El impacto de la factura de cargo en el fabricante: tiempo, dinero y ceguera

Facturas de Cargos


Para muchas de las grandes firmas del mundo del Gran Consumo, las facturas de cargos son una práctica habitual dentro de las transacciones comerciales con el retail. Sin embargo, se trata de un proceso a menudo muy difícil y costoso de gestionar.
Si eres fabricante del sector Gran Consumo, ¿eres consciente de la existencia y cantidad de cargos injustificados que llegan a tus departamentos de servicio al cliente, administración de ventas o financieros?

La falta de previsión en el cobro es fuente de problemas para cualquier director financiero.

Según el estudio de “Cargos de Clientes” que Esker ha realizado a través de entrevistas, encuestas y expertos, tres son las características principales del problema de la gestión de los cargos:

1- Requieren de tiempo administrativo

Según un estudio del 2018, se calcula que el tiempo medio de tratamiento de un cargo es de 105 días. Esto es porque muchos de ellos no vienen correctamente documentados, sino que vienen simplemente como una desviación entre la factura enviada por el proveedor, y el ingreso recibido. Además, a más tiempo transcurrido, mayor el riesgo de no recuperar el cobro por el importe original.

“En total, la búsqueda de identificación y cuadre contable de todas las facturas puede representar hasta un 30 a 40% del tiempo de nuestro departamento de Customer Service” Enrique Varela García Oteyza, director financiero, Arla Foods.

2- Su complejidad

Involucran a muchos departamentos, en particular a Finanzas, Ventas y Servicio al Cliente (back-office), Planificación de la Demanda y Logística. Por ello, la dificultad en la resolución y la evaluación de su coste real. El proceso contiene mucho trabajo manual, reñido con la eficiencia y el objetivo de visibilidad.
Esta complejidad provoca una serie de problemas, como: bloqueos en la entrega de mercancías, costes adicionales de logística, provisiones de deuda que se dotan o cancelan en función del éxito de la reclamación.
Además, a la hora de auditar cuentas, los departamentos financieros se ven arrastrados por obligaciones de búsquedas tediosas y largas.

“El problema de las facturas de cargos es el destiempo. La falta de inmediatez en la aclaración del cargo genera un exceso de apuntes contables en las cuentas de los clientes que penalizan una información verídica de su saldo, riesgo, deuda vencida etc. Descuadrando todas las previsiones de tesorería, y por supuesto, a los auditores les cuesta entender porque se generan todos esos apuntes contables.” Gervasio Prieto, responsable de Servicio de Venta en Capsa.

3- Su magnitud e impacto en el margen

El reto para todas las empresas fabricantes de gran consumo, es calcular el impacto de la pérdida causada por las facturas de Cargos. Esto no significa sólo valorar el importe total de los Cargos, sino el coste administrativo que representa su gestión.
Para ello hace falta tener visibilidad en el proceso del Order-to-Cash: desde la recepción del pedido de cliente hasta el cobro, teniendo en cuenta todas las etapas intermedias -las comunicaciones entre la empresa y su cliente, los acuerdos vinculantes, las incidencias, las devoluciones, las modificaciones, las resoluciones, las correcciones contables, etc.

“El reto es conseguir la información en tiempo real para poder gestionar los Cargos con agilidad y eficiencia.” Irma Ruiz, AR Manager en Coty

Para poder tener la visibilidad deseada sobre los Cargos, es necesario digitalizar, organizar y dotar de inteligencia a todo el proceso de gestión de los mismos, con el fin de poder cotejar información procedente de distintas fuentes. Para ello es necesario minimizar el trabajo manual, estandarizar los procesos y automatizar la recogida de datos y el flujo de validación.

Cargos de clientes

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