Una nueva era para las empresas manufactureras

Por qué las empresas manufactureras necesitan replantearse sus sistemas manuales de gestión de pedidos.

El panorama actual para las empresas manufactureras no es muy positivo. Según datos del INE, su actividad en el año 2018 descendió un 0,3% trimestral, después de sufrir un retroceso del 0,4% entre julio y septiembre. De hecho, de los cuatro trimestres del año, en tres de ellos la producción sufrió caída, lo que se suma a que la producción manufacturera está bajando (un 30% en España durante la crisis desde 2007 hasta 2012), según los datos de Eurostat.

La pérdida de puestos de trabajo, los aranceles, la dependencia de la exportación a países de Europa que pueden caer en recesión como Alemania, Italia o el Reino Unido, no contribuye a mejorar la perspectiva.

Frente a esta situación, los directivos industriales buscan nuevos modelos de gestión que favorezcan la eficiencia y la competitividad de las empresas manufactureras. Si no se crece, al menos que lo que se produzca conlleve menos gastos sin que la calidad se vea afectada.

Uno de los principales procesos en el punto de mira es el Order-to-Delivery, que consiste en automatizar todas las tareas incluidas desde que se recibe el pedido hasta su entrega. Los pedidos son cada vez más numerosos, aunque de menos cuantía, y procedentes de canales cada vez más diversos, fruto de las nuevas estrategias comerciales para llegar al consumidor vía el canal online. El reto es que todos se traten rápidamente, sin error, evitando incidencias y reclamaciones y con una visibilidad total sobre el ciclo comercial, hasta la entrega del producto.

Esta automatización consiste en una ayuda al administrativo, para que su trabajo no consista en teclear sino en supervisar, validar, corregir desde la pantalla. La información se sitúa en un único punto de trabajo donde los diferentes departamentos y actores que deben intervenir, lo puedan hacer desde cualquier lugar.

Eliminar las tareas manuales y los archivos físicos es la primera etapa en la transformación digital.

Los objetivos del nuevo modelo de gestión administrativa para las empresas industriales deben incluir cualquier medida que evite:

• RETRASOS o ERRORES EN LAS VENTAS

Asociados a los errores con el tecleo manual de datos

• RETRASOS EN LA PRODUCCIÓN Y EXCESOS DE STOCK

Por la entrada ineficiente de datos en el ERP

• INCREMENTOS EN STAFF Y GASTOS TI

Para gestionar altos volúmenes y picos de actividad

Eliminar ineficiencias en cualquier proceso de gestión de la empresa, es el caballo de batalla para mantenerse competitivo en cualquier contexto, pero de forma más urgente cuando la demanda escasea. Las tareas operativas y rutinarias consumen demasiado tiempo y recursos de profesionales cualificados que deberían estar más enfocados a actividades de desarrollo de negocio.

Otro objetivo a cumplir es “poner miradores” en forma de Métricas de Control en cada etapa del proceso de gestión y de producción.

Actualmente, esta carencia no es propia del sector manufacturero sino general. A ver si te suenan:

1- Falta de indicadores clave de rendimiento (KPIs)

“Aquello que no se mide no se controla, lo que no se controla no se conoce, lo que no se conoce no se mejora”
Sin indicadores que midan lo que haces, tus intentos por mejorar irán a ciegas. O, peor aún, ni siquiera sabrás que tienes que mejorar.
¿Somos eficientes en la preparación de nuestros pedidos? ¿Cuánta mercancía perdemos? ¿En qué parte está el problema, en la tuya o en la del proveedor?
Esta falta de visibilidad tiene consecuencias directas sobre la eficiencia.
La solución para abordar este problema pasa por invertir en una tecnología capaz de proporcionar un fácil acceso a la información.

2- Baja predicción de la demanda

Introducir sistemas que ayuden a tener una predicción afinada de los movimientos evitará que te enfrentes a una auténtica pesadilla para la logística: desabastecimiento propio o de los clientes, falta de personal, exceso de carga de trabajo, etc.
Para poder calcular con mayor seguridad tu demanda no puedes limitarte a mirar la demanda del año pasado y aumentarle el porcentaje que te gustaría crecer.

3- Comunicación interdepartamental e integración de sistemas

Trazabilidad, predicción de la demanda, gestión de pedidos… Es fundamental gestionar correctamente el flujo de información y facilitarlo desde la entrada del pedido hasta su entrega, de forma que pueda ser conocido por los diferentes departamentos y por las personas afectadas.
En este sentido, la tendencia es, al contrario, a tener departamentos y sistemas estancos.

La solución pasa por promover la integración y coordinación entre departamentos, definir y comunicar a todas las áreas los elementos y servicios que presentarán a los clientes

Una buena comunicación es sinónimo de enfoque y es un elemento clave en la cadena de valor, permitiendo una administración más cercana, para poder evitar problemas, retrasos, retornos de inventario y almacenamiento.

¿CUÁL ES LA SOLUCIÓN?

1- HERRAMIENTAS INTELIGENTES DE WORKFLOW

Una solución para automatizar todas las fases del proceso de pedidos y gestión de reclamaciones. Con herramientas inteligentes de workflow que capturen y validen los datos de los pedidos entrantes antes de archivarlos y enlazar el pedido en la aplicación ERP.

2- ANALÍTICAS Y CUADROS DE MANDO

Con la eliminación de todos los aspectos manuales del proceso de pedidos. Permitiendo que sean visibles en cada fase para su seguimiento en tiempo real y reporte. Con cuadros de mando, fáciles de usar, que dejen el control en manos del usuario, de manera que tanto los empleados como los directores de servicio al cliente puedan obtener valiosas métricas, necesarias para llevar a cabo un trabajo con efectividad.

3- INTEGRACIÓN CON ERP

Una solución que se integra sin problemas con tu ERP y tu negocio. Que sus funciones de workflow operen independientemente de las infraestructuras ERP, simplificando la conexión con múltiples aplicaciones en diferentes subsidiarias o departamentos.

4- COMPATIBILIDAD CON INFRAESTRUCTURAS EDI

Ni siquiera las empresas que procesan pedidos en EDI son inmunes a las tareas manuales, como la gestión de excepciones. Una solución que complemente a las infraestructuras EDI ya existentes, de manera que cada pedido no procesado de forma automática por EDI sea transformado en un documento perfectamente legible, que puede ser corregido o completado por el responsable, antes de ser direccionado al ERP.

El nuevo modelo de gestión da a las compañías las herramientas necesarias para reducir los costes, estrechar la lealtad de sus clientes y abrir nuevos horizontes empresariales.