Los KPIs imprescindibles para las facturas de cargos

Las facturas de cargos (rappels, acuerdos comerciales, promociones…) afectan a muchos departamentos de la empresa. Seguro que en más de una ocasión te has encontrado con dificultad para identificar el tipo de cargo o has invertido demasiado tiempo en la gestión del mismo. Si la respuesta es afirmativa, sigue leyendo porque te diremos qué KPIs son imprescindibles para gestionar las facturas de cargos con menos tiempo y más visibilidad.  

Realizar una gestión eficiente de las facturas de cargos suele representar todo un reto para las empresas, especialmente para aquellas que se dedican a sectores como: alimentación y bebidas, cosméticos, moda y calzado, farmacia y parafarmacia, y electrónica de consumo.

Los principales problemas a los que se pueden enfrentar las empresas son:

• Gastos imprevistos: se desconoce cuándo llegan y si son el importe esperado
• Mucho tiempo de gestión: involucrando a varios departamentos internos y externos
• Dificultad para identificar el tipo de cargo al no ser claro o estar codificado
• Complican la relación con el cliente
• Alteran las previsiones de ingresos y gastos
• Poca visibilidad sobre la gestión

Frente a estos problemas, es necesario tener un control preciso de la situación. Para ello es útil la monitorización de la información en forma de indicadores de rendimiento que nos darán la perspectiva necesaria para evaluar y mejorar la gestión de los cargos. A continuación nombraremos algunos:

1. Cargos por métodos de recepción.

Las facturas llegan en diferentes canales y a diferentes perfiles, por lo que no hay suficiente control de cuándo llegan y quién inicia su gestión. Además, será importante poder gestionar la cantidad de cargos que se reciben por cada canal y por qué conceptos.

Este KPI te ayudará a gestionar de manera óptima la llegada de los cargos, te dará un mayor control en los departamentos más afectados y podrás comprobar si el número de cargos que se reciben coinciden con los esperados.

Gracias a esto podrás:

• Facilitar el trabajo de tus equipos organizado por áreas
• Tener más herramientas para datos en mano, a la hora de hablar con el comercial y/o con el retailer

2. Cargos recibidos por categoría

Con este KPI puedes conocer los cargos reales que el retailer aplica, los cargos inesperados y los departamentos que reciben más cargos.

De esta manera, reforzarás tu visibilidad sobre:

• El origen o motivo de los cargos, por área o departamento (interno o externo)
• Orientación sobre futuras acciones promocionales
• Seguimiento del cumplimiento de los acuerdos pactados

3. Tiempo de gestión y número de cargos por retailer

Estos KPIs tienen una relación directa con el resultado real de ventas. Así, podrás saber si la cantidad de cargos recibidos por retailer es la que se espera y, por lo tanto, cuál lleva más tiempo de gestión para tu equipo.

Además, tener estos datos te permitirá observar la evolución del proceso a lo largo del tiempo para realizar las correcciones que hagan falta.

Los beneficios sobre la gestión de tu área:

• Mejorar el proceso de gestión
• Hacer el proceso más eficiente
• Conocer cuáles son los retailers más problemáticos
• Mejorar la capacidad de negociación

4. Importe de cargos pendientes

Este KPI te permite tener los datos en tiempo real de los cargos pendientes a gestionar y el importe de los mismos. De este modo, podrás controlar el trabajo diario y priorizar actividades en la empresa.

¿Qué beneficios representa?

• Gestión más eficiente del tiempo gracias a la priorización por importe
• Recuperarás el IVA a tiempo y facilitarás que se reporte en tiempo y forma a Hacienda, tal y como lo exige ahora el SII

5. Cargos gestionados por empleado

Con este KPI podrás conocer la carga de trabajo que conlleva para tu equipo y cuánto tiempo tardan los empleados en realizar las tareas de mayor valor, centradas en la relación con el cliente.

La medición de este KPI busca mejorar la eficiencia y la satisfacción de los empleados, ya que te permitirá conocer qué cantidad de cargos gestiona un empleado cada día. Teniendo la visibilidad en tiempo real de la carga de trabajo de cada uno, el responsable puede redistribuir las tareas pendientes entre otros miembros del equipo.

Como has podido apreciar, aunque gestionar los cargos de las facturas puede ser un proceso complejo y tedioso, es una tarea que exige cada vez mayor agilidad.

Cuando tienes todo bajo control, tus trabajadores están menos estresados y se centran más en tareas productivas. Con todo esto, evidentemente, mejorará la relación con tus clientes y puedes tener una total garantía de que realizando una gestión eficiente y con mayor visibilidad las cosas solo podrán acabar bien para tu empresa.