Por qué automatizar un centro de servicios compartidos

Centro de servicios compartidos


Las empresas se enfrentan continuamente a presiones que las obligan a mejorar los niveles de servicios y controlar sus costes. Sobre todo cuando tienen filiales internacionales.

Los Centros de Servicios Compartidos (CSC) permiten un mejor manejo de la información y centralizar todas las peticiones que provienen de clientes internos y externos en un solo punto de contacto.

Una de las principales claves para tener una gestión centralizada en un CSC consiste en contar con una plataforma única desde la cual gestionar todos los flujos documentales.

Crear un Centro de Servicios Compartidos da a tu empresa la oportunidad de mejorar en la eficiencia de los procesos, y controlar el gasto de gestión administrativa. El objetivo es remediar la falta de control y visibilidad sobre la gestión de los procesos de aprovisionamiento y de venta.

¿Qué procesos podemos automatizar en un Centro de Servicios Compartidos?

Podemos automatizar todos los procesos de gestión documental de los ciclos OTC (Order-to-cash)y PTP (purchase-to-pay).

En el primero (ciclo de Ventas, OTC), estamos hablando del intercambio de documentos como: pedidos de clientes, facturas de cargos, facturas de clientes, reclamaciones e incidencias, albaranes, confirmaciones, gestión de cobros…

En el segundo (ciclo de compras, PTP,) será la gestión de presupuestos, pedidos de compras, validación de compras, facturas a proveedores, gestión de pagos.

¿Cuáles son los beneficios de esta automatización?

Algunas ventajas de la gestión automatizada de los ciclos OTC y PTP en el Centro de Servicios Compartidos, son:

  • Información más fiable.
  • Mayor control interno.
  • Mejoras continuas de los procesos.
  • Estandariza procesos de varios sitios.
  • Simplifica la gestión de código del país, idioma de soporte, etc.
  • Gestiona el workflow de validación de forma externa al ERP, permitiendo mayor agilidad, menos costes y una resolución eficiente con trazabilidad para cada una de las etapas de gestión.
  • Registra las facturas y los pedidos en tiempo real y permite una gestión del IVA inmediata.
  • Proporciona una total visibilidad sobre clientes, proveedores, materiales y centros de negocio.
  • El ahorro de costes por el establecimiento del CSC en zonas de costes (laborales y fiscales) más bajos.

Ejemplos de compañías que ya se están beneficiando de este servicio con Esker

El grupo Albemarle procesaba manualmente 13.000 facturas al mes. Actualmente, su gestión digital permite un ahorro de tiempo y reduce el coste administrativo en un 90%.

Esker representa una etapa importante hacia la mejora global de gestión de nuestra compañía. Su capacidad de capturar e integrar las facturas en SAP y la visibilidad conseguida al 100%, han representado un cambio drástico en nuestro éxito.”
Director Global de Compras MRO — Albemarle

Los resultados obtenidos por Adveo tras solo tres meses utilizando la solución de automatización de facturas de proveedores, son muy prometedores: redujo el 90% el flujo de papel, consiguió más visibilidad gracias a la utilización de métricas para el control de la eficiencia del proceso y un incremento de la eficiencia de los equipos administrativos de cuentas a pagar.

«Lo que más destacaría de la solución de Esker, aparte de su facilidad de uso y su interfaz amigable, es la funcionalidad de auto-aprendizaje, que detecta automáticamente campos como el ID del proveedor o las cuentas contables en facturas recurrentes. También el workflow electrónico, desarrollado a medida para cubrir nuestras necesidades, que nos aporta mucha agilidad a la hora de validar las factura”.

Belén González Rodríguez- Dpto. de proveedores- Grupo Adveo

ELIX Polymers ha conseguido una mayor satisfacción de los proveedores al gestionar sus pagos con puntualidad.

Con Esker la gestión de facturas de proveedores es más ágil. La captura y filtrado, el tratamiento posterior y el seguimiento permiten a nuestro equipo trabajar con mayor rapidez y eficacia que antes. Además, la relación con los proveedores se ve beneficiada, gracias a la precisión y puntualidad en la que gestionamos y pagamos nuestros aprovisionamientos.”

José Antonio Martín Sierra- responsable de Contabilidad e Impuestos-ELIX Polymers

La automatización de pedidos de una de las multinacionales de cosmética más importante de este país, le permitió reducir sustancialmente el tiempo de gestión por parte de los agentes de Customer Service. Por ejemplo, para la división de retail para cruceros, se ha detectado una reducción del tiempo de gestión, de 1 día y medio a 10 minutos. Es el tipo de beneficio que se puede esperar de la automatización de la captura y gestión de pedidos para una gestión de entrega local, siempre dejando la última palabra (packaging, trato con el cliente) al personal local.

En la actualidad, Logista Pharma gestiona más de 6.500 pedido al mes a través de su solución de automatización de gestión de pedidos de Esker, consiguiendo un crecimiento sostenible al poder concentrar todo los pedidos de sus clientes, más de 70 laboratorios, en una única plataforma.

A diferencia de lo que ocurría anteriormente, hoy es posible contar con una imagen clara y dinámica de todos y cada uno de los procesos, de forma que la toma de decisiones se realiza en base a una información en tiempo real. Además, el Centro de Servicios Compartidos, como su nombre indica, es un centro de Servicios para el resto de la empresa: su objetivo es permitir el desarrollo sostenible, controlando recursos y facilitando la tarea administrativa de sus filiales. Donde se crea un CSC se crea un personal administrativo feliz en las filiales.

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