Compartir la entrada "Gestión documental en los procesos de compra"
Los departamentos de compras y cadena de suministro han pasado a convertirse en uno de los principales agentes de control sobre los flujos de materiales dentro de las organizaciones. La falta de visibilidad que a menudo acusan sus responsables sobre los procesos previos a la llegada de una orden de compra, así como el problema de gestión del papeleo relacionado con las transacciones, les está haciendo plantearse la posibilidad de digitalizar esos procesos, limitar el uso del papel y poder verlo todo desde un sitio único: su monitor de control.
A fin de analizar estos desafíos y soluciones, la semana pasada organizamos en Zaragoza, en colaboración con CPOnet, un encuentro bajo el título “Reto de la gestión documental en los procesos de compra”. Participaron responsables de compra de firmas como SMR Automotive, Kohler-Jacob Delafon, Ideconsa, Pagola Poliuretano, Adhoc, La Bella Easo o Walter Martínez. Contamos asimismo con la presencia de Ignacio Brieba, director de TI de Pikolin, empresa que recientemente ha confiado a Esker el envío de una parte importante de sus documentos de negocio; y de Antonio Colomera, director general de nuestro partner Telecon Business Solutions.
A lo largo de la reunión, se trataron temas como la automatización de los procesos documentales en la cadena de aprovisionamiento, que además de la implantación de una solución tecnológica solvente conlleva unas pautas de procedimiento y organización a aplicar por las empresas. Y que, además, integren a los proveedores de una manera fácil y rápida, de manera que ellos también resulten partícipes de los beneficios que conlleva la desmaterialización de los procesos.
El director de TI de Pikolin, por su parte, expuso con detalle la experiencia de la compañía a la hora de automatizar los flujos documentales ligados a sus principales procesos de negocio. Esta empresa, líder en España, Portugal y Francia en la fabricación y venta de artículos de descanso, emite sus documentos de negocio –facturas, albaranes, pedidos de compra…- mediante tecnología Esker a todas sus oficinas en España y Portugal, así como la francesa Cofel, adquirida en 2009.
Y hubo un animado debate entre los asistentes, en el que se pusieron sobre la mesa temas que interesan en estos momentos a los directores de compra, como el formateo de los documentos, los beneficios de la automatización en términos de ROI, la evolución del fax y su tendencia a la virtualización, la homologación de proveedores, la gestión de datos procedentes de diferentes fuentes, la validación de pagos o la oportunidades y desafíos de reducir el papel.
En definitiva, fue un encuentro del que, sin duda, todos aprendimos y salimos de él con conclusiones positivas (aquí puedes obtener un resumen). Agradecer a todos su participación y sus aportaciones. Por nuestra parte, en Esker nos sentimos animados a repetir y de hecho lo haremos, próximamente, en otras ciudades. Os mantendremos informados.
Esker ayuda a las empresas a eliminar el papel de la gestión y del intercambio manual de documentos en los ciclos Order-to-Cash (ciclo de venta) y Procure-to-Pay (ciclo de compra). Por muy complejo que sea su entorno técnico o retos se presenten, los resultados con Esker siempre serán inmediatos: reducción de costes, empleados más felices y una mejor experiencia de cliente.