La eficiencia en los cobros necesita cabeza, piernas, corazón y… tecnología

«Otro día de atasco» se dice Daniel mientras mira, impaciente, la larga fila de vehículos que le preceden en la incorporación a la autovía. Conecta su móvil al coche para escuchar algún podcast inspirador. Necesita ideas para exprimir la solución de Cuentas por Cobrar que utiliza su compañía y obtener mejores resultados en la gestión del crédito y la eficiencia en los cobros de clientes. Es lo que ahora le trae de cabeza como Credit & Collections Manager.

Viene a la mente del directivo, el escueto y sabio consejo de Warren Buffett: “Regla número 1: Nunca pierdas dinero. Regla número 2: nunca olvides la regla número 1”. «Qué sencillo decirlo y qué complejo lograrlo… si no fuera por la tecnología», piensa. Y el subconsciente le lleva a buscar algún podcast de la empresa proveedora de las soluciones del ciclo de conversión a cash de su compañía.

El control de la gestión del cobro

Daniel está a punto de incorporarse a la autovía, así que escoge rápidamente el episodio “El control de la gestión del cobro” que ve en su pantalla. Tras escucharlo, se reafirma en que la solución que utilizan aporta visibilidad total al ciclo O2C y, gracias a los cuadros de mando configurables, resulta muy fácil monitorizar los KPIs de AR y la gestión de la eficiancia en los cobros.

Sin embargo, tendrá que comprobar si al digitalizar el envío de las facturas, han logrado que el proceso sea un 75% más rápido, como se dice al final del episodio. Hay que tener en cuenta que su compañía factura a clientes de cinco países del mundo, cuatro europeos y uno asiático.

Asimismo, se propone trabajar con el controller financiero para revisar cuál es el porcentaje de ahorro en costes administrativos y operativos gracias a la digitalización. ¿Habrán conseguido ahorrar hasta un 60%, como acaba de oír?

La eficiencia en los cobros necesita cabeza, piernas y, ante todo, corazón

Indudablemente, el control del ciclo completo del cobro hasta la última tarea del cash allocation, abarca muchos frentes. Sería imposible gestionarlo eficientemente sin la solución de Cuentas por Cobrar que utilizan. Contando con esta herramienta, Daniel se guía por 5 reglas que él mismo ha definido.

Ten cerebro

Ten siempre presentes los objetivos en tus análisis de la gestión del riesgo y de la cartera, y elabora un plan para reducir la cartera ya vencida y la morosidad. De modo que puedas presentar a la Dirección, información de valor y previsiones.

No olvides adecuar la estrategia de cobro a los diferentes perfiles de los clientes.

Con todo ello, planifica y prioriza las acciones a realizar por el equipo de AR y cobros.

Ten ojos

Conoce lo que está pasando en cada momento y la evolución de los KPIs: lo que no se evalúa, se devalúa. Así podrás ajustar la estrategia de cobro y encontrar los puntos débiles para mejorar la gestión de riesgos y cobros.

Los que intervienen en el ciclo del cobro también deben “tener ojos” para conocer los datos de las cuentas de clientes y las comunicaciones que se han tenido con ellos. Centraliza esa información para que todos accedan a ella a través del portal web de la solución, según sus perfiles de usuario.

Ten orejas y boca

Facilita una comunicación directa y ágil con los clientes a través del portal web, para:

• Comprobar el estado de las cuentas de clientes en tiempo real y acceder al histórico y al archivo de documentos.
• Presentar reclamaciones relacionadas con las facturas, con la confianza de que se resolverán eficientemente.
• Ofrecer a los clientes diferentes métodos y facilidades de pago.
• Gestionar descuentos.
• Ajustar las tareas de gestión del cobro y reclamación de deuda, al perfil del cliente, sus preferencias y hábitos.

Ten piernas

Gana tiempo en el cobro de las facturas:

• Con la automatización se evitan errores de facturación y envío de las facturas, o se rectifican con prontitud. También se asegura la rapidez y eficacia al realizar de esas tareas.
• Luego, sé ágil en analizar el comportamiento de los clientes y las causas de los retrasos en el pago, para planificar con acierto las acciones de reclamación de deuda.

Ante todo, ten corazón

Aporta valor a tus clientes y empleados. La gestión de las Cuentas por Cobrar será eficiente si cuidas de lo que es el corazón de tu empresa.

Daniel había añadido recientemente esta última regla. Surgió después de ver las entrevistas del escritor y conferenciante Alex Rovira a los directivos de su empresa de IT. En ellas quedaba patente que la empresa centraba su trabajo en aportar valor a sus clientes y en especial, al equipo de back office, verdaderos protagonistas en la gestión eficiente de pedidos, facturación y cobros. Es justo que la tecnología les permita hacer más visibles los resultados de su trabajo y liberar tiempo para implicare en tareas de mayor valor añadido.

Beneficios de la digitalización para el equipo del Departamento de Crédito y eficiencia en los Cobros

Daniel acaba de llegar a su oficina y se acomoda frente al ordenador. Lleva un rato dando vueltas en su cabeza, a cómo aportar valor a su equipo de Crédito y Cobros. No es un asunto banal pues tienen un volumen de 2.000 clientes y expiden unas 50.000 facturas anuales. El 10% de ellas se emiten conforme a la legalidad de los diferentes países donde operan sus clientes.

Además, la próxima obligatoriedad de factura electrónica puede ser una oportunidad de aumentar la eficiencia en los cobros y procesos de AR. Daniel recuerda una entrevista al CEO de una compañía líder en este tipo de soluciones. En ella afirmaba que este cambio puede llevar a que las empresas reduzcan en más de un 80% los costes asociados a esos procesos y disminuyan un 10% el periodo medio de cobro.

«Es la oportunidad de innovar en los procedimientos internos e introducir mejoras en el departamento, sacando el máximo partido a nuestra solución de Cuentas por Cobrar», se dice Daniel mientras hace clic en el botón “Login Clientes” de la plataforma.

Al entrar, emerge una ventana anunciando el webinar “Cómo Kion ha liberado 4 horas de trabajo a sus empleados”. Es una compañía similar a la suya, así que Daniel lee interesado la descripción del seminario. La implantación de los proyectos de digitalización de AR y Cash Collection, han ahorrado a Kion 4 horas semanales destinadas al seguimiento de cada factura y de tareas redundantes. Incluso han cancelado reuniones semanales porque ya no las necesitan.

«Es la misma solución que la nuestra, a ver si saco alguna idea para utilizarla con más eficiencia en los cobros», piensa Daniel mientras hace clic en el botón “Registrarme”.