La receta perfecta para digitalizar la gestión de facturas del Grupo Helios

Así como el Grupo Helios confía en sus buenos proveedores para poder elaborar sus deliciosas recetas también ha confiado en la de Esker para digitalizar la gestión de facturas tras sus más de 100 años de historia.
En toda buena cocina llega un momento en el que es necesario delegar algunas tareas que son sencillas a otros para poder centrarse en otras que requieren más atención. En el caso de Helios, era necesario hacerlo con el ciclo de facturación y cargos del grupo compuesto por Helios e Iberfruta.

Desde 2018 su equipo financiero necesitaba un pinche que le echara una mano para transformarse digitalmente y así poder obtener visibilidad de sus procesos de facturación, reducir los tiempos de maniobra y acelerar sus pedidos. En su búsqueda, se encontró con la ayudante de cocina perfecta para llevarlo a cabo: la Inteligencia Artificial de las soluciones de Esker.

Buscando los ingredientes adecuados…

El Grupo Helios necesitaba reducir la complejidad del proceso, ya que en Helios había en torno a 15.000 facturas de sus proveedores y 22.000 facturas de Iberfruta que debían ser procesadas. Además de otro flujo de cargos del sector retail del que tenían que gestionar 9.000 transacciones para Helios y 250 de Iberfruta. Como en todo proceso culinario, se buscan los mejores ingredientes para lograr una calidad excepcional en el producto final. Helios, antes de meterse en faena para digitalizar la gestión de facturas y cobros, tuvo en cuenta los desafíos a los que enfrentarse y superar para salir exitoso:

  • Reducción en los tiempos de gestión de sus equipos para dedicarse a tareas con mayor valor añadido.
  • Reducción de la complejidad del proceso y adaptación rápida de sus equipos.
  • Elección de una solución flexible que tenga un proceso de verificación electrónica adaptado a la organización para que el equipo financiero pueda verificar las facturas desde cualquier lugar.
  • La implementación tiene que ser compatible con SAP.

Que las facturas se puedan digitalizar es sencillo, pero antes de ello es importante elegir y diseñar el proceso de gestión del flujo hasta la implementación en el ERP. Los tres ingredientes principales para la receta son facilidad de uso, flexibilidad y acompañamiento en la integración. Por eso, el pinche elegido tenía que ofrecerles independencia y accesibilidad en la nube, para poder trabajar desde cualquier lugar desde un portal exclusivo para ellos.

El punto de mayor peso en la toma de la decisión ha sido la facilidad de acceso y de uso del portal con su pantalla de inicio que muestra los indicadores clave para su negocio y gráficos en tiempo real. Además, con los menús personalizados pueden llevar una contabilidad más ajustada, precisa y rápida.

La solución de Esker para la captura y gestión de facturas de proveedores y de cargos nos permite optimizar los tiempos, tener un mejor control presupuestario, y unas validaciones rápidas y sencillas. – Mercedes Soto, directora financiera de Helios.

… para lograr el mejor resultado.

Desde el comienzo de la implementación de la solución para digitalizar la gestión de facturas de proveedores de Esker, el equipo de Helios está más satisfecho con su día a día en el trabajo diario. La reducción de los tiempos en la gestión de facturas y cobros es considerable pudiendo dedicar más atención a otras áreas de mayor peso para la empresa. También el impacto moral positivo que tiene en el equipo financiero mejora la calidad del trabajo porque la contabilidad es más rápida, el control mayor y la visibilidad de todas las etapas de los procesos es absoluta. Algunos aspectos en los que han notado mejoría tras la implementación de la solución son:

  • Mayor visibilidad sobre facturas y cargos pendientes que agiliza los cierres y provisiones
  • Mayor agilidad en la contabilización
  • Reducción de tiempos en la validación, control y contabilización
  • Control presupuestario, validaciones rápidas y sencillas
  • Teletrabajo posible a la hora de acceder a los archivos digitales.

Nuestros equipos administrativos son más felices porque ven que su tiempo está optimizado: ahora pueden realizar tareas más interesantes, tienen más control sobre lo que está ocurriendo en tiempo real. De forma global, tenemos un mayor control presupuestario. – Mercedes Soto, directora financiera de Helios.

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