La incertidumbre exige flexibilidad y visibilidad en el lugar de trabajo

lugar de trabajo casa

Hace no mucho tiempo, la flexibilidad en el lugar de trabajo solía verse como un privilegio reservado a empresas modernas, en particular a las tecnológicas. Pero se vuelve una obligación cuando sucede una crisis que impide a las personas acudir a sus puestos de trabajo con normalidad.

Ahora más que nunca, las empresas dan fe de su necesidad de equiparse con tecnología que les permita flexibilidad en el lugar de trabajo, para seguir con sus transacciones comerciales y procesos administrativos.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DESDE CASA, CON CONEXIÓN REMOTA

El trabajar confinado puede tener lados positivos para los empleados: ahorro de gasolina y tiempo, conciliación laboral, menos impacto ambiental, menos gastos innecesarios, menos viajes y cansancio o más tiempo libre. Al final del confinamiento, cuando volvamos, el teletrabajo será sin duda un modo más común de operar. Eso sí, con las herramientas adecuadas, y de forma más preparada. Porque si este cambio ha sido brusco y no ha dado tiempo a reforzar las estructuras de comunicación, ahora los dirigentes buscarán soluciones adecuadas en la nube.

Esto es lo que las soluciones de automatización basadas en inteligencia artificial proporcionan a las organizaciones, facilitando la flexibilidad en el lugar de trabajo y la continuidad del negocio:

1- VISIBILIDAD EN TODO EL PROCESO

La visibilidad es clave para el rendimiento empresarial, sobre todo cuando se trata de trabajo en remoto. Los empleados deben poder encontrar la información clave para tramitar, contabilizar o responder rápidamente, mientras que los gerentes deben seguir el estado de gestión de pedidos, facturas, reclamaciones o cualquier otro proceso subyacente a las relaciones comerciales.

Una buena solución de automatización de flujos documentales, ofrece esa visibilidad gracias al acceso a la información en forma de panel de control, enseñando el curso de la operativa en el ciclo de gestión del aprovisionamiento y en el ciclo comercial, desde la captura del pedido hasta su entrega y facturación.

Para mayor flexibilidad, las soluciones actuales ofrecen la posibilidad a gestores y comerciales, de resolver la gestión de facturas, peticiones de compra o pedidos de clientes mediante una APP. Desde sus teléfonos o tabletas:

    • El personal administrativo de Cuentas por Pagar puede aprobar, retener o enviar facturas y solicitudes de compra
    • Los comerciales y los clientes pueden realizar y rastrear sus pedidos
    • Los managers pueden acceder a métricas y KPIs importantes para realizar un seguimiento del rendimiento y la productividad
    • Todos los usuarios tienen el mismo nivel de información disponible al alcance de la mano desde cualquier lugar y a cualquier hora

2- FLEXIBILIDAD Y ACCESIBILIDAD DESDE TU LUGAR DE TRABAJO

Con una solución basada en la nube, una situación imprevista (como una orden de confinamiento) no interrumpe las operaciones comerciales, ya que toda la información necesaria es fácilmente accesible desde cualquier lugar, con una simple conexión a internet.

Una solución de captura y envío de documentos, potenciada por algoritmos avanzados propios a la inteligencia artificial, no solo permite que todos los gestores accedan a un único portal de trabajo, sino que también permite que el compartir esa información con el equipo sea más rápido y fácil. Por su parte, los proveedores y los clientes pueden acceder a la información de sus facturas y pedidos, comunicar por chat desde la misma plataforma, obtener actualizaciones en tiempo real y ver exactamente cuándo se les pagará o su mercancía llegará.

3- PROCESO DE VALIDACIÓN INTELIGENTE, CUMPLIMIENTO GLOBAL

Mantener la continuidad del negocio es mucho más fácil cuando el proceso de aprobación está automatizado. Tanto si se trata de autorizar peticiones de compra como de validar facturas de pago u obtener luz verde para entregar según el riesgo crediticio de un cliente, el poder realizar la gestión online es clave. Además, gracias a que la solución rastrea cada paso del proceso, la seguridad y el cumplimiento legal global de datos, documentos y transacciones están cubiertos.

Una crisis nos trae incertidumbre a nivel planetario, es cierto. Pero hay una cosa de la que podemos estar seguros: siempre podemos aprender de ella. La mejor lección de todas, es que las empresas con visión de futuro estarán preparadas, equipadas para seguir funcionando en remoto en la medida de todos sus posibles.

Tomar medidas ahora y adoptar prácticas digitales es la mejor manera de proteger tu negocio y a tus empleados.

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