La digitalización de las facturas como motor de Domingo Alonso

Evitar pagar el peaje que la pandemia ha impuesto a muchas empresas no ha sido fácil. Algunas han salido muy perjudicadas. Pero no fue el caso de Domingo Alonso que se adaptó y tomó la salida hacia la digitalización de las facturas. Manejan entorno a las 120.000 facturas anuales y buscaban una herramienta digital de Cuentas por Pagar que les permitiera mejorar la relación con sus proveedores centralizando la recepción de facturas. Antes de ello, la gestión se hacía de manera manual y muchas veces perdían mucho tiempo por errores humanos al introducir los datos en el ERP. El objetivo principal de este proyecto era restarle complejidad al proceso de facturación y automatizar esas tareas manuales que no aportaban valor alguno.

La señal de peligro en autopista

Toda la gestión de sus facturas se hacía en papel y debido al estallido de la crisis sanitaria, Correos no funcionaba al principio de la pandemia. Además, la gestión de esas 120.000 facturas anuales dejaba margen de error en los datos que se introducían manualmente, lo que conllevaba mucho tiempo dedicado a la subsanación de los problemas que generaban. Ante esta señal de peligro, los desafíos en la autopista con dirección a la digitalización de las facturas eran:

• Escoger y aplicar una solución flexible con un flujo de validación electrónico adaptado a la organización, que permita validar las facturas desde cualquier lugar.
• Optimizar la relación con proveedores con pagos precisos y puntuales, resolución rápida de disputas y canal de comunicación en tiempo real gracias al portal de proveedores.
• Automatizar el proceso y reducir los errores básicos de la gestión manual, así como las ineficiencias y tareas que no aportan valor.
• Integración con su ERP, que es Navision.

Al tener un sistema de recepción, registro y control de las facturas de proveedores totalmente digitalizado, Domingo Alonso Group gestionó con facilidad todas sus Cuentas por Pagar. Con la solución de Esker pudo seguir con la actividad normal de la empresa sin problemas.

CON ESKER HEMOS CONSEGUIDO ELIMINAR GRAN PARTE DEL TRABAJO MANUAL, LA DIGITALIZACIÓN DEL PROCESO DE REGISTRO DE FACTURAS NOS PERMITIÓ SEGUIR TRABAJANDO CON NORMALIDAD DURANTE LA PANDEMIA.
ALEJANDO SUÁREZ | ANALISTA DIGITAL EN DOMINGO ALONSO

El mejor medio de transporte: la digitalización de las facturas

El departamento de Compras escogió la solución de Esker porque mejora el flujo de sus Cuentas por Pagar desde la recepción de las facturas hasta su pago. El proyecto fue todo un acierto y el equipo consiguió impulsar la eficiencia y la automatización de tareas rutinarias y manuales.

Este proyecto de digitalización llevado a cabo de la mano de Esker ha permitido a Domingo Alonso obtener una visibilidad unificada y en tiempo real de las Cuentas por Pagar de todas las empresas del grupo. Gracias a tener todos estos datos en un mismo cuadro de mandos, tiene mejor visión de las finanzas del grupo y puede redistribuir cargas de trabajo interno basándose en KPI’s relevantes para la toma de decisiones. También se añadieron opciones específicas como el uso de filtros globales de división por empresas. Esta funcionalidad les ha ayudado a hacer búsquedas precisas por empresa y optimizar el trabajo dentro del departamento. El equipo puede ver solamente las facturas que les interesa, pero además sólo se tienen en cuenta las empresas seleccionadas para los KPIs, vistas, contadores, informes, etc.

Por otro lado, también disponen de un portal para proveedores adaptado y personalizado con la imagen corporativa para que tengan acceso a operaciones en modo autoservicio a la información de pago. Así, Domingo Alonso se ha liberado de una carga de trabajo adicional.

LO QUE MÁS NOS HA GUSTADO DE LA SOLUCIÓN DE ESKER ES QUE FACILITA LA VIDA A NUESTROS PROVEEDORES Y A NUESTRO EQUIPO DE CUENTAS POR PAGAR, GRACIAS AL PORTAL DE PROVEEDORES, Y A LOS PANELES DE CONTROL CON GRÁFICOS EN TIEMPO REAL SOBRE TODO LO QUE OCURRE CON LAS FACTURAS.”
ALEJANDO SUÁREZ | ANALISTA DIGITAL EN DOMINGO ALONSO

Gracias a la digitalización de las facturas con la solución de Cuentas por Pagar de Esker, Domingo Alonso pudo realizar sus pagos sin problemas. Todos sus proveedores mandaron las facturas por email y el contexto sanitario impactó muy poco en la actividad diaria de Domingo Alonso.

¿Será este el fin del viaje en su proceso de transformación digital?