La digitalización de pedidos y albaranes en RISI: el aperitivo perfecto

RISI lleva más de 50 años siendo la estrella de los aperitivos en nuestras casas. Pero al igual que sus productos han ido evolucionando, la digitalización de gestión de pedidos y albaranes se vio necesaria para adaptarse mejor al mercado y ofrecer mayor calidad en la gestión de sus más de 1300 pedidos mensuales. Pero no fue sencillo porque la implementación ha sido en plena pandemia, con todo el equipo en remoto.

Cómo preparar el aperitivo perfecto:

Si sabes cómo digitalizar la gestión de pedidos todo será como abrir una bolsa de patatas. El aperitivo perfecto es fácil si sabes cómo prepararlo. Esto mismo pasa con el proceso de transformación digital del departamento de Customer Service de RISI. Los ingredientes con los que contábamos para su preparación fueron:

• 2º mayor fabricante del mercado.
• 95% proveedores españoles.
• ERP SAP Business One.
• Formatos de pedidos: fax, email y EDI.

Se trataba de todo un reto, pues había que digitalizar documentos que en ocasiones no eran muy legibles:

“El mayor reto en esta digitalización ha sido la mala calidad de impresión de algunos albaranes. El trabajo con Esker nos ha permitido mejorar varios aspectos del proceso, uno de los cuales fue la forma de recibir la comunicación por parte de nuestros principales clientes y colaboradores” Jorge Calvo Gutiérrez, Director de Customer Service en RISI

Las expectativas, como en cualquier proceso de mejora, eran altas y era necesario dar lo mejor de nosotros para cumplirlas. Lo más importante en este proceso de digitalización de pedidos y albaranes era reducir los errores manuales, acelerar su gestión, obtener visibilidad total del histórico en tiempo real y alinear todos los datos maestros con la solución de Esker.

Pedidos y albaranes: los invitados a la digitalización

La solución de pedidos de clientes y albaranes de Esker fue puesta en producción en marzo de 2021. Las expectativas que se tenían con la transformación digital de su gestión se vieron cumplidas gracias al acompañamiento del departamento de Customer Experience durante todo el proceso:

1. Reducción del tiempo de proceso en 80%.
2. Eliminación de errores debido al tecleo manual.
3. Visibilidad total sobre el proceso de gestión, gracias a los cuadros de mando.
4. Control de desviaciones e intervención en tiempo real.
5. Información compartida con la dirección de la compañía.

Los pedidos y albaranes han pasado a ser gestionados en un tiempo medio de 2 minutos (antes de la digitalización eran de 10 minutos).

«La solución de Esker nos ha permitido, en poco tiempo, automatizar toda la entrada de pedidos y de albaranes del canal de conveniencia, en distintos formatos (EDI, XLS, PDF), haciendo que nuestros agentes se dediquen a tareas de mayor valor añadido. Es un paso muy importante en nuestra estrategia de Digitalización y Automatización de nuestros procesos” Javier Paniagua, director de Tecnología y Proyectos en RISI.

Y como la digitalización de pedidos y albaranes es solo un aperitivo para ir abriendo boca, el próximo plato de la carta del que darán buena cuenta, será la transformación del proceso de cargos. ¡No te lo pierdas!