Facturas de cargos: salir del enredo

La automatización de procesos en las facturas de cargos ofrece increíbles oportunidades a las compañías para ahorrar costes, tiempo e incluso mejorar las relaciones con los proveedores y los clientes. Conoce más sobre la relación entre la automatización de procesos documentales y las facturas de cargos en este post.

Si reflexionas algunos instantes sobre la cantidad de tiempo que invierte el personal de los distintos departamentos de la empresa en la gestión de las facturas, desde que se validan hasta que se aprueban, es evidente que se trata de un proceso bastante tedioso.

Las facturas de cargos se suelen emitir en el sentido contrario al que suele ser habitual, es decir, se trata de facturas de los clientes a sus proveedores.  Los clientes pueden enviar facturas de cargos que se han podido generar desde distintos departamentos: desde el departamento de marketing por campañas publicitarias o desde logística por problemas en la entrega de los pedidos, etc.

La gestión de facturas de cargos, por lo general implica que el personal de contabilidad tenga que ir comprobando con cada uno de los otros departamentos los motivos por los cuales han recibido el cargo y posteriormente, si es correcto, iniciar un flujo de aprobación. Este proceso suele requerir mucho tiempo y repercute directamente en las previsiones de gasto del departamento financiero, que no conoce estos importes hasta que son contabilizados.

Pero no solo esto resulta un dolor de cabeza para los administrativos, ya que otro problema es que las facturas de cargos pueden llegar a través de diferentes canales como email, fax, EDI…e incluso caer en diferentes departamentos. De esta manera, localizarlos, verificarlos, asignarlos de manera correcta e introducirlos en los sistemas informáticos suponen también todo un desafío.

De acuerdo con Jesús Midón, director general de Esker Ibérica, las facturas de cargos pueden suponer el 10% de la facturación. Y las otras tareas que suponen encontrar, identificarlas, introducirlas en el sistema y finalmente pagarla, puede ocupar hasta el 40% del tiempo en el departamento de atención al cliente.

Para hacer frente a esto, muchas compañías están adoptando la automatización de procesos documentales que permiten mejorar notablemente el trabajo de las empresas. De esta manera, los procesos pasan a ser completamente digitales permitiendo el ahorro en los costes que provienen de los tiempos de gestión manual y del almacenamiento del papel.

¿Cómo se realiza la automatización?

Cuando entran los cargos se identifican y se clasifican de manera automática para ser reenviados al gestor correspondiente. El proceso consiste en:

  • Cuando entran, se capturan todos desde una misma herramienta que los lee independientemente del formato al que lleguen: email, EDI, fax, papel…
  • A continuación, cada cargo se clasifica según su tipo (acuerdo comercial, publicidad…) y se establece el revisor correspondiente iniciándose un workflow de validación que incluye a las personas correspondientes en cada departamento.

Esto hace que el proceso de validación sea mucho más ágil, dado que todas las personas que trabajan en el departamento de administración pueden con tan solo un vistazo, tener a su disposición toda la información que necesiten para tomar decisiones frente a una factura, todo en un mismo y único lugar en el que todos puedan acceder.

Para el departamento financiero supone también un alivio, dado que una vez recibido y clasificado el cargo, se informa al sistema contable permitiendo a este departamento tener constancia de los gastos futuros y poder incluirlo en sus previsiones antes, incluso, de que la validación y aprobación de su pago.

La automatización de procesos te permite obtener una gran cantidad de información y además ganar en:

  • Visibilidad: conocer qué departamentos generan más cargos y qué importes, tiempo que se tarda en la gestión y conciliación de cargos según los acuerdos pactados.
  • Informes para las auditorías, internas o externas.

Gracias a la automatización, se pueden localizar y resolver los problemas rápidamente. Además, mejora la eficiencia, precisión de los procesos de facturas de cargos, y con ello, están todos más satisfechos, sobre todo, tus clientes.

Mejorar la relación con tus clientes te permitirá ofrecer una respuesta más rápida a sus reclamaciones y poder gestionar los pagos de las facturas en tiempo, así como reportar el IVA a Hacienda según las exigencias del SII.

Conociendo bien las oportunidades que ofrece la automatización de procesos en las facturas de cargos, es hora de que tu empresa adopte soluciones digitales para ganar en eficiencia.

 

Raúl Vila Gómez

Raúl Vila Gómez

Raúl es Ingeniero experto en Soluciones de Proceso de Esker en Madrid. De formación es ingeniero informático y tiene un MBA en gestión empresarial. Su experiencia durante siete años en la consultoría y como CTO en varias empresas y sectores, le permite acompañar a los directivos en su búsqueda de la solución más adecuada a su contexto y requisitos particulares, para obtener la máxima eficiencia en su gestión administrativa y procesos de negocio.

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