El impacto de la inteligencia artificial en el back office

La inteligencia artificial se ha convertido en uno de los elementos que las empresas miran con más atención y es que son grandes las expectativas que se tienen de cara al futuro: menos tareas administrativas rutinarias, menos tareas manuales repetitivas y más trabajo con “máquinas pensantes”.

De esta manera, la inteligencia artificial, y específicamente el machine learning, van de camino a convertirse en una de las tecnologías de plataforma más importantes de la historia. Para que te hagas una idea, lo que la máquina de vapor hizo por las tareas físicas, la IA lo hará por las tareas cognitivas.

La IA supone una forma de crear un software y máquinas inteligentes en donde los algoritmos no necesitan ser programados explícitamente. Básicamente, alimenta un algoritmo de datos, le dices lo que quiere, y desarrolla el modelo en sí.

Por ejemplo, un algoritmo de conducción autónoma que aprende a conducir estudiando millones de horas de datos de conducción humana, o un procesamiento de lenguaje natural que predice cómo responder mejor a un cliente aprendiendo de miles de conversaciones anteriores.

¿Significa esto que habrán menos puestos de trabajo? La respuesta es que no. De hecho, según un informe de Capgemini, las empresas que usan inteligencia artificial están creando más puestos de trabajo de los que destruyen.

Esto es así porque para muchos puestos de trabajo, como las tareas administrativas, la combinación de máquinas y personas ofrece mejores resultados que cualquiera de los dos por separado.

Las empresas que utilizan la inteligencia artificial pueden desde reducir el tiempo que los empleados dedican a tareas rutinarias o administrativas hasta permitir a las empresas centrarse en actividades de valor humano añadido.

Sin embargo, todavía existen compañías que no utilizan la IA. Los equipos de TI esperaron hasta 2012 para implementar el sistema ERP, aplicaciones específicas y herramientas de oficina de todo tipo.

Jean – Jacques Bérard, vicepresidente de Investigación y Desarrollo de Esker, en su artículo publicado en el blog de Esker Francia sobre Inteligencia artificial en el Back office,  considera que las empresas que han decidido implementar sistemas de autoaprendizaje basados en el aprendizaje automático todos los días “obtienen excelentes rendimientos, y con el tiempo el sistema aprende y mejora”.

Lamentablemente, cuando nos tomamos el tiempo para estudiar los procesos que están en marcha, nos damos cuenta de que muchas tareas siguen siendo manuales, como el tratamiento de las facturas.

Identificar de manera única cada factura manualmente puede resultar complejo. Sin embargo, gracias a la ayuda de la IA se pueden realizar los procesos de manera eficiente.

En el mismo artículo, Jean – Jacques Bérard,  añade: “En nuestra compañía Esker realizamos una investigación durante un año supervisando los lotes de facturas. Formamos una red neuronal de 3 millones de neuronas divididas en 14 capas estudiando más de tres millones de ejemplos. El resultado de la prueba fue excelente: un 96% de éxito.”

Analizar los resultados nos permitió entender por qué la red falló sistemáticamente en varios lotes de facturas a pesar del aprendizaje intenso. La conclusión a la que llegamos es que estos proyectos habían tenido errores humanos y la red se había negado a aprenderlos. 

De este modo, la automatización de las facturas supone grandes beneficios para las empresas:

  • Reducción del coste de envío de las facturas hasta en 80%.
  • Reducción del tiempo de gestión hasta en un 96%.
  • Reducción de errores de facturación hasta en un 90%.
  • Reducción del tiempo de facturas en curso hasta en una semana.

No se puede obviar que la automatización de la facturación a clientes simplifica y reduce las operaciones de contabilidad y gestión de recursos hasta el mínimo, eliminando de forma eficiente los costes directos, y las ineficiencias asociadas a la gestión manual.

Las compañías se pueden adaptar a las formas que sus clientes reciben sus facturas. Si tus clientes están acostumbrados a recibirlas por correo postal, no existiría ningún problema, dado que se puede ayudar a que adopten de forma gradual la factura digital.

Además, se puede realizar un servicio de distribución de documentos por correo postal que se integre totalmente en el sistema de facturación. De modo que se envíen pequeñas cantidades o grandes volúmenes fácilmente en el que se indique el estado de gestión al detalle sobre cada documento enviado.

Todo esto aportará mayor visibilidad al proceso, previsión y control, teniendo todas las facturas digitales y en papel, en un mismo flujo electrónico, ahorrando dinero y eliminando frustraciones.

En resumen, la automatización de las tareas y otros sistemas alimentados por la inteligencia artificial ayudarán a las empresas a mejorar la eficiencia de los procesos. ¿Y tú? ¿Te has apuntado ya a la IA?

Esker Ibérica

Esker Ibérica

Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Purchase-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.

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