Kion: cómo la gestión de cobro puede ser un proceso eficiente y sostenible

Kion Group es una de las principales compañías del mundo de equipos industriales y soluciones para la cadena de suministro. Cuenta con centros de producción en cinco continentes y está presente en más de 100 países con alrededor de 1.900 oficinas.

Su división Kion Financial Services se dedica a ofrecer soluciones de financiación a sus clientes, a los que envía 5.000 facturas al mes. El 55% de ellas se remitían por carta, y ahí empezaba el problema. Eso suponía dedicar dos días a imprimir, ensobrar y llevarlas al correo postal. El 45% restante de las facturas se enviaban por correo electrónico, tarea tampoco exenta de problemas. Sus administrativos carecían de toda noción y certeza sobre si esos emails se recibían o no, menos aún si se había producido algún error. Es más, recibían llamadas de clientes que no habían recibido su factura. El problema de visibilidad era evidente.

Nos comentaba Enrique Casas, Sales Support & Project Manager Financial Services de Kion, que el principio de la solución estuvo en un viaje a la subsidiaria de la compañía en Suecia. Allí se enviaban todas las facturas a un proveedor externo, que se encargaba de remitirlas a los clientes y llevar el seguimiento. Kion estaba acometiendo por entonces diversos proyectos de digitalización, y fue entonces cuando la compañía se planteó agilizar a nivel corporativo la gestión de las 55.000 facturas anuales a clientes, liberando a sus equipos de una tarea “que no aportaba nada”.

En menos de cuatro meses

Kion seleccionó inicialmente a tres proveedores para el proyecto, y pronto constató que era Esker el que mejor se adaptaba a sus necesidades particulares. La implantación se realizó en menos de cuatro meses, tras la cual el proceso quedó 100% digitalizado. Desaparecieron impresoras, ensobradoras y papel.

Esker extrae automáticamente los datos de las facturas desde el ERP. Las que van en papel son enviadas a la plataforma Esker Mail on Demand, proceso que se reduce a un clic. Kion dispone además de un panel de seguimiento personalizable, con KPIs que aportan transparencia sobre diversos indicadores en tiempo real. Por su parte, la inteligencia artificial hace predicciones de pago e identifica los clientes con riesgo potencial. De hecho, el 30% de la gestión de cobro tenía por objeto priorizar a los clientes, tiempo que ha quedado reducido a cero desde el primer momento.

Aumentando la liquidez cuando llegó la pandemia

Significativo también es reseñar cómo Kion tuvo que adaptar su operativa durante la crisis del Covid. En marzo de 2020, se hizo patente la falta de cobros y de liquidez. Con todos los equipos en casa, la situación requería un esfuerzo extra del equipo. De tres personas pasó a ocho, y organizarlo era un caos. Relata Enrique Casas que con la solución integrada de cobros de Esker, implantada en dos meses, las mejoras en flexibilidad fueron evidentes, toda la información estaba en la plataforma y cada uno sabía los clientes a los que tenía que llamar.

Solución adaptada a su actividad

Kion encontró una solución plenamente adaptada a su negocio, que permite crear tareas fácilmente y compartirlas a lo largo y ancho de la organización, lo que propicia la colaboración, con todo a la vista y al día desde la interfaz y las facturas accesibles en todo momento. Los empleados valoran la flexibilidad y la limitación del estrés, ya que gran parte del trabajo se puede hacer desde casa. En cuanto al ahorro de espacio, “ahora, donde estaban las ensobradoras y los archivos, tenemos la máquina del café”, apunta Enrique Casas, quien además destaca que “es el mejor proyecto que hemos implantado”.

Por lo demás de ahorrar espacio y el tiempo, Kion ha conseguido digitalizar las facturas, hasta el punto de que ha pasado a enviar el 80% por correo electrónico y sólo el 20% por correo postal. Asimismo, ha mejorado su DSO (tiempo medio de cobro) por el hecho de que las facturas llegan antes a sus clientes. Todo ello, con una sola persona dedicada a gestión de cobro para cada marca de la compañía, cada una de las cuales gestiona unos 1.500 clientes.

La solución de cuentas por cobrar está actualmente implantada en Inglaterra, Francia y en España, mientras que la de gestión de cobro funciona en Inglaterra y España. La estrategia es ir extendiéndola a más países. Asimismo, Kion se plantea ofrecer una plataforma de acceso web a los clientes, de manera que puedan ver sus flotas, dónde están las máquinas en cada momento o solicitar asistencia, de un modo más interactivo. “Queremos ahorrarle tiempo también al cliente”, señala Enrique Casas.

En definitiva, un caso del que estamos orgullosos en Esker y que demuestra que cobrar a los clientes, además de fundamental para cualquier negocio, puede también ser una tarea productiva, satisfactoria y sostenible.

Puedes acceder al caso completo haciendo clic aquí.