Finanzas como locomotora de la digitalización

2020 no sólo fue un año en el que se aceleraron los procesos de digitalización, también fue un ejercicio en el que se modificaron dinámicas internas en las organizaciones para poder adaptarse más fácilmente a los cambios imprevistos, para ser capaces de lidiar con la incertidumbre.

Los cambios más evidentes en este sentido se percibieron en la cadena de suministro, que muchas compañías trataron de diversificar para reducir la dependencia de un solo punto que, por lo general, era Asia. Sin embargo, hay otras modificaciones de procesos que son menos visibles, aun cuando su impacto en el devenir de una compañía es crucial. Es el caso de la gestión financiera y cómo los ciclos de ésta se han visto reducidos drásticamente.

Los departamentos financieros se han visto obligados a adaptarse de manera acelerada para poder seguir el ritmo a este mundo en constante cambio. Pensar en planificaciones a un año es pecar de ingenuo hoy en día. Sin abandonar los pronósticos a un año, ahora prima el tiempo real y los periodos más reducidos, por debajo incluso del trimestre.

Finanzas en el centro de la transformación digital

El papel de los directores financieros ha evolucionado rápidamente, pasando de ser considerados meros fiscalizadores a crear valor empresarial. En este contexto, la reducción de estos ciclos de gestión sólo puede llevarse a cabo si se dispone de las soluciones tecnológicas adecuadas y, por este motivo, hoy más que nunca vemos que los departamentos financieros se han sumado al carro a la hora de liderar procesos de transformación digital. A fin de cuentas, su posición dentro de la organización les hace situarse en el mismo centro de esta digitalización. En esencia, se trata de convertirse en locomotora de la empresa, en lugar de parecer el vagón de cola controlando los costes.

Desde el punto de vista tecnológico, disponer de una plataforma cloud que ofrezca una visibilidad global, la escalabilidad necesarias para adaptarse a la demanda del negocio y que cumpla a la perfección con las normativas de cada país es lo menos que se debe exigir y, con todo, buena parte de las organizaciones no cuentan con ello. Los departamentos de Finanzas requieren soluciones con las que trabajar desde cualquier dispositivo y ubicación y, además, que traigan consigo un plus de agilidad y flexibilidad.

Es muy común encontrar empresas en las que la información está fragmentada, quedando atrapada en silos estancos lastradas por diferentes aplicaciones para funciones que deberían descansar bajo un mismo paraguas, como son compras, facturas por cobrar (AR por sus siglas en inglés, Accounts Receivable), facturas por pagar (AP, Accounts Payable), etc.

El poder de la automatización

Uno de los procesos que más relevancia ha ganado en el último año y medio es el de cuentas por cobrar (AR), revelándose como una vía para generar liquidez y conservar efectivo para superar climas económicos complejos como los que vivimos. Un estudio de Levvel Research sostiene que los procesos de AP y AR desempeñan un papel fundamental para garantizar el bienestar financiero de las organizaciones, reclamando huir de procesos manuales. Quienes continuaban anclados a las hojas de cálculo, no lo pasaron especialmente bien en 2020 y, por este motivo, en los últimos doce meses se ha percibido una modernización en este ámbito, destacando tres vectores de la digitalización:

  • Nube: La encuesta de Levvel Research pone de manifiesto la preferencia del mercado por soluciones en la nube, no sólo por el hecho de que más del 80% de las empresas cuenta con empleados teletrabajando, sino por las ventajas que este modelo trae en cuanto a flexibilidad, mantenimiento y costes.
  • Factura: Ver el formato en el que una organización maneja sus facturas dice mucho del grado de digitalización de las mismas y según este estudio, el 66% las recibe por correo electrónico (40%) o en papel (26%). Esto, inevitablemente, tiene un gran impacto en el desempeño de los departamentos de AR, pues influye en el tiempo del ciclo de facturación, el coste por factura, la captura de descuentos, etc. En este punto, las facturas estructuradas (EDI, XML y las recibidas a través del portal de clientes) son los métodos más eficientes para la facturación, la forma más rentable, rápida y segura de recibir facturas.
  • Inteligencia Artificial (IA): La automatización marca la diferencia a la hora de capturar y redirigir facturas y, gracias a los motores de Inteligencia Artificial (IA), es posible reducir drásticamente los procesos manuales, así como las pérdidas de información. La IA dota a todo el proceso de AR una mayor consistencia organizativa.

 Aumento de ingresos

Los resultados positivos de esta transformación digital son más que evidentes: las organizaciones que siguen ancladas en Excel dedican el 15% de su tiempo a la recopilación de información de cobro, frente al 6% de quienes disfrutan de soluciones AR automatizadas. Los ahorros de costes que reportan éstas últimas se mueven en la horquilla del 15% al 30%, además de conseguir reducir hasta en un 30% el periodo medio de cobro.

Asimismo, informes de Boston Consulting Group han demostrado que las empresas que implementan plataformas Order-to-Cash y rediseñan el proceso AR aumentan los ingresos entre un 1% y un 3% anual. No son los únicos beneficios derivados de esta digitalización, puesto que la consultora también destaca el aumento de la satisfacción tanto del cliente, que ve su experiencia de pedido simplificada y con mayor transparencia, como del empleado, que pasa a disponer de más tiempo para tareas estratégicas, reduciéndose la complejidad de su día a día.

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