Gestión sencilla de pedidos complejos en el sector farmacéutico


El sector farmacéutico es, a menudo, objeto de fuertes críticas sobre su ansia de hacer negocio con la salud de las personas. Sin embargo, como toda empresa, ganar dinero no es fácil, en particular en un sector tan sometido a obligaciones, controlado y regulado: patentes, necesidad constante de encontrar nuevas moléculas, investigación,  nuevos mercados, nuevas ideas.

Como es un sector muy competitivo, muy centrado en la innovación, necesita capitales para la investigación y al mismo tiempo, ser rentable en un entorno tan propenso a las fusiones y adquisiciones.

Frente a esta serie de retos, los proveedores del sector salud (laboratorios y equipamientos médicos) deben utilizar para su gestión, soluciones basadas en tecnología de última generación . Por ejemplo, para la gestión del ciclo de pedido a cobro (Order-to-Cash), necesitan sistemas de automatización de flujos documentales que aseguran la captura, comprobación y validación de los pedidos procedentes de cualquier entidad (centro penitenciario, escuela, hospital, clínica, etc.) en cualquier formato (EDI, fax, email) de cualquier Servicio autonómico de Salud (por Osakidetza, SAS, CatSalut, Sergas, etc.) o de cualquier país (con sus exigencias propias en normas, facturación, formatos).

Ser capaz de capturar pedidos en cualquier formato es solo una parte del reto: poder gestionarlos sin recurrir a la impresora es la auténtica meta.

En efecto, no pocas empresas del sector farmacéutico imprimen los pedidos que llegan por EDI para poder gestionar su detalle y darles salida.

La cantidad de tiempo que supone el procesamiento manual de la gestión de pedidos en el sector salud es proporcional a la complejidad que conllevan. Por ejemplo, pueden llegar desde un solo hospital y en un solo pedido:

  • Referencias para destinos diferentes
  • Medicinas sensibles que requieren de una formalidad por parte del Estado
  • Medicinas que requieren de una logística especial (temperatura, manipulado)
  • Productos o servicios de distintas divisiones o unidad de negocio

El departamento de Servicio al Cliente se enfrenta a diario a unos problemas que derivan de la gestión manual:

  • Falta de visibilidad sobre los pedidos y su ecosistema: incidencias, gestiones, número de autorización…
  • Errores costosos en tiempo, dinero e impacto ya que se trata de la salud del paciente.
  • Incumplimiento de SLAs (Términos y Condiciones)

En la Salud más que en otros sectores, el tiempo es vital. Ser capaz de reaccionar en tiempo real es clave.

gestion sencilla de pedidos complejos

¿Cuál es la solución? El uso inteligente de la tecnología.

La tecnología de automatización de flujos documentales en el ciclo Order-to-Cash permite dotar a los equipos administrativos de Servicio al Cliente, de las herramientas adecuadas para la automatización de tareas manuales, que evita la impresión de cualquier documento electrónico, permite una gestión totalmente electrónica para obtener una visibilidad 100% sobre lo que ocurre, cuándo ha ocurrido, por quién, qué tiempo ha tardado, en qué estado se encuentra un pedido, incidencia, devolución, reclamación…

Con la automatización de flujos documentales conseguimos una gestión fácil:

  • Visibilidad total sobre el proceso del pedido en tiempo real:
    • Seguimiento de los pedidos
    • Monitorización del proceso
    • KPIs de seguimiento.
  • Gestión eficiente del pedido
    • Sin errores ni duplicados
    • Sin pedidos perdidos
    • Pedidos a tiempo
  • Equipo más motivado
    • Más tiempo para tareas de valor
    • Mejor servicio al cliente
    • El agente tiene mayor control sobre el ciclo de pedido a entrega
    • Vidas salvadas

Cómo funciona:

    • Con la agrupación y división de pedidos: agrupa y/o separa automáticamente líneas de pedido para formar varios pedidos en función de criterios múltiples. Transforma multi-pedidos en pedidos individuales.
    • Con la separación de productos que necesitan de más tiempo: como es el caso de los opiáceos utilizados en tratamiento del dolor, llamados “estupefacientes” que necesitan su previa autorización por parte del Ministerio. Se quedan a la espera hasta que reciben la autorización necesaria para su desbloqueo en el sistema y posterior entrega.Al igual que los pedidos que necesitan ser transportados sin que se rompa la cadena de frío, el sistema generará pedidos separados por el tipo de transporte que necesitan.
    • Con procesos específicos para “pedidos Transfer”: estos pedidos llegan a un buzón específico, obteniendo la confirmación de entrega del mayorista en la farmacia, obteniendo una visibilidad sobre el proceso completo.
    • Facilitando el cotejo de pedidos frente a un marco contractual. Es el caso de “pedidos relacionados”: identifica automáticamente el pedido relacionado con un marco de contrato y se realiza un ajuste automático del precio.
    • Reiterando pedidos frecuentes. Es el caso de los “pedidos de consignación”: Seremos capaces de controlar cuando es necesario realizar una reposición, lanzando directamente el pedido desde el móvil, en la misma visita del comercial, o por el personal médico.

Tener la posibilidad de validar cualquier tipo de pedido entrante de cualquier tipo de canal, para una entrega correcta en tiempo y forma, es lo que se llama tener una gestión eficiente de pedidos, clave para todo proveedor del sector Salud.

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