigue solo reducir el periodo medio de cobro o DSO (Days Sales Outstanding) y los impagos, y de hacerlo con los menores costes posibles. En estos momentos de dificultades de liquidez, incidir en el cumplimiento de los objetivos de cobro no debe repercutir de modo negativo en las relaciones con los clientes, en especial con los clientes estratégicos.

La Dirección debe velar por ello y facilitar la colaboración de los responsables implicados en la gestión de clientes y del cobro, principalmente el CFO y/o el tesorero, el credit manager, el gestor de cobros y el comercial. Digitalizar la gestión del cobro facilita también esta tarea, entre otras cosas porque permite centralizar todos los datos relacionados con la venta y establecer vías de comunicación directas, ágiles y efectivas con los clientes.

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Gestión de cobros

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